淺談對公文處理工作的幾點認識

文/天津航海儀器研究所 魏建霞

公文處理工作包括公文擬制、辦理、管理等，科研單位的機關(guān)人員幾乎每天都要接觸這些工作內(nèi)容，筆者結(jié)合自己20年的工作經(jīng)驗和大家分享幾點認識。

一、對公文種類和格式的認識

要想做好公文處理，首先要知道公文是什么，“公文是傳達貫徹黨的方針政策、公布法規(guī)和規(guī)章、報告請示、指導布置工作等的重要工具。”根據(jù)不同的功能，公文又分為10多個文種，在科研單位工作中經(jīng)常用到的幾個文種包括決定、通知、通報、報告、請示、批復和函。向自己的內(nèi)部機構(gòu)發(fā)文布置工作、進行表彰處罰事項或者答復下級單位請示時要使用決定、通知和批復；向上級單位行文進行請示匯報或者回復上級詢問時要使用報告或請示；向沒有隸屬關(guān)系的同級別其他單位商洽工作時一般使用函。公文文種還包括命令、通告等，但一般在科研單位中不涉及，所以不再列舉。工作人員要想通過公文達到實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務的目的，必須正確使用文種。筆者認為容易混淆的是通知和通報、報告和請示，比如下發(fā)制度、計劃等適用通知，這里側(cè)重執(zhí)行，而獎勵先進、處罰等適用通報，這里側(cè)重大范圍的告知；文件遞交后需要上級機關(guān)批復意見才能進行下一步操作的適用請示，報告進展情況、執(zhí)行情況等適用報告文種，這里側(cè)重匯報，大家在工作中還應注意不要在報告中夾雜請示事項。

二、對公文擬制的認識

（一）公文起草。工作人員在起草公文時內(nèi)容要符合國家法律法規(guī)，準確表述自己行文的用意，能夠同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接，觀點鮮明、突出主題，內(nèi)容盡量簡潔，不要長篇大論、云山霧罩，讓人接到文件后不知道具體要做什么。

（二）公文審核。公文完成擬稿后，一般是由擬稿人的上一級領(lǐng)導進行把關(guān)審核。筆者認為此次審核在整個審批環(huán)節(jié)是最重要的一環(huán)，這一級領(lǐng)導通常是具體執(zhí)行文件的部門領(lǐng)導，熟知文件的適用原則和起草依據(jù)，對文件的觀點和操作方法能不能解決實際問題有清楚的認知，對于文件中引用的數(shù)據(jù)是否精準有分辨能力，至于文種和格式也可進行初審，因此這一層次的審核很關(guān)鍵，一定要審慎仔細。

（三）公文簽發(fā)。公文在正式印制前，要由單位主要領(lǐng)導按照分工權(quán)限進行簽發(fā)，由此公文才具備效力，才可以作為執(zhí)行的依據(jù)。領(lǐng)導簽署意見要明確具體，署名和日期要完整，簽發(fā)密級公文的還應當同時簽批公文的密級和保密期限。在這個環(huán)節(jié)需要注意的是如果公文涉密，一定要按照國家或科研單位的有關(guān)規(guī)定進行初期定密，同時擬定保密期限和知悉范圍，經(jīng)領(lǐng)導核定確定密級后，要按照所定密級嚴格管理。同時，領(lǐng)導審核時要切實把關(guān)，筆者認為應尤其關(guān)注行文依據(jù)，因為行文依據(jù)是文件的基礎(chǔ)，相當于建筑的地基，地基不牢一切無從談起。

三、對公文辦理的認識

公文辦理分為收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。可以說公文擬制解決的是工作人員接到指令后怎么著手向上級或下級行文，而公文辦理解決三個問題：一是接到一份外來公文后如何承辦，二是制發(fā)公文機構(gòu)接到擬制好的發(fā)文申請后如何制發(fā)成正式公文，三是公文如何歸檔。

（一）收文辦理。科研院所一般都設有機要室或總收發(fā)室負責接收外來文件，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定、文件內(nèi)容和業(yè)務分工在單位內(nèi)進行分發(fā)。各部門在機要室或總收發(fā)室簽收文件后，要對公文的主要信息進行登記，初步審定是否應當由本部門辦理。對確由本部門辦理的公文應明確承辦人、填寫承辦意見，及時送傳閱對象閱知或批示，并在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

（二）發(fā)文辦理。單位內(nèi)制發(fā)公文機構(gòu)接到發(fā)文申請后，要對公文的擬制手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核，登記好發(fā)文序號、分送范圍和印制份數(shù)，確保公文印制的質(zhì)量和時效。

（三）公文歸檔。公文能夠正確反映本單位的主要工作情況，極具參考和利用價值，應當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)及時收集齊全、整理歸檔。收文由各部門指定專人將已辦理完畢的公文整理分類定期向檔案管理部門移交歸檔；發(fā)文由制發(fā)公文機構(gòu)收集整理后將公文擬制手續(xù)及原文一并歸檔；密級文件由機要室歸檔。

四、對公文管理的認識

科研院所應當建立健全公文管理制度，明確公文管理機構(gòu)（一般由行政辦公室負責），確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

（一）印發(fā)傳達范圍管理。文件擬定時，擬稿單位都會同時擬定主送單位和抄送單位，一定要按照發(fā)文擬稿單位的要求執(zhí)行，不能超范圍發(fā)送，因為即使不涉密，公文內(nèi)容也不適宜廣而告之。

（二）復制匯編管理。復制匯編公文應當符合有關(guān)規(guī)定，復制件要加蓋復制單位戳記，匯編本密級要以編入公文的最高密級定密，同時對絕密級公文進行復制和匯編要慎之又慎，如無必要，建議不復制匯編絕密級文件。

（三）公文的撤銷和廢止。因國家法律法規(guī)修訂、組織機構(gòu)調(diào)整、行業(yè)標準變化或者公文內(nèi)容不適應現(xiàn)階段發(fā)展需要，發(fā)文擬稿單位可依據(jù)有關(guān)規(guī)定及時撤銷或廢止公文。公文一旦被撤銷，將被認定自始至終無效力；而如果公文被宣布廢止，則是從宣布之日起開始失效，在宣布之前一天它都要被嚴格執(zhí)行。大家要注意撤銷和廢止的區(qū)別之處。

公文處理工作并不像看上去那么簡單，不是熟就能生巧，而是要常學常新，不斷總結(jié)感悟，使自己的公文處理水平不斷進步。