淺談如何做好工會會員檔案管理工作

文/廣西醫科大學第一附屬醫院工會委員會 羅梓元

會員檔案管理井然有序后，能夠確保單位各項工作更加有序、協調并且高效運轉。檔案管理本身是一項政策化、機密化的工作，需要具備的專業技能也較高，管理工作中稍有不慎會帶來意想不到的損失。會員檔案管理時更應該加強管和理，一方面要爭取到領導層面的肯定和大力支持，另一方面應該明確自身工作的責任感和使命感，更好地開展會員檔案管理工作。

一、工會會員檔案管理常見問題

工會中會員檔案管理的問題相對較為集中，表現在：（1）管理手段相對落后，管理水平相對較低。（2）會員檔案管理的重視程度不夠。（3）檔案管理室的硬件配套設施不夠健全。（4）會員個人的高低層次不齊，管理展現出自身的問題。管理手段上，因工會會員檔案管理人員一般是兼職，在管理工作的投入時間、投入精力上相對不足，平時工作只是常規的放入資料、適當規整資料，進而影響檔案管理的準確性和及時性。會員檔案管理工作中，部分甚至大部分人員沒有得到專業的培訓和學習，僅僅是在前輩的指導下展開機械性工作。所以整體而言，對工會會員的檔案管理自身的重要性認識不深刻，在收集整理歸納裝訂上的業務能力較差，對會員資料的準確性和真實性沒有大致的了解，會員檔案管理和收集的意識較為薄弱。重視程度不夠集中在領導層面，領導不重視，不給予各方面的支持，下級員工就會出現懈怠。硬件配套設置是指各項媒體資源，現代檔案管理，除了紙質檔案管理，一般都已經整理出電子檔案，更加方便查閱、傳輸和調動。會員檔案管理室也應該有自己的電子設備，以大數據的方式進行管理更加科學，也方便更好地完善各項信息。另一方面，紙質檔案管理室需要重視材料的保質，在霉變、蟲蛀、潮濕等情況下，檔案的信息會受到嚴重的影響。會員學歷高低不齊主要集中在，近年來上級工會要求將農民工納入工會之中，結合筆者所在工會中，會員共計4500多名，博士共781名，農民工587名，檔案管理上因學歷高低出現了管理上的困難。想要更好地管理會員檔案，還需要深入研究。

二、工會會員檔案管理解決措施

（一）制度入手，健全工會會員檔案管理。會員檔案管理應該有自己的制度，單位中必須有專人對會員檔案進行專項工作整理。筆者所在單位會員人數較多，4500多名會員，檔案也是十分豐富，這種情況下沒有制度化的約束、專業的人員很難將工作開展下去。專人專項負責上，應該對檔案收集、整理、歸檔、保管以及利用等進行專項制度約束。檔案收集時應該結合單位實際情況選擇合適的時機，如會員入會、入會后一個月、入會后1年分別對資料進行完善和更新。檔案收集時除了收集，也應該對基本的、重要的信息進行確認，可將證件信息、入職信息以及入會信息進行一致性篩查，確保收集的資料是準確的、可靠的。在整理、歸檔工作上，也應該結合單位實際的情況進行調整。研究發現，許多會員眾多的工會，單位的年度活動已經較為成熟，所以在會員獲獎、受懲罰等方面也應該定期、及時地對會員檔案進行更新，確保會員檔案的及時性和準確性。在管理上，首先需要具有嚴格的保密意識，會員檔案是會員自己的隱私，管理人員應該在尊重隱私的基礎上展開工作。其次是應該對每一位會員負責，給予會員正確的成長記錄，使得各項工作在需要會員資料時能夠準確提供。最后是檔案的完整性和系統性管理，每位會員檔案應該得到規范化的管理，確保不會出現錯放、漏放的情況。以制度的形式完成以上工作，會員檔案管理基本雛形已經建成。

（二）健全各級工會組織，完善工會會員檔案管理體系。工會組織的管理應該從上至下有完善的職能安排。工會主席應該正確對每個分工會進行管理和教育，分工會主席也應該在工會主席的領導下，更好地帶領下屬員工完成工會的工作。各單位的情況不一，但大多分工會的流動性較大，新晉員工、進修學習員工、休假員工、外派員工、規培、崗位異動涉及分工會調整等等，分工會在管理中都應該一一將體系完善。可選拔優秀的職員作為組長完成各項工作，組長應該能夠從所有會員的角度，重視會員個人的利益，能夠為會員建立完整的檔案信息。組長對每一位會員都有深刻的印象，這樣一來，無論是檔案管理，還是活動傳達、資料異動等都不會出現紕漏。工會主席和分工會主席在統一管理標準后對制度進行完善，各分工會主席可各自對會員檔案管理體系進行更加細致的劃分。同時，上級領導應該鼓勵會員積極為會員檔案管理工作建言獻策，根據建議的價值給予會員不同程度的獎勵，從而更好地將會員管

（三）鼓勵搭建適宜自身發展的平臺。會員檔案管理在建設時，工會主席和分工會主席應該積極搭建各項平臺，將服務職工群眾的意識深入展現。如會員檔案日應該對會員的工作進行適當考核，考核結果在年度績效考核中有一定占比。所有工會工作人員應該在每年至少參加一次培訓、三次行業內交流會，這對工作人員更好地開展工作有直接的幫助，對提升工作人員的業務能力、提高工會會員檔案管理有非常重大的幫助。工會工作人員也應該積極和會員進行活動交流，從實際接觸中了解會員的個性，在未來會員的各項發展上、信息推薦上給予中肯的幫助。

（四）層次不同，管理措施不同。在會員檔案管理之中，因會員的學歷層次各有高低，且人數占比較多，在進行歸納管理時，可以參考圖書館分類的方式，如博士層次的會員，流動性表現在外出學習、交流等，可在設置博士會員檔案管理區域旁配置流動性管理區域，要求超過30天的外出學習和交流應該在外出后第三日之內將資料放置在對應位置，從而確保信息的完善。碩士層次的人員也可參考博士管理模式。本科層次和本科以下的人員，可根據人數情況，分別設置對應的區域存放會員檔案。因本科層次和農民工在人員流動性上以離職、異動為主，所以在檔案管理時可根據實際需求歸納整理，方便各項工作的開展。

三、結束語

新時期工會發展逐漸成熟，在為會員謀福利的工作背景下，積極做好會員的檔案管理工作，更新管理理念，制定適合單位的管理制度，從而更好地采取有效措施，一方面工作人員積極學習，提高自身業務能力，學會使用科學、多媒體將繁瑣的工作簡化，優化。另一方面積極調動會員的智慧，鼓勵會員為檔案管理提供自身的建議和意見，使得會員管理更加規范、完整。