淺析專科醫師規范化培訓檔案管理

文/上海交通大學醫學院檔案館 沈亮

一、?？漆t師規范化培訓檔案管理的意義

專科醫師規范化培訓檔案是指在?？漆t師培訓化過程中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，做好培訓檔案的收集與管理對于促進我國?？漆t師培訓化試點的順利開展具有重要意義。

（一）做好?？漆t師規范化培訓檔案管理可以迅速推進培訓工作。專科醫師規范化培訓是我國對接國內外公認醫學教育體系的重要嘗試，科學收集管理培訓檔案，可以幫助國家決策部門與培訓事務管理部門迅速了解培訓概況，明確培訓重點，掌控培訓全程，通過檔案信息客觀完整反映臨床專科培訓基地的水平與參訓專科醫師的臨床診療能力，推動相關政策盡快實施落地，精準發揮作用。同時，將檔案收集管理工作貫穿于整個?？漆t師規范化培訓的全過程，可以讓培訓管理人員、培訓師資人員與參訓?？漆t師協作配合，合力建立一個翔實準確的培訓檔案信息數據庫，將歸檔過程轉變為一個迅速了解、推進落實?？漆t師規范化培訓試點工作的過程，從而實現各項培訓工作環節、培訓數據、培訓成果有理可依、有據可查，推進培訓工作的開展。

（二）做好?？漆t師規范化培訓檔案管理可以有效保障培訓質量。在我國開展?？漆t師規范化培訓試點的過程中，需要科學客觀收集整理培訓工作的各項指標，如有關政策執行落實程度、培訓基地資質、培訓師資隊伍水平、參訓專科醫師的診療能力，各種臨床輪轉數據記錄、討論小結、考核內容、考試成績以及各類資格證書等等，這些都必須作為培訓檔案的重要內容加以保存，通過這些內容信息可以有效檢驗培訓效果，保障培訓質量。科學收集管理培訓檔案，既是迅速推進培訓的過程，也是監督管理、認證檢驗、有效保障培訓質量的過程，通過這一工作環節嚴格審核各項培訓指標，可以確保?？漆t師規范化培訓試點不走過場，不敷衍了事，實現預期目標。

（三）做好專科醫師規范化培訓檔案管理可以為決策提供科學依據。在培訓試點工作的過程中，做好培訓檔案的科學收集與管理，分析檔案內容信息，能夠準確反映培訓的優勢、特點與亟待改進之處，有利于科學總結培訓經驗，為決策部門進一步推進?？漆t師規范化培訓工作建言獻策。任何一項開拓性的工作都需要大量科學翔實的樣本來驗證成效，決策部門可以有效發揮檔案資政作用，參考培訓檔案內容，通過實地調研、數據分析等手段，力爭精準掌握第一手的資料，為進一步開展培訓試點夯實基礎，總結經驗?？梢哉f，歸檔過程也是歸納思考總結培訓試點工作的過程。

二、?？漆t師規范化培訓檔案管理的內容

在?？漆t師規范化培訓過程中，主要會形成以下四種類型檔案：

（一）政策指導檔案。?？漆t師規范化培訓2016年初在全國開始試點，是一項全新的開拓性探索，在此過程中依據國家既定方針政策與相關行業標準，循序漸進，穩妥開展培訓工作尤為顯得重要。這要求專科醫師規范化培訓的檔案管理需要收集整理以國家衛生健康委員會為首的國家各有關部委對于?？漆t師規范化培訓的指導性政策文件，以及各省、市、自治區對于貫徹執行培訓政策的指導性文件，收集整理政策指導檔案可以幫助參與?？漆t師規范化培訓的各方機構人員更好地了解政策導向與培訓標準要求，精準高效推進培訓工作。

