新時代基層單位黨建檔案管理規范化探索

文/德州市農業科學研究院 石瑩 孫季平

黨的十九大報告提出了新時代黨的建設的新要求。新時代黨建工作面臨著新的挑戰，加強黨建管理，提高黨建工作水平成為基層單位的一項重要任務。黨建檔案作為黨建工作的重要載體，是黨建工作的真實反映，是必不可少的重要環節。基層單位做好黨建檔案管理，有利于推動基層黨建工作的規范化、制度化、條理化。

一、研究背景

黨的十九大報告指出：“加強基層組織建設。黨的基層組織是確保黨的路線方針政策和決策部署貫徹落實的基礎。”新時代的發展讓基層黨建工作的開展越來越重要。黨建檔案作為一項專門的檔案工作，對于助推黨建工作有重要的作用。但是歷來基層單位對檔案部門不夠重視，對黨建檔案管理工作不夠重視，對于檔案的管理和利用停留在低層次水平，檔案歸檔不規范，檔案利用不便捷，降低了黨建工作的效率和水平。基于此，加強基層單位的黨建檔案管理勢在必行，對于黨建檔案管理的規范化探索可以為基層單位的黨建工作帶來積極意義。

二、當前基層單位黨建檔案管理工作存在的問題

當前一些基層單位對黨建檔案的可利用性了解不夠，對黨建檔案工作的了解還停留在收集材料和存放材料上，因此普遍存在對黨建檔案的管理不夠重視的問題，黨建檔案工作缺乏專業的檔案管理人員，檔案室的設施設備達不到要求，檔案歸集停留在紙質層面，亟待加快黨建檔案管理的信息化水平。

（一）制度建設不完善。檔案管理制度包括歸檔制度、保管制度、保密制度、利用制度和檔案人員崗位責任制等。基層單位的檔案管理制度建設中應體現黨建檔案的特殊性。然而有些基層單位因為對黨建檔案不夠重視，黨建檔案管理的制度建設不完善。以檔案歸檔范圍和保管期限表為例，基層黨建檔案中的文書檔案大體分為黨組主體責任歸檔材料、機關黨委歸檔材料和基層黨支部歸檔材料。一些基層單位在本單位的檔案歸檔范圍和保管期限表中沒有體現詳細黨建應歸范圍。有的單位制定了期限表但是沒有及時更新，導致歸檔材料不全或者分類不合理，給后續的檔案管理帶來很大問題。同時，沒有規章制度作為行為準則，很多材料會留存在個人手里，不上交就會存在遺失的可能。

（二）管理人員綜合素質有待提升。檔案管理人員業務水平的高低直接影響檔案管理工作的水平和效率。基層黨建檔案的特殊性、保密性及重要性，更加要求管理人員有較高的政治素質、敬業精神、服務意識、保密意識等綜合素質。有些基層單位沒有專門的檔案人員，由其他科室的人員兼職。由于沒有經過專業培訓，檔案管理理論知識欠缺。加上不是專職人員，對待工作懈怠、散漫。沒有專門管理人員，頻繁更換檔案管理人員，會影響黨建檔案管理的連續性，會導致檔案工作前后脫節，歸檔材料缺失，使檔案工作長期不能步入正軌。另外隨著檔案信息化建設的加快，檔案管理者也面臨知識結構更新的問題。

（三）設備設施不符合要求。黨建檔案中有很多珍貴的需要永久保存的資料，檔案室的建設應按照國家標準規范，配備符合八防（防盜、防火、防蟲、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠）和數字檔案室建設要求的設備設施，確保檔案的完整收集、規范整理、安全保管、有效利用和依法移交。因為對黨建檔案不夠重視，有些基層單位黨建檔案室陳舊老化，不能做到“八防”的要求，檔案材料易老化、損壞。隨著檔案信息化建設的加快，電子文件歸檔和電子檔案管理的設備也應及時更新，才能適應時代發展的需要。

（四）檔案利用水平低。檔案的利用是檔案管理的重要環節，好的檔案管理是讓檔案活起來，而不是成為歷史文物。黨建檔案真實地記錄了黨建工作，對于后續工作的開展有借鑒意義。黨建檔案中黨員信息對于人員的管理和提拔，有重要的利用價值。有些單位的黨建檔案停留在紙質層面，電子檔案歸檔意識差，在信息化時代不利于檔案利用作用的發揮。

三、黨建檔案管理規范化對策與建議

針對當前基層單位黨建檔案管理存在的問題，提出以下幾項建議。

（一）提高認識，重視制度建設。制度是加強管理的前提，規范化的制度建設可以為黨建檔案的管理提供依據。1.重視黨建文件材料歸檔制度建設。文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。每個基層單位都應該制定本單位的檔案歸檔范圍和保管期限表，其中應包含黨建檔案。文件材料歸檔制度是其他檔案管理制度的基礎，也是檔案管理最重要的一項內容。2.重視黨建檔案保管制度建設。應制定黨建檔案的安全保護和庫房、設備管理措施等相關制度，使檔案及設備得到應有的保護。3.重視黨建檔案保密制度建設。黨建檔案作為一個特殊的檔案體系，涉及黨和國家重要信息，一旦泄露，會產生不可磨滅的損失。對黨建檔案的信息安全問題應予以重視，制定保密措施和對工作人員的保密要求。4.重視黨建檔案利用制度建設。主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。檔案利用有規章可尋，依規章利用，提高黨建檔案的利用水平。5.重視檔案工作崗位責任制。對檔案工作人員加強管理，從規范的制度開始。要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。

（二）加強培訓，提高黨建檔案人員管理水平，全面提升黨建檔案人員的素質。首先，引進高素質和業務水平人員，黨建檔案應設置專門管理人員，同時注意做好新老交接。面對繁雜的檔案材料，檔案人員要了解材料的來龍去脈，更容易管理。同時，做好新老交接，有利于檔案管理的有序統一。其次，加強檔案業務培訓，一是及時對新入職檔案人員培訓，完整專業的培訓可以為今后的工作打下良好的基礎。二是應定期組織培訓，確保知識更新有序進行。檔案管理信息化的加快需要更新鮮的知識和專業的管理人才。

（三）注重設備設施的保護與更新。檔案管理的硬件設備設施是進行各項工作的基礎。應注重建設符合“八防”要求的檔案室，注重檔案管理設備的更新。一方面要注意檔案室環境的建設，盡可能保護紙質檔案、實物檔案不受破壞。另一方面要注重電子檔案存儲設備的更新。我們所處的信息化時代，電子產品更新換代加快，應保證電子檔案存儲設備的及時更新，才有利于提高管理效率和質量。

（四）加快黨建檔案信息化建設。檔案作為一種原生的信息資源，其作用日益凸顯，加快檔案的信息化建設有利于提高檔案管理效率，節約檔案管理成本，使檔案信息資源的收集、分類、查閱、利用更加規范。具體要做到以下兩點：一是注重電子檔案的存儲規范，電子檔案信息錄入過程中，如果沒有統一的范式，在查找利用檔案時會更加麻煩，起不到電子檔案查找快捷的作用。二是對于黨建檔案來說，應更加注重檔案的安全性和保密性。在提高檔案管理和利用的現代化水平的同時，注意保密的珍貴資料不向外泄露。

四、結語

綜上所述，針對基層單位黨建檔案管理不規范的問題，提出了基層黨建檔案部門需要提高重視，做到制度保障、人員保障、設施設備保障、信息化保障等一系列保障措施，以促進新時代黨建檔案更好地服務于黨建工作。