廣播電視科研單位公文處理和檔案管理有效銜接問題研究

文/國家廣播電視總局廣播電視科學(xué)研究院 陳樹萍

公文和檔案管理作為行政管理的重要抓手，其工作開展的好壞直接影響廣播電視科研單位行政管理的工作效能。只有讓公文處理和檔案管理有效銜接，才能充分發(fā)揮二者各自的功能和效用，提高單位行政管理效能。

一、公文和檔案管理有效銜接對廣播電視科研單位的重要意義

作為廣播電視科研單位各項(xiàng)工作開展進(jìn)程中的文字載體，檔案真實(shí)全面地記錄了單位各階段各方面的工作情況。公文管理水平高低，直接影響單位檔案管理質(zhì)量的高低。是否能及時(shí)全面將有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，在一定程度上影響著單位的持續(xù)快速發(fā)展。只有高質(zhì)量的檔案整理歸檔工作才能最大限度發(fā)揮檔案價(jià)值，為單位發(fā)展提供強(qiáng)有力的決策參考。公文處理與檔案管理兩項(xiàng)工作相輔相成，互相影響。文件是實(shí)現(xiàn)公文管理和檔案管理有效銜接的重要載體，文件資料是檔案的重要來源和素材，文件規(guī)范與否直接影響檔案的質(zhì)量高低，沒有規(guī)范的文件那么高質(zhì)量的檔案就只能是無源之水無本之木。公文管理是檔案管理的基礎(chǔ)工作，檔案管理是公文處理成果的應(yīng)用。因此，只有將公文處理與檔案管理有效銜接，才能充分發(fā)揮二者的核心作用，實(shí)現(xiàn)“1+1＞2”的最大功效。

二、廣播電視科研單位公文處理和檔案管理有效銜接存在的問題

實(shí)踐中，廣播電視科研單位多實(shí)行公文與檔案分類管理、區(qū)別對待的管理制度。這樣的管理方式割裂了公文管理與檔案管理的關(guān)聯(lián)關(guān)系，易造成二者相互脫節(jié)的情況。使得公文處理存在諸多不規(guī)范之處，如在公文處理階段存在發(fā)文程序混亂、文種使用混亂、書寫格式不規(guī)范、甚至用紙不符合規(guī)定等問題，為后續(xù)的檔案整理歸檔造成困難，也很難保證檔案信息及時(shí)全面。此外，廣播電視科研單位大量存在的科研項(xiàng)目資料等文件材料由于缺乏檔案專門人員在項(xiàng)目實(shí)施中實(shí)行前端控制管理，而由項(xiàng)目組成員主動歸檔，使得大量有科研價(jià)值的文件材料缺乏有效的前端控制措施和規(guī)范的文檔管理機(jī)制，造成文檔資料不完整、不及時(shí)，文檔管理滯后于項(xiàng)目，部分科研項(xiàng)目檔案不能按時(shí)歸檔等情況。不僅極大影響了科研項(xiàng)目檔案的利用，也影響了項(xiàng)目研究的順利進(jìn)行。

三、實(shí)現(xiàn)公文處理和檔案管理有效銜接的措施

（一）強(qiáng)化“文檔一體化”意識。“文檔一體化”意在文件處理工作中強(qiáng)化檔案意識，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門對文件資料的前置控制和管理，以提高檔案質(zhì)量，減少不必要的后續(xù)檔案管理工作程序，實(shí)現(xiàn)公文處理和檔案管理從制度到程序的有機(jī)結(jié)合，以建立科學(xué)合理的公文和檔案管理工作流程，提高工作效率和質(zhì)量。在“文檔一體化”建設(shè)中，公文處理工作處于基礎(chǔ)核心地位，公文處理工作人員加強(qiáng)“文檔一體化”意識，是實(shí)現(xiàn)公文和檔案管理有效銜接的重要前提。只有從公文生成初期就加強(qiáng)對文檔內(nèi)容的超前控制和管理，才能為檔案管理提供充分完整的文檔原始數(shù)據(jù)，保證有保存價(jià)值的檔案質(zhì)量，減少后續(xù)檔案管理工作工序，實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案管理的科學(xué)化、有序化。

（二）科研項(xiàng)目文檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理和主管負(fù)責(zé)制。《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第四條明確要求，各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。對廣播電視科研單位在項(xiàng)目研發(fā)過程中產(chǎn)生的科研項(xiàng)目文件是科技檔案管理的重要組成部分，按照條例規(guī)定必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。這樣的管理模式不僅便于完善健全科技檔案收集整理、鑒定保管和查詢利用管理制度，更有利于提高科技檔案質(zhì)量，最大限度實(shí)現(xiàn)科技檔案的利用價(jià)值，提高科技檔案管理工作科學(xué)性和規(guī)范性。因此在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，應(yīng)將檔案管理人員納入項(xiàng)目組，主要負(fù)責(zé)對項(xiàng)目文件資料的收集、整理和利用過程進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目文件資料全過程的管控。這樣不僅能確保按時(shí)完成各類項(xiàng)目文件資料的完整規(guī)范歸檔，同時(shí)，也能通過已整理歸檔的項(xiàng)目文檔為項(xiàng)目階段性考核提供參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。

（三）建立“文檔一體化”信息系統(tǒng)。當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用大大改變了檔案管理工作的方式方法，從技術(shù)上讓公文處理和檔案管理工作結(jié)合得越來越緊密。建立“文檔一體化”信息系統(tǒng)一方面可以對文件的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行詳細(xì)全面的記載，對辦理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，提高公文流轉(zhuǎn)效率。另一方面公文一旦正式生成發(fā)布，就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔。在歸檔工作完成后，文件自身及其信息數(shù)據(jù)被自動輸入檔案的臨時(shí)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)在線管理，對辦理過程進(jìn)行嚴(yán)格全面的監(jiān)督與控制，保證所有的信息數(shù)據(jù)都得到即時(shí)高效歸檔，以確保檔案的完整性以及真實(shí)性，大大提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

當(dāng)前信息化時(shí)代對公文和檔案管理工作提出新的更高要求。文秘和檔案管理人員都要強(qiáng)化檔案意識，深刻認(rèn)識文件材料不僅僅是為當(dāng)前工作服務(wù)，要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，積極應(yīng)對新形勢新要求，實(shí)現(xiàn)公文和檔案管理有效銜接，使管理模式由被動服務(wù)型轉(zhuǎn)向主動參與型，服務(wù)方式從封閉保守型向開放交流型轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高公文和檔案的核心價(jià)值和作用，為單位和社會提供更全面更有價(jià)值的服務(wù)。