大數據時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策

在當前大數據時代背景下，信息的使用與傳播打破了時間和空間限制，共享數據成為這個時代的主流。如何更加高效對流動人員人事檔案進行管理和使用，是時代對我們提出的新挑戰。

一、大數據時代對人事檔案管理工作提出新要求

Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）、Veracity（真實性）是大數據的5V特點。人事檔案需反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況。它包含的內容應是全面真實的。由此來看，人事檔案包含的信息正是一項符合大數據定義與特點的重要信息資產。

然而長期以來，流動人員人事檔案由于各種原因，完整性和全面性都未能做到盡善盡美。進入大數據時代，對數據人事檔案信息的完整性和真實性又提出了更高的要求。同時，傳統的檔案管理思路是重收集保存，輕查詢利用。而大數據時代要求對數據共享，收集的目的是更好地利用。

面對這種情況，山東省人社廳在2018年11月發布的《關于征求對〈山東省人力資源社會保障廳關于加快推進流動人員人事檔案信息化建設的實施意見〉修改意見的通知》中對我省流動人員人事檔案更是提出了具體要求。文中指出我們的工作目標是“利用3年左右時間，建成統一便捷的省級檔案管理服務信息系統，建設互聯互通的檔案管理服務運行平臺，建立規范完整的全省檔案基礎信息資源庫，推動檔案數字化進程，滿足檔案管理服務的信息管理、公共服務、宏觀決策等方面的要求。加快推進檔案管理服務領域“一次辦好”改革，積極配合全國檔案信息化建設進程，運用大數據等新技術打破檔案信息孤島，強化部門內外信息共享，推動系統聯動，“讓數據多跑路，群眾少跑腿”，提升檔案管理服務整體效能。

二、流動人員人事檔案管理工作出現的問題

《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》中明確規范了流動人員人事檔案范圍，具體包括：非公有制企業和社會組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關事業單位工作人員檔案；與企事業單位解除或終止勞動(聘用)關系人員的檔案；未就業的高校畢業生及中專畢業生的檔案；自費出國留學及其他因私出國(境)人員的檔案；外國企業常駐代表機構的中方雇員的檔案；自由職業或靈活就業人員的檔案；其他實行社會管理人員的檔案。從此定義中就可看出該部分檔案的一個主要特征就是流動性強。而長期以來，受實體檔案本身實物性質所限，各單位在辦理手續時只要使用檔案中的信息就必須進行實體檔案轉遞工作。因此，流動性強也就成了該部分檔案的一大特征。這部分人員檔案不僅流動性強，其流動方向也十分復雜，大致可分以下幾種：1.跨省市民營企業間轉移。2.體制外向體制內轉移。3.體制內向體制外轉移。4.在職職工檔案向失業部門轉移。5.失業職工檔案向企業轉移。6.民政部門檔案向人社部門轉移。7.教育部門向人社部門轉移。8.在職職工為辦理退休向社會保險部門轉移。這樣一來，該部分人員檔案就出現了以下幾個主要問題：

（一）檔案存放地分散，信息不共享。各部門辦理各類就業失業等相關手續時，為審查其提供信息的真實性，不得不進行實體檔案轉遞交接與保管。這導致流動人員檔案存放地分散，而跨地區跨行業的各存檔部門之間尚無信息共享條件，無法設立統一的檔案查詢平臺。流動人員往往需要跑許多部門才能查詢到自己的檔案存放地。

（二）部分實際檔案保管部門無法提供對外的檔案借查閱服務。由于歷史遺留問題，目前相當一部分數量的流動人員檔案并未能及時存放至有檔案管理資質的部門。而這些單位部門作為實際的檔案保管者，其保管的目的是為了自己單位使用檔案以方便相應手續的辦理，再加上他們并無檔案管理權限，不能對外開具相關證明。因此在其他部門需要檔案材料，或者檔案本人使用檔案材料時不能夠執行國家統一的借查閱程序，也不太愿意對其提供借查閱服務，這就導致流動人員檔案利用率低下。

（三）檔案信息資料收集困難，信息不完善。造成這種情況主要有3個原因：1.目前不少單位進行檔案的保管是為了方便自己單位內部使用，他們并不注重檔案材料的收集。2.大部分中小企業檔案管理意識不強。人力資源專員對檔案材料收集不夠重視，不能夠及時主動向檔案管理部門遞交該歸檔的材料。3.隨著網絡的發展，為方便群眾，許多就業、保險等手續均陸陸續續實施網絡辦理，并無紙質材料生成。而由于這些手續保密性要求，這些數據信息不能夠跨單位跨行業共享。在電子簽章尚未普及的情況下，這就導致了手續辦理完畢但卻無紙質材料生成，同時由于尚未普及電子檔案，生成的電子材料也無處歸檔。這嚴重影響了人事檔案的完整性。

（四）目前實體檔案的影像化、數字化程度較低，影響了使用效率。這主要是以下幾個原因造成的。1.相當一部分檔案未能存放在有資質的檔案管理部門。而實際的檔案存放部門在本質上是檔案的使用者，而不是管理者，因此他們不愿承擔其檔案標準化、電子化工作。2.流動人員本身流動性強，材料生成多，不能及時歸檔。流動人員檔案流動性強，在各檔案管理部門之間頻繁流動，但固定在一個部門的時間卻很短。而在現有物質設備下，檔案的標準化整理與電子化是需要時間的。因此各單位無法及時在短時間內對其信息實行電子化。

三、建議與設想

（一）初步實現檔案存放地信息的共享。要運用大數據等新技術，實現跨地區、跨行業、跨層級數據共享與交換，打破檔案信息孤島，打破行業單位間壁壘，建立統一檔案查詢平臺，初步實現檔案存放地信息的共享。為后期檔案規范存放、標準化整理做好基礎。

（二）積極處理歷史遺留問題產生的“問題檔案”。有些單位原來有檔案管理資質，現由于單位性質變動，檔案管理資質未能及時明確，但仍存有大量人事檔案。這部分檔案的后續管理和轉遞正面臨著極大的阻礙。需要對此部分檔案摸底排查，并根據實際情況制定措施進行移交或整理。

（三）明確規范非檔案管理部門對于檔案的使用原則。應禁止無檔案管理資質部門以各類理由向檔案本人要求提供整份檔案。明確其身份為使用者，而非管理者。

（四）加強對企業人事部門檔案管理知識的培訓。提高企業對人事檔案的重視程度，并督促各單位人力資源專員嚴格執行公共就業和人才機構制定的檔案材料收集制度。

（五）層層傳導，建立統一聯動的檔案調轉機制。從基層抓起，以市級為單位，建立統一的檔案調轉平臺，啟用電子簽章，簡化市內市級及各縣區間的檔案轉移手續，以此類推，逐步實現覆蓋全省、全國的聯動檔案調轉機制。

（六）加快實體檔案的規范整理與影像化進度。開展檔案基礎信息采集工作，建立部、省級集中的檔案基礎信息資源庫。參照《干部人事檔案數字化規范》，逐步建立統一規范的數字檔案資源庫。