（二）培訓基地檔案。?？漆t師規范化培訓基地是開展實施培訓的主體機構，培訓基地必須具備相應資質，包括開設有臨床診療?？?、教學軟硬件設施，擁有高水平的師資隊伍，通過主管部門認證，滿足?？漆t師培訓的標準要求。培訓基地大多設于醫院之內，其檔案內容涵蓋醫院概況、類別、等級、年度門診急診數量、床位數、臨床診療設施情況、教學軟硬件設備以及后勤保障情況等。同時，醫院歷年來設立專科基地數量、培訓基地?？莆瘑T會組成情況、基地管理機構與人員情況、基地業務量、基地師資隊伍情況、基地近年來培養人才情況、基地定期輪轉情況、培訓中期考察、定期討論、座談研討、畢業考核情況等，這些相關的內容也都應列入培訓基地檔案內容，以科學準確反映培訓基地的實力水平。

（三）培訓人員檔案。培訓人員主要是指參與專科醫師規范化培訓的指導教師與管理人員，指導教師是開展培訓的中堅力量，其檔案內容包括指導教師總體情況與個人資料，教師的個人履歷、學歷、學位、職稱、教師資格、從教歷程、專業水平能力佐證、教學科研水平佐證、臨床指導能力情況、近年來帶教情況、近年來教學考核情況等。管理人員是承擔著落實培訓，保障培訓的重要任務，其檔案內容包括醫院及培訓基地的管理團隊情況，近年來培訓基地管理人員管理實效考核情況等。培訓人員參與培訓全程，決定培訓質量，其重要性不言而喻，建立高水平的師資隊伍與高效率的管理隊伍能夠有效提高?？漆t師規范化培訓的效率，收集整理培訓人員檔案，可以通過檔案信息掌握人員基本情況，形成相對固定的專家師資與管理人員數據庫，凝聚全員育才合力，保障培訓工作高效運行。

（四）參訓醫師檔案。參加?？漆t師培訓的醫師是今后承擔臨床?？圃\療任務的精英人才，其在參訓過程中形成的檔案內容包括接受?？婆嘤柷暗膫€人情況，如本科、研究生畢業證書、住院醫師規范化培訓合格證書、執業醫師資格證等材料。參加?？婆嘤柶陂g的專科醫師規范化培訓輪轉手冊，以及個人的各類考勤記錄、培訓記錄、診療記錄、教學記錄、科研討論記錄、科室輪轉記錄、中期考核記錄、出科考核記錄、試卷、會議記錄、病例記錄。?？婆嘤栱樌瓿珊蟮膶？漆t師規范化培訓合格證書、個人情況鑒定、培訓總結等。參訓醫師檔案是專科醫師規范化培訓的成果展示，能客觀反映醫師的臨床能力水平以及倫理道德情況，可以作為其個人履歷的重要內容，也是其繼續醫師執業生涯的依據，需要有效收集、細致整理、完整保存，并能及時有效發揮作用，為專科醫師的職稱評審、出國深造、崗位提升等提供助力。

三、專科醫師規范化培訓檔案管理的方法

（一）紙質文件管理與電子文件管理相結合。專科醫師規范化培訓的檔案管理涉及內容種類較多，會形成大量的紙質文件，檔案管理人員應該按照業務標準與歸檔要求，完整收集整理材料信息，從?？婆嘤柣亟ㄔO的實際出發，根據醫學教育科學規律、培訓大綱所制定標準等整理編目后形成完整紙質檔案保存。同時，為了便于利用檔案，建議在收集整理紙質檔案的同時保存電子文件檔案，對應一件一套，按國家標準將電子文件與紙質文件相匹配，進行大批量數字化處理，納入數據庫保存，形成電子檔案。主管部門與培訓基地提供相應的存儲設備，并嚴格按規定定期開展數據備份與異地備份管理，防止數據丟失，做好應急處理準備，創新準確安全的培訓檔案管理方式方法。

