新時期人事檔案信息化管理的思考

在人力資源管理中，人事檔案所發揮的作用極為重要，其真實記錄了個人開展本職工作期間的各項事情，所以在人才考核和選拔的時候可以提供更多有效依據，同時借助人事檔案還可以促進人事管理水平的提高。所以新時期需要對人事檔案信息化管理工作引起高度重視，充分借助現代化信息技術，使人事檔案的網絡化順利實現，并提高檔案信息化水平，以便于更好地查詢、變更和儲存檔案，及時、快速傳遞檔案信息，在確保信息安全的基礎上，實現檔案信息的共享，這對促進人事檔案利用效率的全面提高極為有利。

一、新時期人事檔案信息化管理的意義

人事檔案信息化管理，即在檔案管理活動中應用現代信息技術，數字化管理檔案信息資源，確保有效利用檔案資料。當前信息技術的發展速度越來越快，人事制度得到深入改革，在日常工作中，有諸多的人事檔案資料產生，人才流動頻率越來越快。就人事檔案管理工作來說，需要在最短的時間內將理念轉變，不斷展開創新，充分整合已有資源，改變過去單一紙質管理方法。要充分利用信息化管理手段，積極開發利用人事檔案，確保其利用起來更加便捷、高效，顯著提高人事檔案管理的工作效率。除此之外，進一步強化人事檔案信息化管理工作，還可以自動化管理檔案資料，使信息資源得到更好的分享，把人事檔案資料的價值充分發揮出來。

二、人事檔案管理信息化建設存在的問題

近年來，我國人事檔案管理信息化得到了迅猛發展，但是人事檔案信息化仍有諸多問題存在。在發展中，這些問題對人事檔案信息化的發展極為不利，主要表現在下面幾個方面：

（一）人事檔案信息化管理制度缺乏健全性。新時期人事檔案管理工作中，諸多仍運用傳統的管理制度，并未立足于現代科技的發展展開創新，這就導致現在社會對人事檔案管理工作的要求未得到滿足，同時也對新時期人事檔案管理信息化建設造成了阻礙，人事檔案管理制度缺乏健全性，管理工作效率不高，在檔案管理工作中仍有諸多漏洞存在，容易泄露人事檔案信息，給單位和個人帶來極大的損失。

（二）信息化人才隊伍建設匱乏。在人事檔案管理信息化的遞進下，人事檔案管理人員的信息化程度得到了提高，這是人事檔案發展的大勢所趨。人事檔案的信息化管理需要打造一支掌握信息化知識的檔案人才，不僅要把傳統的人事檔案流程掌握到，同時還要對現代信息技術進行熟練操作。立足于近年來的情況可以看出，盡管也引進了一些信息化技術的專業人才，但仍沒有提升人事檔案管理的整體素質，重點是缺少復合人才，此問題使人事檔案信息化的建設和發展受到了嚴重阻礙。

（三）人事檔案信息安全性差。立足于客觀的角度，由于網絡技術的特點，決定了可以人們更加快捷地復制和傳播檔案，因此人事檔案信息的安全性較差；立足于主觀的角度，信息安全建設并未引起重視，檔案的保密意識和安全意識薄弱，使得檔案的管理和歸檔有諸多問題存在。檔案的操作人員不能及時發現漏洞，操作缺乏規范性，發現了也不及時解決。特別關鍵的是，計算機病毒的傳播越來越廣泛，電子存儲設備技術有一定的缺陷存在，對人事檔案電子信息的保密和安全造成了嚴重威脅。

（四）軟硬件設施基礎缺乏平衡性。各級單位對人事檔案信息化的建設進度和要求有所差異，所以不同單位的人事檔案信息化管理軟件開發程度所存在的差異極大。軟件開發互不干涉，所以可以通用的、規范化的管理軟件開發十分滯后；硬件上信息化所需要如掃描打印設備、網絡和計算機等設備，在先進程度上和齊全性上均有諸多缺陷。大部分單位仍采用的是手動模式輔助計算機的管理，軟硬件基礎缺乏牢固性，使人事檔案管理的信息化建設受到了嚴重限制。

（五）信息數據庫建設滯后。人事檔案信息數據庫涉及的內容較多，其中主要包括四種功能，即收集、整理、歸檔、查詢和傳遞。然而在數據庫建設的時候，存在不及時補充和更新數據的現象，同時有諸多的數據錯誤存在。由于人事檔案數據庫的建設滯后，導致信息數據不能得到有效共享，進而導致信息化水平差。人事檔案信息化過程中，本身便具有諸多的主觀因素和不可抗力，嚴重影響了其安全性，如信息保存的壽命、黑客和計算機病毒。此外，人事檔案信息和網絡建設的形式缺乏標準性、統一性和規范性，也導致數據庫建設較為滯后，網絡開放、推廣、共享率較差，檔案信息資源建設不能和數據庫建設保持同步，使人事檔案信息化的發展受到了嚴重制約。

