企業檔案編研工作的實踐與探索

開發檔案信息的重要舉措就是編研企業檔案，編研企業檔案的方向應該是企業的生產經營服務。要把目光投放在企業的現實生存上，還要注重企業未來的發展。新時期做好企業的檔案編研工作，需要保留檔案之間的有機聯系，也要做到檔案的分類工作，科學規劃檔案類別，在實際的工作中要做好深入調研工作，保證檔案寧缺毋濫，對文件資料進行有效剔除，去粗取精，真正做到檔案文件便捷調取。

一、企業檔案編研工作概述

（一）企業檔案編研工作的大致方向。某企業總公司的歸檔數量是1212件、兩個子公司的歸檔數量分別是86件和23件。在實際的工作中，檔案編研工作涉及的內容有檔案資料整理、立件、電子編目、數字化掃描、裝訂入庫、檔案上架。大型企業的歷史檔案數量龐大，比如某熱力公司的歷史檔案487卷、3370件，對于歷史檔案的管理涉及到的工作內容有歷史檔案的電子編目、裝訂、入庫。而且還要針對歷史檔案制作總目錄，將歷史檔案制作成電子數據，完成備份。這兩家公司遺留了大量的歷史檔案，需要進行歷史檔案的整理立卷歸檔工作。完成這些工作共花費兩年半的時間，期間是利用主體工作的剩余時間開展檔案編研工作。

（二）企業檔案編研工作的操作細則。在整理的過程中要遵循文件的形成規律，要保留文件之間的有機聯系。將檔案資料的不同價值區分開來，為日后保管提供便利條件，也便于日后發揮文件作用。達到文檔一體化要求，為日后計算機管理和計算機的輔助管理奠定良好的基礎條件。既要有文檔的紙質文件，也要有文檔的電子文件，而且二者之間要保持高度統一。在質量方面，確保檔案文件收集完整，明確檔案的保管期限。書寫材料、打印裝訂材料、裝具，這些是整理歸檔文件的主要載體，要保證這些載體的質量符合檔案保護的需求。要遵守國家法律對元件形式的規定，確保歸檔電子元件的真實性和可靠性，還要確保規檔電子元件的完整性和可用性。一些檔案文件涉及到商業機密或者是國家機密，在整理這些檔案時要遵守國家的法律規定，遵守當地的相關規定。

（三）企業檔案編研工作內容和經過。檔案整理初期，進行的工作是改變原有立卷檔案的形式為按件歸檔。以最新的細則要求為準則，較大幅度調整制作檔案的具體操作。將機構的編碼重新制定，對檔號的規則加以調整。此外還更新了光典檔案管理系統里對應的數據庫生成結構，在進行按件裝訂和蓋歸檔章時也使用了新的要求。企業單位第一次被強制要求按件歸檔，對于這些基礎性的歸檔工作，相關的人員之前并沒有做過，一切工作都是在探索中慢慢實現的，在實踐的過程中，工作人員認真了解掌握新的政策，借鑒原有工作經驗中的部分內容，完成相關的工作。立卷歸案法的特點是一成不變完成歸案，與此相比，按件歸案耗費的時間比較長。

二、企業檔案編研工作的成果

檔案室是公司資料的資源庫，公司各個部門的同事都要從檔案庫提取相關資料。一年內各個部門到檔案室查閱調閱檔案資源多達100余次。他們查閱的資料包括員工的證照資料、領導給出的批復意見資料、各種會議記錄資料、合同協議資料，另外還包括公司的歷史性資料。檔案在重新編研以后，能夠為同事提供的服務更加全面，數字化建設讓同事查詢相關資料變得更加快捷，此時檔案資料發揮的作用也明顯增多。檔案完成重新編研之后，實現了多項檔案利用工作。比如內控流程審計整改工作，再比如轉型審計工作調檔任務。此時檔案資料發揮的作用更加明顯，這些工作多角度全方位挖掘利用檔案資源。檔案重新編研真正實現了寶藏檔案的定義。公司成立至今所有的案卷和照片都能快速找到，這些調檔工作要求從大范圍、大跨度查閱某一個領域的專項檔案資料，但是重新編研的檔案管理體系都順利完成了任務。新編研的檔案管理體系達到了標準化雙套制的要求，在夯實基礎性工作的條件下，完善了日常文件資料的編制。在未來要及時掃描人員經手文件，要為公司的人員提供更為便捷的調檔資料服務，而且要積極總結哪些資料是工作人員調檔的高頻資料，將這些資料匯編成冊，便于員工使用。

三、企業檔案編研工作實踐經驗

（一）仍需遵守立卷檔案的整理原則，有效保留文件之間的有機聯系。在進行企業檔案編研工作的過程中，立卷歸檔時的整理原則不能舍棄，這樣才能有效保留文件之間的有機聯系。在開展編號和裝訂工作時，應該嚴格按照按件歸檔的新規范進行。這樣做既能夠保證文件內容的關聯性，也能保證文件順序的合理性。在制定檔案文件的保管期限時，應該遵守從嚴從久的原則。要保證正式檔案不存在任何毀壞檔案本身的異質材料，要保證檔案的線裝標準能夠達到永久性使用的要求。按件歸檔的優點是容易查找檔案文件，因為按件歸檔會讓文件的層次更加平面化，也會讓文件的結構更加簡潔，而且會精簡文件的用紙用料。按件歸檔保證文件以個數為單位，保證了文件著錄的深度和細度。對文件的描述更加具體，給予文件唯一編號。原先立卷歸檔是將一整卷材料統一概括處理，不利于調檔查詢，而按件歸案有效規避了這一缺點。但是其中也有一定的缺點，就是裝訂的單位變得很小很薄，檔案的著錄也更深更細，因此制作整體的檔案會比較耗時耗力，另外還有一個缺點是裝訂角的一側會明顯高于文件主體，導致正裝文件盒空間浪費。因此在實際的工作中不得不清點倒架，而且重新排放了檔案文件，同時銷毀了很多廢舊資料。

