高校業務系統與檔案管理系統歸檔集成問題與對策

文/吉林大學檔案館 王靜 張日旺

隨著高校信息化建設工作的快速推進，覆蓋高校全范圍的辦公自動化系統（OA系統）以及各業務部門建立的應用管理系統已經普及使用了。由于沒有實現與檔案部門管理系統的有效銜接，導致存儲在這些系統中的大量原始檔案數據和電子文件無法及時收集和歸檔，日積月累，不少具有重要參考價值的檔案資源最終丟失。與校內業務系統“無縫鏈接”，實現與檔案管理系統間的數據交換及共享利用是檔案工作的必然趨勢，已經成為高校檔案部門亟待研究和解決的問題。

一、業務系統與檔案管理系統歸檔集成問題分析

高校業務系統在建設規劃階段較少考慮與檔案系統的歸檔集成問題，除少數OA系統建立了功能較為簡易的歸檔模塊，但也僅能實現文書類檔案的簡單管理，后續還需采用系統對接手段將產生的檔案信息及電子文件推送至檔案管理系統。總結業務系統與檔案系統對接實施過程，問題可歸納為以下幾個方面：

（一）開發平臺不統一。校內業務系統與檔案管理系統是相互獨立的系統，開發時間、開發平臺、開發人員的差異性增加了系統集成的難度。在未充分考慮與檔案系統對接問題的前提下，大多數業務系統并未預留相關數據接口或者接口標準不統一，實現系統間的集成需對雙方系統進行二次開發。

（二）數據不匹配。高校業務系統與檔案管理系統處理業務類型的差異決定了上述系統內數據結構的差異。業務系統產生的電子文件也因為處理和應用程序的不統一，導致即使文件已經歸檔至檔案系統，也會出現格式不兼容等情況。解決異構數據的匹配以及電子文件的長期可用性和有效性等問題是實現系統間歸檔集成的基礎。

二、業務系統與檔案管理系統歸檔集成問題對策分析

優化整合業務系統與檔案管理系統，確保檔案信息資源安全、高效、及時地采集，可從以下幾個方面著手分步加以實施：

（一）定義數據交換標準，建立系統間統一的數據交換接口，屏蔽系統間的各種差異。高校檔案部門首先根據國家檔案局提供的歸檔數據標準定制適應本校的數據交換標準，并以此為基礎建立系統間統一的數據交換接口。數據標準內明確歸檔電子文件的存儲格式以及元數據標準，而接口程序內詳細設定業務系統與檔案系統內部數據結構的映射關系及電子文件與檔案目錄分類的映射關系。前端業務系統將待歸檔的原始檔案數據按照數據標準打包，接口程序直接推送數據文件包至檔案系統指定目錄。全新開發的檔案管理系統可在設計時增加向部門業務系統釆集檔案信息的功能模塊。如果檔案系統和業務系統正在使用中，需對照標準對二者升級改造。

（二）合理規劃數據交換流程，強化數據審核，確保歸檔信息準確、有效。業務系統向檔案管理系統歸檔在檔案的收集過程、存儲方式上均與傳統方式存在較大差異，因此在歸檔流程上需要與各歸檔單位另行商定。針對不同的業務歸檔數據，須設定不同的數據交換流程。業務系統打包待歸檔的原始檔案數據，檔案管理系統接口程序接收這些數據包，并調用接口程序內的數據解析模塊按照預先定義的數據交換標準分析并解壓數據包，再調用校驗模塊對原始數據的安全性、合法性進行檢驗，初檢合格的數據將移交至檔案管理系統的預立卷庫等待檔案工作人員對其錄入規范性、有效性等方面的進一步審核，其中不符合移交標準的數據將退回。

（三）物理歸檔與邏輯歸檔并重，確保歸檔電子文件真實、完整、可用。數據交換接口在自動完成檔案信息的邏輯歸檔后，相關全文信息即電子文件也需物理歸檔至檔案管理系統，這個過程中須確保電子文件的內容信息、結構信息、背景信息在經過收集、傳輸、校驗、整理、保存、移交及利用等全部環節后均要與文件產生時的原始狀況一致。而檔案信息目錄和電子全文存在一一對應關系，檔案部門可通過搭建FTP服務器等方式實現文件的傳輸，同時以文件路徑方式解決二者之間的關聯問題。

三、結語

積極探索高校業務系統與檔案系統的優化整合方案，完善升級電子檔案的移交與接受體系，將原本獨立的系統有機結合，是促進電子公文科學、有效管理與歸檔的重要舉措，對推進高校文檔一體化管理，優化檔案工作流程，提升檔案工作效率意義深遠。隨著計算機信息技術的飛速發展，以往系統集成過程中的困難正在逐步得以解決，高校檔案部門需結合工作實際不斷實踐實現電子檔案真正意義上的真實、完整、有效歸檔。