三、新時期人事檔案信息化管理策略

人事檔案管理信息化建設是現階段檔案管理工作的必然趨勢，就現階段的人事檔案管理信息化工作所存在的問題，提出下述幾點有效措施：

（一）完善人事檔案信息化管理制度。人事檔案管理信息化制度的完善性，可以從制度上有效保障單位的人事檔案管理工作，因此各單位必須要對人事檔案管理信息化的相關制度進行完善，確保人事檔案管理工作的科學性和規范性，就檔案保存方式、檔案管理工作的規范性和檔案信息的真實性等展開統一要求，以免檔案在使用和管理的過程中出現問題，對檔案的利用效率造成影響。機關事業企業單位要立足于實際的人事檔案管理工作不斷完善制度，讓人事檔案信息化管理工作有相關規章制度為保證，為單位人事檔案管理工作的順利開展奠定堅實的基礎。

（二）打造高素質管理隊伍。檔案管理人員的能力直接決定了人事檔案管理水平，人事檔案管理人員要利用各種計算機技術、通信技術管理各種人事檔案資料，促進單位的良好發展。針對現階段實際情況來說，人事檔案管理人員的綜合能力水平低，特別是信息化意識缺乏，不能有效掌握信息技術，所以嚴重阻礙了人事檔案管理的信息化發展。在人事檔案管理中，為了將信息化管理順利實現，就必須加大對檔案管理人員的教育和培訓力度，一方面，應打造一支專業的檔案管理隊伍，引進更多專業人員使管理隊伍得到充實，還可以積極和高校展開合作，招聘一些綜合能力強的大學生充實檔案管理隊伍，使檔案人員的思維得到開發，創新檔案管理工作。另一方面，在日常工作中要加大對檔案管理人員的教育和培訓力度，特別是部分工作年限較長的檔案工作人員，傳統經濟模式的影響對他們的管理理念影響極大，所掌握的信息技術較少，難以順利開展人事檔案信息化管理。對此，要選擇某一固定時間培訓人事檔案管理人員，既要展開技能培養，同時還要培訓其職業道德素養，主要展開各種信息化技術和信息技術的教育、人事檔案管理人員的職業道德教育、使命感和責任感方面，促進人事檔案管理水平的提升。

（三）加強人事檔案信息化管理的安全意識。信息技術把更加快捷高效的方法和手段提供給了檔案管理，但也嚴重影響了檔案管理的安全性。現階段，部分單位在展開檔案信息化建設的過程中，缺乏安全意識，進而很容易導致檔案信息發生泄密和丟失，所造成的損失極大。同時很容易忽視保存電子文件方面存在的更新版本的不可識讀性和不兼容性，以及存儲材料和載體的易損毀問題，通常會丟失寶貴檔案信息資源。在管理的過程中，務必要認真研究人事檔案管理的相關政策，在嚴格界定各種信息資料密級的同時，把計算機的加密功能正確運用好，立足于使用權限系統的分類加密通用數據庫的數據，要把檔案資料的保密和利用的關系正確處理好，不僅要摒棄不思進取、克服求穩的保守觀念，同時還要避免隨意性強、不設界限的思想。此外，電子檔案對保存方式手段和保存環境具有很高的要求，管理人員要注意防病毒、防輻射、防高溫、防潮工作，大力研究檔案資料的安全性，把電子檔案的第一時間備份和維護工作做好，要對電子檔案和紙質檔案的關系進行認真處理，使檔案資料的完整性和安全性得到保證。

（四）加大基礎設施建設力度。電子計算機具有自動運算、邏輯判斷能力強、存貯信息強、精確度高和運算速度快等特點，在文件管理方面，借助計算機接收、借閱、查找和歸還文件，并對到期應銷毀的文件進行辨認等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理方面，借助計算機收集、編制、整理人事檔案，編制內容介紹、檢索工具和內目錄，還可以在庫房管理中運用，用在特殊的檔案工作項目中，如對大型索引進行編制，服務檔案的編制工作和檔案統計等工作。所以，首先要從硬件上對計算機進行配備，促進各類檔案館、網絡技術和檔案室計算機應用程度的提高，逐漸把檔案信息化水平提升。其次，要對局域網進行建設和完善，確保所有工作都網絡化，加大人事檔案的利用力度。

（五）構建人事檔案信息數據庫。由于人事檔案信息化管理較為復雜，需要確保人事檔案管理系統的先進性、高效性和科學性。第一，需要進一步強化基礎設施建設現代化，基礎設施是構建人事檔案信息數據庫的重要基礎，引進先進設備可以將檔案系統數據的傳輸速度提高，更好地錄入文字圖片等。第二，我們還要建立健全人事檔案信息數據庫，構建數據庫需要由統一的標準使不同區域和專業人力資源工程順利實現，數據庫內容有畢業院校、工作時間、加入時間、入何組織、單位代碼、姓名、出生年月、民族、性別、身份照號和編號等信息。構建數據庫既能促進數據利用效率提高，還能把重復性操作減少，確保結構更加完善和合理。第三，我們需要構建安全保密法規，在構建人事檔案信息數據量中安全保密問題占據著極為重要的位置，構建相應的法律法規可以為安全管理提供法律依據，使人事檔案信息化管理中的安全性得到保障。

四、結語

把新時期人事檔案管理工作做好，符合檔案管理工作改革的要求，同時也滿足了機關、事業、企業單位發展的需要，人力資源管理部門要充分認識到人事檔案信息化建設的重要性，按照人事檔案管理工作的客觀規律，充分借助網絡技術和計算機有效開發和利用人事檔案信息資源，加大檔案信息化管理力度，確保單位在人才聘用、職稱晉升和人才培養上有更加公正準確和完整的第一手資料作為保障。