（二）把握宣傳時機，有效利用檔案的現實價值。在進行企業檔案管理工作時，需要把握時機，最為典型的時機就是企業的重大轉型，部分企業在進行轉型的過程中必定需要更為全面地了解企業的歷史發展情況，此時是提高企業各個崗位工作人員對檔案認識的好時機。檔案部門需要做的是提前并主動介入提供檔案的服務中，也要在此期間讓企業的管理者認識到檔案管理的重要性。企業的檔案信息資源對企業的生產經營活動有著深刻的影響作用，為此要讓企業的生產經營者認識到檔案管理的重要作用，進而讓企業上下都重視檔案管理工作。在收集檔案資料時，要注意立足于企業的實際情況，不管是在選題方面，還是材料的內容上，都應該做到有一定的預見性，要將企業未來的發展需求考慮在內。作為檔案管理人員，要對企業的館藏情況有全面的了解，此外還要把握企業當前的發展重點和發展難點，同時也要掌握企業的發展熱點，在收集資料的過程中，要確保資料的準確性，為此應該積極與企業的各個部門詳細溝通。在核實檔案文件真實性的流程中，不僅要保證文件及時流轉發布，還要保證文件順序準確，避免漏轉和錯轉。在沒有不可抗因素的影響作用下，要保證今日事今日畢，這樣才能保證公司事務不受影響，正常運轉。另外，還要積極拓寬資料的宣傳渠道，有很多的企業資料十分契合時代發展的主旋律，而且這些資料對于社會來說也有著現實性的實用意義，與媒體聯系合作，發揮檔案的巨大價值，創造檔案對外展覽的機會，利用網絡視頻節目生動直觀的優勢，讓社會上的其他企業借鑒成功經驗，有效提升企業知名度。

（三）做好檔案資料收集工作，保證檔案移交在規定時間內完成。檔案移交是一項比較復雜的工作，在進行的過程中容易出現各種各樣的問題，把握好移交的時間節點有一定難度。規定上一年度的全部資料文件要在次年的第一個季度就完成移交工作。但是在實際的工作中，常常會受到多種原因的影響，導致移交工作延誤，而且延誤的時間往往比較長，可能會達到一個月左右。針對這一問題，需要有所改進，在收集資料的工作中就應該加強溝通，把握好資料歸檔的節奏，把握好資料歸檔的密度。這樣整個公司檔案移交工作才能在規定的時間內完成。在日常的工作中，各個部門的指定人員會隨時把各類重要的文件移交給相關資料辦公室的工作人員，這些文件包括總公司和各個子公司的三會類文件，另外還有上級批復文件、通知類文件。以2018年為年度單位，截止到2018年11月15日，某公司資料辦公室共收到各類文件306份，這些文件來自于全公司的各個部門。辦公室人員對于這些文件登記了明細臺賬，并且將掃描件保存下來，方便在有需要的時候調閱查詢。對于紙質版的文件，在日常收集的過程中，做好了預歸檔的分類工作。這樣做的目的是為明年的歸檔工作打好基礎。在合同協議類文件的管理上，工作人員作了一些調整。合同協議類的文件必須要全部完成繳稅，為此在日常的收集工作中不能接受零散移交的合同協議類文件。公司的各個部門要以每季度為單位，向財務管理部門有順序地報稅，而且要在明年的第一季度以前將合同協議類文件統一移交至檔案室，其中要附帶完稅證明文件。

（四）增強檔案編研網絡服務性能，建造良好的信息傳遞通道。作為檔案管理人員，在開展檔案管理工作的同時，應該全面掌握企業的發展現狀，也要了解企業的重點工作內容。在實際的工作中以企業的實際情況為指導方向，確定檔案的編研方向和課題。收集的資料應該覆蓋企業發展的方方面面，而且要精心挑選收集到的檔案資料。要深入研究分析檔案資料，運用匯編手冊的形式編制資料。將其中沒有價值的文件資料剔除。將新的文檔資料補充進去。在編制的過程中，要以新的政策為依據，要在政府的指導下進行檔案資料的編研工作。檔案資料需要涵蓋的內容有企業的文化活動、企業的新建項目、企業的科研管理項目，另外還包括企業的生產經營活動。準備的資料必須要做到翔實可靠，有效指導企業工作人員的各項工作，為管理人員制定決策提供可靠的參考意見。從目前的形式來看，檔案編研信息網絡服務是一種新型的編研服務方式，這種方式的優點是不會限制信息傳遞的時間，能夠實現24小時為公司服務。另外檔案編研信息查詢服務也是一種新的服務方式。這兩種服務方式之間有著密不可分的聯系。要不斷完善這兩種形式。要為企業檔案編研信息建造良好的信息傳遞通道，讓企業檔案信息為企業創造更多的經濟價值。

四、總結

綜上所述，本文以檔案編研的實踐工作為基礎，總結現實經驗，認為相關人員仍然需要加強對檔案編研工作的研究，企業的檔案資料有著巨大的現實價值，能夠幫助企業管理者總結經營經驗，也能在企業工作人員遇到工作難題時，為員工提供有效的指導意見。所以企業的檔案編研工作需要不斷創新管理方法，讓編研成果最大程度滿足企業發展的現實需求。