數字檔案在醫院檔案中的應用價值

文/福建省南平市第二醫院 張曉君

信息時代，醫院信息化建設逐步深入以順應時代發展潮流，促進醫院穩定健康發展。檔案工作為臨床醫療與行政管理、科研管理等工作展開提供信息服務，同時也在醫療事物處理與科研教學等方面發揮著不可替代的作用。醫療檔案數字化建設在存儲與管理等方面的優勢，都是傳統檔案管理模式不能比擬的，但其對信息安全保護與軟硬件設施建設等要求較高，還需在實踐中摸索性完善。

一、醫院檔案數字化建設的意義

1.為了順應時代發展潮流。醫院檔案信息繁瑣，資源共享需求不斷增加，唯有加強數字化管理才能應對新時代發展和對醫院檔案傳統管理提出的挑戰與要求，從而推動醫院發展與時俱進。2.為了滿足檔案載體的需要。現代科技迅猛發展，非紙質載體被人們廣泛利用，醫院檔案管理水平也直接決定了電子檔案收集成效以及利用的價值。醫院檔案范圍不斷拓展，除人事與病歷檔案外，也包括更新換代的設備與科研等檔案，產生的聲像與圖文檔案，利用磁盤與光盤等載體保存更符合實際。3.為了滿足醫院檔案服務需要。網絡信息資源共享，人們獲取信息的途徑更加便利，信息利用價值也隨之提高。尤其是網絡化時代的醫院檔案，醫生可快速獲取檔案信息，用于診療與科研等工作需要。

二、數字檔案在醫院檔案應用中存在的問題

（一）檔案數字化理念滯后。醫院檔案記錄了醫療運作與管理建設各方面，醫院競爭越發激烈，意識到了加強醫院檔案的重要性，但數字化建設理念滯后對其認識片面。受傳統工作理念與模式影響，醫院仍以紙質文件形式流轉，電子文件存檔稍顯不足。相關檔案工作人員嚴重缺乏數字化意識，且身兼多職，文件整理與收集管理主要以紙質文件為主，在其基礎上，掃描錄入紙質文件成電子文件，直接增加了檔案數字化工作量。

（二）檔案軟硬件設施無法保障。檔案數字化建設對軟硬件設施保障要求高。從硬件入手分析，專業的掃描儀器、高速拍攝儀等設備都是必不可少的，為了確保檔案完整性以及原始性、真實性等特征，對設備的功能提出了更高要求，但實際上，各種設備無法滿足檔案數字化建設需要，易受外部因素影響，導致掃描與拍攝的質量不高，直接降低了檔案成像效果。從軟件入手分析，受設計單位與軟件形成條件差異等因素影響，導致檔案管理系統與辦公自動化（OA）系統相對獨立，系統間數據無法實現轉換。加之數據庫存儲服務器僅在小范圍局域網內設置，無法與其他利用者共享，降低了數字檔案的利用價值。

（三）信息安全風險。大數據時代檔案信息資源逐漸增多，電子形式儲存易受開放性網絡環境影響，一旦出現非法盜取，將直接影響醫院現代化建設。除此之外，也會受到人為操作失誤等因素影響，增加信息安全隱患；對此，加強信息安全風險防控意義重大。

（四）檔案人員專業水平低。檔案數字化建設需要復合型人才勝任，從而推動數字檔案工作穩中求進。但醫院檔案員多身兼多職，專業知識與信息技術掌握不全面，以處理部門本職業務為主，對數字檔案存儲與管理工作無法輕松勝任，不僅會降低工作積極性，同時影響電子文件的歸檔工作進展。除此之外，還需檔案員熟練掌握通信技術與網絡技術等現代信息技術，確保數字檔案工作有序展開，但實際上，檔案員的信息化水平有限，還需不斷提高專業水平與技術掌握程度。

三、醫院檔案數字化建設的對策

（一）轉變檔案工作觀念。醫院高層領導應當加強對檔案數字化建設的重視，為檔案工作有序展開提供基礎保障。檔案工作雖屬于服務部門，但紙質檔案將直接影響各部門工作成效，而數字檔案可有效彌補傳統檔案的不足，實現檔案管理信息化。對此，應當將數字檔案提高至醫院發展戰略層面，給予資金與資源投入，推動檔案工作穩定發展。尤其是檔案兼職員，應當轉變信息化管理檔案的觀念，意識到資源共享，與檔案工作現代化轉型的重要性。作為檔案專職管理人員，應當更新管理理念，注重檔案信息資料收集，確保文件電子化轉換的質量與效率，后續檔案資料及時歸檔，確保電子化檔案資料完整真實。

（二）加強檔案設施建設。檔案硬件基礎設施方面，應當引進功能強大的復印機、掃描儀、電腦等設備，根據檔案對載體的需求引進各種設備類型，確保檔案資料成像質量。軟件設施方面，設立辦公自動化（OA）系統，與檔案管理軟件系統的對接接口，加強對檔案員工作的指導，以確保工作成效。加強人事管理系統，以及設備管理系統，與檔案管理系統的銜接，在其基礎上，設立檔案資料數據庫，豐富檔案資源。加強對數據庫局域網的調整，利用醫院大網絡版，實現檔案資源共享，提高檔案信息查詢等便捷度，從而提高檔案管理成效。

（三）保障檔案信息安全。首先，維護數據庫環境。存儲于網絡的電子檔案，龐大數據量直接受網絡安全風險影響，對此，需加強保證檔案安全運行環境。為數據設立獨立運行設施，并設立數據庫等設備，遠離磁場等環境干擾。保護設備電源狀態，并設立獨立電源室，以此確保數據庫安全運行。其次，加強信息技術安全保障：一是對電子信息備份，恢復丟失損壞的電子檔案，確保檔案信息安全。備份方法包括離線在線備份與本地異地備份幾類，可根據實際情況選擇使用。針對龐大數據量的電子檔案，可存儲于磁盤陣列。二是加強檔案信息保密，防止計算機被病毒等網絡攻擊，可采用硬件加密、軟件加密、混合加密等方法。混合加密方法比較常見，通過身份密碼、用戶認證、權限分配等操作保護檔案信息安全。最后，完善檔案管理規章制度，制定電子檔案管理規范章程，以規范管理行為。

（四）加強人才培養。高素質的專業型、復合型人才是醫院檔案數字化建設必不可少的，尤其是數字科研檔案，對檔案管理人員的醫學科研知識、管理相關知識、計算機等現代信息技術的運用有著較高要求。對此，醫院應當加強檔案相關人員培訓，提高其管理技能與理論知識水平，轉變其職責理念，提高其責任意識，為數字檔案現代化建設助力。醫院檔案室應定期邀請技術專家介入指導，提高檔案人員信息化能力。除此之外，還需具備相關醫療專業知識、檔案管理能力、計算機網絡技能，減少人為因素對數字檔案的負面影響。豐富培訓內容，在實踐操作中展開討論分析，提高檔案員的綜合能力，從而輕松勝任崗位工作。

四、結束語

醫院數字檔案應用對專業發展與醫院現代化建設意義重大，數字檔案管理的應用涉及病歷檔案、藥房檔案、設備與人事檔案等管理系統，對檔案人員工作能力與檔案軟硬件設施建設等帶來了挑戰。對此，提高檔案數字化管理意識，整合各部門信息子系統，確保數字檔案安全等措施落實是必不可少的。而傳統紙質文件的管理也同樣重要，唯有兩種檔案相互連接，才能提高數字檔案利用價值。