新時(shí)期企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的途徑探討

文/深圳市萬鴻檔案服務(wù)有限公司 葉麗娟

由于以往中國企業(yè)對于檔案工作這個(gè)決策基礎(chǔ)領(lǐng)域的重視程度不夠，相關(guān)工作的創(chuàng)新發(fā)展效率也不高，在很大程度上影響了企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展。在新的經(jīng)濟(jì)社會(huì)條件下，隨著行業(yè)競爭愈益激烈，越來越多的企業(yè)開始認(rèn)識到企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的重要意義，紛紛著手開展檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，力圖以此帶動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營決策的發(fā)展以及創(chuàng)新。這就需要學(xué)術(shù)界和企業(yè)界共同努力，富有成效地總結(jié)、闡述企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新成果，形成創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，助力企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的方向

（一）重視檔案信息安全保障。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，企業(yè)檔案工作中的信息安全非常重要，特別是在對企業(yè)檔案進(jìn)行保管的環(huán)節(jié)，必須從管理制度方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，出臺更為詳盡的檔案信息保密制度以及檔案安全應(yīng)急制度，另外要從技術(shù)防護(hù)層面打造有效的安全管理措施，增進(jìn)企業(yè)檔案信息安全保障的效果。

（二）推行檔案管理的信息化建設(shè)。隨著信息應(yīng)用技術(shù)得到快速發(fā)展，影響愈益廣泛，其為企業(yè)檔案工作的開展帶來很多機(jī)遇。一方面，企業(yè)可以借助于信息化手段，對于傳統(tǒng)形式的檔案管理工作做出改造，從檔案收集、檔案保管以及檔案檢索、檔案利用等方面做出創(chuàng)新。另一方面，可以通過一系列軟硬件建設(shè)，打造檔案管理的電子系統(tǒng)，有效提高檔案管理的工作效率。

（三）進(jìn)行企業(yè)的檔案文化建設(shè)。對于企業(yè)的各項(xiàng)發(fā)展來說，企業(yè)文化所發(fā)揮的作用愈益重要，適宜的企業(yè)文化不僅有助于充分增強(qiáng)企業(yè)各層級員工的凝聚力、向心力，而且對于工作開展具有導(dǎo)向作用。企業(yè)應(yīng)該在文化建設(shè)中突出檔案工作的重要性，著力塑造以人為本、求真務(wù)實(shí)的企業(yè)文化，另外可以借助于企業(yè)科技方面的檔案資料，打造企業(yè)的創(chuàng)新能力、核心技術(shù)，通過檔案工作創(chuàng)新助推創(chuàng)新型、開放型的企業(yè)文化建設(shè)。

二、推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的措施

（一）健全檔案管理體制。在學(xué)習(xí)、借鑒先進(jìn)檔案管理理念的基礎(chǔ)上，明確企業(yè)檔案管理部門，做到崗位之間合理分工，有效完善企業(yè)在檔案管理領(lǐng)域的工作機(jī)制。根據(jù)有關(guān)檔案管理規(guī)定，出臺適合本單位情況的各項(xiàng)檔案管理要求，對企業(yè)檔案管理過程中的主要流程、重要細(xì)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)、規(guī)范，由相關(guān)崗位遵照執(zhí)行。在公司形成科技、生產(chǎn)等重要項(xiàng)目的情況下，及時(shí)對于重要資料進(jìn)行錄入、歸檔，以備查閱。另外，借助于崗位責(zé)任制的詳細(xì)方案，明確檔案管理部門和員工個(gè)人所應(yīng)擔(dān)負(fù)的檔案管理職責(zé)、任務(wù)，將工作完成情況與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理部門以及工作人員的積極性和創(chuàng)新意識。

（二）進(jìn)行人才隊(duì)伍建設(shè)。在推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的過程中，必須借助于專業(yè)性、復(fù)合型的人才隊(duì)伍。特別是在檔案信息化建設(shè)等領(lǐng)域的工作中，不僅需要在檔案資料的錄入、整理以及保存、調(diào)閱等方面應(yīng)用信息技術(shù)，而且需要應(yīng)用相關(guān)軟硬件設(shè)備，打造企業(yè)檔案信息資料庫。這就需要著力提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。

（三）強(qiáng)化檔案微觀管理。1.普查環(huán)節(jié)。由監(jiān)督人員通過檔案資料普查、重點(diǎn)檔案調(diào)查以及部分檔案抽查的方法，對企業(yè)檔案部門的工作情況定期開展調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果分析、反饋檔案工作的基本狀況。2.收集環(huán)節(jié)。厘清歸檔資料文件的重點(diǎn)內(nèi)容、歸檔措施，不同內(nèi)容檔案的處理方法不同，檔案的管理要求也不同等，通過相應(yīng)方法開展相關(guān)工作。3.保管環(huán)節(jié)。按照企業(yè)檔案的具體內(nèi)容，選用適宜的檔案資料分類管理方案，科學(xué)、合理地劃分檔案管理類目。對于光盤、照片以及其他特殊形式載體的檔案資料，制定妥善的分類方案以及保管方案。

三、結(jié)語

綜上所述，為了推進(jìn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，首先必須樹立正確理念，突破以往企業(yè)忽視檔案管理的觀念窠臼，根據(jù)時(shí)代發(fā)展所提出的要求，進(jìn)行檔案管理崗位上各項(xiàng)工作的創(chuàng)新，另外要在方法上把檔案管理創(chuàng)新充分地與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)起來，不能僅僅局限于企業(yè)檔案資料的收集整理以及保存檢索，同時(shí)要有效開發(fā)檔案資料的信息價(jià)值，發(fā)揮其在企業(yè)發(fā)展中的作用。另外要建設(shè)檔案工作人才隊(duì)伍，借助于專業(yè)人才開展業(yè)務(wù)創(chuàng)新，重視對企業(yè)檔案部門的考核評價(jià)，激發(fā)員工的工作積極性，開創(chuàng)檔案工作新局面。