信息時代如何加強高職院校文書檔案歸檔管理工作

文/山東經貿職業學院 張曉敏

隨著經濟的發展，我國大力支持高等職業教育發展，教育發展已經深入改革，對于高職院校來說，學生的檔案是十分重要的，而且每年都要投入大量的學生與教師檔案，信息量非常大。檔案信息有時會發生變化，數量也會不斷增長，因此對于檔案管理工作來說，這將是一個巨大的困難挑戰。如何讓高職院校的檔案信息工作達到最大的效率？如何實現檔案工作的信息化建設？在目前高校檔案信息化的趨勢之下，隨著網絡信息的不斷發展，運用電子檔案的高等院校越來越普遍，高職院校的檔案管理工作日漸科學化與規范化。

一、傳統的高職院校檔案管理工作

在傳統的歸檔管理工作中，很多高職院校的管理工作效率低下，工作意識淡薄，機制和方法都比較落后，檔案管理工作沒有得到學校的重視，同時管理工作人員也缺乏這方面的意識。很多人會認為高職院校的檔案管理工作就是替學生保存檔案，沒有什么技術性，保存好就可以了，根本不把檔案管理工作放在眼里。但是現實是，檔案管理工作對于學生來說非常重要，它關乎學生未來的發展情況，高校一定要對檔案管理工作進行改善，滿足學生的發展需求。

傳統的組建方法操作比較困難，而且沒有明確的評價標準。不同的立卷人會有不同的組建方法，而且即使同一個人在不同時間也會做出不一樣的結果，因此，這種方法對于學生來說也是不公平的。可以說組卷的質量水平取決于立卷人的學習水平，而且沒有可靠的標準，在實際的工作中會非常隨意。

目前還有小部分高校正在運用傳統的案卷管理方式，這種方式的管理要經過很多的程序，比如說文件的分類組卷、釘裝入庫等。這么多的工序需要花費很多時間，而且對于檔案的外觀要求也比較高，要求案件一定要完美整齊，厚度相當，不應該出現破損，紙張要求也要一致，這樣的方法費時費力，大部分都是手工勞動，會讓人感覺到厭煩，而且檔案人員在長期整理之中也要耗費大量時間，這樣的方法只會降低工作效率。

二、信息化時代如何加強檔案管理工作

（一）高校要積極運用現代技術。計算機是一種高效的處理龐大信息的先進工具，在檔案管理工作中可以得到更好的運用，檔案管理工作也在不斷發展。想要實現檔案管理工作的科學化與現代化，必須要利用計算機。計算機的操作比較可靠，如果人為操作的話有可能會有遺漏或者錯誤，而計算機能夠將數據準確化。利用計算機把檔案存入互聯網上，能夠提高工作管理效率。學校應該把建立檔案工作納入學校經費預算中，更加積極地規劃檔案信息工作室，高校應該跟上時代的步伐，建立數字化校園，在檔案存儲機構中添加一些信息化現代化的必備設備。比如說可以宣傳一些檔案儲存的工具，光盤U盤或者是利用電子儲存。這些現代化的設備比傳統的檔案儲存設備好得多，而且不受外部環境的影響，丟失的情況比較少，穩定性較強，最重要的是不易犯錯。傳統的以紙質為載體的工作已經受到很大的沖擊，利用網絡進行檔案儲存已經成為當今的發展趨勢，電子檔案工作已經凸顯出它的優勢，但是目前很多高職院校仍然運用紙質檔案，其書寫時間較長，速度較慢，工作量大，大大影響了檔案質量。當前運用電子檔案管理正在推廣階段，高職院校的檔案管理工作人員應該充分認識到網絡的優勢，并且積極運用電子檔案。

（二）高等院校應該加強管理教師職工的檔案意識。高職院校一般都是科學化的管理工作，因此一定要提高檔案管理的現代化。檔案管理工作是為學院以及學生未來發展提供服務的，因此學校管理人員應該不斷創新管理觀念，提高檔案管理意識，對學校的各個檔案資料進行明確的規劃。為以后的檔案工作奠定基礎。因此在檔案管理工作中需要管理工作人員的配合，讓這項工作能夠真正落實，不管是領導部門還是管理工作人員都要有全新的思想，在管理方面與時俱進，對工作進行改革，滿足社會發展的需求，以及學生未來發展的要求。管理工作人員應該召開會議，討論工作的成果以及工作方法。不斷加強管理工作人員的管理意識，從思想與行為兩個方面讓其真正意識到管理工作的重要性，在實際行動中，要求人員積極配合其他部門的各項工作。檔案改革工作十分重要，領導應該最大限度地爭取到檔案管理工作改革的機會，全體教師員工也應該意識到檔案工作對于個人以及高校的發展作用，在實際行動中配合檔案工作人員的各項調查，積極地參與檔案建設中。與此同時，也要對檔案管理人員進行素質培訓，通常情況下檔案屬于個人隱私應該要妥善保管，而且對于檔案工作人員來說，這些工作比較繁瑣復雜，一定要認真對待。管理工作人員一定要具備優秀的思想品德，有吃苦的精神，樂于奉獻，并且對職業保持熱愛。最關鍵的是一定要有豐富的管理經驗與專業知識，特別是對于現代的檔案管理，因為現代檔案管理大部分要運用到計算機，因此院校也要考察管理人員的計算機能力。學校應該注重培養了解信息技術的檔案學專業這方面的人才。因為在信息時代中對文書的檔案管理工作也有新的要求，它是非常重要的文明進步階梯，在現代社會中，傳統的文件檔案工作應該被打破，新型的文件檔案管理工作應該有更大的進步。在檔案管理工作的運行時，應該縮短運行時期，簡化一些不必要的工作流程。傳統的管理方案要進行很多個步驟，但是在現行管理中可以增加歸檔章，然后再填寫上各項的內容，這樣明顯縮短了時間提高工作效率，大大減少了人力物力，還有一些不必要的加工。這樣的工作能夠減輕檔案人員的工作負擔，使檔案工作更加明了，減少錯誤。面對檔案管理工作機制一定要進行改革，現在很多學校沒有嚴格地理順關系，材料證明分散管理在不同的地方。分散的管理工作在一定程度上會影響材料的真實性，檔案材料形式單一，未能進行電子文檔的儲存，這樣的工作模式比較落后，影響了檔案的價值，而且在查看方面也比較麻煩，如果運用當代的信息化，只需要電子檔案就會大大提高工作效率。

（三）建立合理的規章要求。對全部方案進行正確的、科學的管理。建立一套全新的規章制度是能夠順利進行檔案工作的前提。因為歸檔工作程序比較復雜，在進行時非常麻煩，因此一定要完善各種檔案制度，比如說《檔案保密制度》等等，對檔案進行分類儲存處理，完善檔案細則，不放過任何一個漏洞。建立全新的歸檔制度，為長期的檔案儲存以及收集奠定良好的基礎，在一般情況下建立完善的管理制度是工作科學化的保證。

三、結束語

隨著科學技術的不斷發展，目前高職院校的檔案信息工作有了新的變化，高校檔案信息工作應該與時俱進，逐漸電子化和現代化。管理工作人員應該充分意識到檔案信息的改革能提高工作效率。如果繼續沿用傳統的管理檔案工作，將無法滿足學校的要求，目前高校的人數越來越多，檔案數量也越來越大。學校應該加強對管理人員工作的要求，不斷提高他們的專業知識水平，最重要的是要改革他們的管理思想，完善管理手段，開創新的管理模式。