（二）統籌管理與具體管理相結合。專科醫師規范化培訓是一項多方參與，協作共建的整體工作，其檔案管理也應由多部門共同參與，指導實施。國家主管部門可以提出指導意見，落實培訓的管理部門，如各高校畢業后教育管理辦公室與?？婆嘤柣?，應在專科醫師規范化培訓期間，根據各自職能形成并保存檔案，共同參與檔案管理。主管部門在統籌宏觀層面制定檔案管理制度與意見，落實培訓的管理部門在具體操作實施層面完整收集整理檔案資源，通過溝通協調努力實現信息互通、經驗交流、數據共享。同時不同部門的檔案管理人員也應定期交流，開展業務培訓與指導監督，將統籌管理與具體管理落到實處。

（三）動態管理與靜態管理相結合。?？漆t師規范化培訓檔案的內容既包括政策指導文件、又有各種具體的情況介紹與數據信息，其中有些檔案內容是隨著培訓發展而不斷更新的，有些檔案內容是相對固定不變的，這樣就對檔案管理人員提出了較高要求。檔案人員在收集整理培訓檔案過程中，要將靜態管理與動態管理相結合，既符合國家主管部門對于專科醫師規范化培訓的要求，將政策指導類文件完整收集，不折不扣落實，便于指導相關培訓工作，也要跟蹤培訓基地建設發展與參訓?？漆t師的正常輪轉與深入診療，參與歸檔全程，隨時催要補充不斷動態更新的材料信息，形成完整檔案，建立動靜相結合的檔案管理模式。

四、專科醫師規范化培訓檔案管理的建議

為了更好地開展專科醫師規范化培訓檔案管理，可以從以下四方面制定完善相關制度措施：

（一）制定科學系統的規章制度。?？漆t師規范化培訓是我國正在探索的一項開拓性工作，需要建立明確的檔案管理規章制度，做好培訓過程中檔案的收集與管理，努力構建上下銜接、相互配合、科學系統的培訓檔案管理規章制度體系。國家衛生健康委員會等國家層面的主管部門，在做好培訓頂層政策設計的同時，建議增加檔案管理要求。分配管理培訓任務的各主管職能部門，以《中華人民共和國檔案法》等法律法規為基準，會同檔案業務部門，建立指導培訓檔案收集與管理的制度。具體承接培訓任務的各臨床培訓基地，可根據檔案業務指導，因地制宜，根據實際情況，制定管理規章制度，提出明確歸檔要求，做好培訓過程中檔案的收集與管理，并在施行過程中不斷補充完善。

（二）提供人力、物力與財力的全方位支持。做好專科醫師規范化培訓檔案管理需要建立專業的保障機制，在人、財、物方面進行全方位支持。在檔案管理人員的配備上，可以根據檔案管理業務要求，在編制上予以保障，建立專、兼職檔案管理人員相結合的人員結構。管理部門、專科培訓基地的專職檔案管理人員介入培訓檔案的形成、收集與整理全程，指導檔案預立卷工作；兼職檔案管理人員按照要求，做好原始材料的整理收集，并及時與專職檔案管理干部配合完成歸檔。在檔案管理的軟硬件配置上，需要配備專業的檔案管理場所，采購符合檔案保管標準的檔案裝具，滿足檔案保存的客觀條件，必要時可以增加恒溫恒濕控制系統與安防設備配置。在資金保障上，可以將培訓檔案的管理列入政府年度預算以及基地運營預算，精確核算支出成本，保障培訓檔案管理的經費使用，提高檔案管理水平，并協助解決突發的疑難問題。

（三）建立利用、監督與評價機制。在?？漆t師規范化培訓檔案的管理中應該建立科學的利用、監督與評價長效機制，建立檔案是為了有效提供利用，無論是各級管理部門，還是?？婆嘤柣?，在推進培訓工作的同時要不斷關注檔案數據信息，研判工作效果。培訓管理部門可以主動拓展檔案的利用途徑，為?？漆t師規范化培訓提供準確翔實的檔案信息，進一步提高服務質量。培訓管理部門可以適時建立培訓檔案管理督導機制，加大抽查頻次，不定期開展專門實地檢查，及時發現檔案管理中存在的問題，拾遺補漏，通過監督不斷提高培訓檔案管理的水平。