做好醫(yī)院檔案利用工作研究

文/清遠(yuǎn)市人民醫(yī)院 阮倩萍

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的無(wú)形資產(chǎn)。檔案是醫(yī)院發(fā)展歷史的見證，也是醫(yī)院順利運(yùn)營(yíng)的保障之一。雖然檔案管理不能為醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)收益，但是檔案管理和利用是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，能夠?yàn)獒t(yī)院的其他科室提供檔案信息服務(wù)，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，明確不足。

一、豐富檔案資源

豐富醫(yī)院的檔案資源是醫(yī)院工作人員充分利用好檔案的一個(gè)基礎(chǔ)條件。豐富檔案資源，首先表現(xiàn)為在質(zhì)量上擴(kuò)展檔案的內(nèi)涵。這要求醫(yī)院檔案管理人員在收集和整理檔案的過(guò)程中，要注重及提升檔案的質(zhì)量，增強(qiáng)檔案的保存價(jià)值、功能價(jià)值和參考價(jià)值。對(duì)珍貴的材料要盡量避免出現(xiàn)錯(cuò)漏，以防造成重要檔案資料的遺失。其次，完善檔案的種類和增加檔案材料的數(shù)量。醫(yī)院檔案種類呈現(xiàn)多樣性，除了文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案外，還有醫(yī)療設(shè)備檔案、病歷檔案、病理切片檔案等，承載科研、教學(xué)功能的醫(yī)院還會(huì)有科研檔案和教學(xué)檔案。醫(yī)院檔案管理人員要對(duì)各種檔案要做好分類歸檔和及時(shí)更新，以便隨時(shí)可以調(diào)取、查看和使用。總而言之，檔案的收集和管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、反復(fù)的工作。因此，豐富醫(yī)院的檔案資源需要醫(yī)院的檔案管理人員具有更多的耐心和責(zé)任心，以及在工作中鍛煉對(duì)珍貴材料的敏銳判斷力，積累豐富的經(jīng)驗(yàn)。

二、建立醫(yī)院檔案信息平臺(tái)

傳統(tǒng)的檔案保存及查找方法是導(dǎo)致檔案利用率比較低的原因之一。因?yàn)榧堎|(zhì)的保存方法與手工檢索會(huì)加大查找的難度，所以加強(qiáng)信息化管理是提高檔案利用效率的重要手段。由于檔案管理是非營(yíng)利性的，很多醫(yī)院都不夠重視檔案工作的開展，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息化管理相對(duì)于其他部門來(lái)說(shuō)比較落后。建立強(qiáng)大的檔案信息平臺(tái)，配備現(xiàn)代信息化硬件及軟件，整合各部門的檔案信息資源，適應(yīng)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用趨勢(shì)，真正做到資源共享，使得檔案檢索與查找更有目的性，能及時(shí)查找到想要的資料及信息，精簡(jiǎn)流程，節(jié)省時(shí)間，進(jìn)而提升對(duì)這些檔案的使用率。此外，普及信息化管理更能長(zhǎng)久、有效地保存檔案，避免檔案資源的損壞，也在另一個(gè)方面提高了檔案的利用率。

三、鼓勵(lì)相關(guān)人員合法合規(guī)地利用檔案

就目前很多醫(yī)院的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案的利用方式單一，許多檔案處于休眠的狀態(tài)。要改變這種現(xiàn)狀，醫(yī)院內(nèi)部首先要定期組織相關(guān)工作人員，選擇一些檔案資料開展討論學(xué)習(xí)。讓大家在討論學(xué)習(xí)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，集思廣益，發(fā)現(xiàn)新的內(nèi)容，探討更好的解決方法，提高醫(yī)院工作人員的業(yè)務(wù)水平，使休眠檔案活起來(lái)。其次，醫(yī)院可以將檔案中的成功案例整合后公開宣傳。比如使用新醫(yī)療技術(shù)讓患者康復(fù)的案例、醫(yī)院的科研成果或者醫(yī)院新引進(jìn)的高精尖醫(yī)療設(shè)備等等，通過(guò)報(bào)刊電視等媒體、醫(yī)院宣傳欄、醫(yī)院公開印發(fā)的宣傳手冊(cè)等手段向公眾公開，讓患者和群眾對(duì)醫(yī)院有更多的了解，不但可以提高醫(yī)院在社會(huì)上的知名度，而且能夠讓更多的患者及時(shí)獲取有用的資料。

四、全面提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作比較枯燥，這需要檔案管理者能夠耐得住平淡，靜心細(xì)心地對(duì)待檔案管理工作。在檔案利用上，要端正服務(wù)態(tài)度，采集利用者對(duì)檔案工作的意見和建議，并及時(shí)為利用者解決在檔案利用過(guò)程中出現(xiàn)的難題。在信息現(xiàn)代化的大背景下，檔案工作要求檔案管理人員不但要認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍，具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，而且還要能熟練地操作電腦，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)。除此之外，檔案管理人員之間要經(jīng)常交流溝通，參與研討會(huì)，互相學(xué)習(xí)，相互促進(jìn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，醫(yī)院也可以積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人才，增強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理實(shí)力。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了最大限度地發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，醫(yī)院應(yīng)該豐富檔案資源，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息平臺(tái)，拓展檔案的利用渠道，并大力培養(yǎng)檔案管理人才，把更多的精力聚集在檔案利用上，有效提高醫(yī)院檔案的利用率。