人事檔案信息化管理模式對(duì)科研評(píng)審工作的意義

人事檔案主要是在常規(guī)管理活動(dòng)中形成真實(shí)材料，如教學(xué)、科研、行政管理等。人事檔案是科研機(jī)構(gòu)人員選拔、培養(yǎng)及人事調(diào)配的主要依據(jù)，具有突出的全面性、系統(tǒng)性、權(quán)威性、真實(shí)性特征。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，人事檔案信息化管理模式在科研評(píng)審工作中應(yīng)用范圍不斷拓展。因此，為保證人事檔案信息化管理效益，對(duì)科研評(píng)審工作中人事檔案信息化管理模式進(jìn)行適當(dāng)分析具有非常重要的意義。

一、人事檔案信息化管理模式對(duì)科研評(píng)審工作的意義

（一）簡(jiǎn)化科研評(píng)審流程。在科研評(píng)審過(guò)程中，參與評(píng)審人員需要多次提交論文、培訓(xùn)證書、獲獎(jiǎng)證書、科研項(xiàng)目參與證明等文件，整體科研評(píng)審流程較復(fù)雜。而利用人事檔案信息化管理模式，可以設(shè)置電子檔案管理模塊，對(duì)科研機(jī)構(gòu)人員流動(dòng)情況及工作情況進(jìn)行綜合分析，提高科研評(píng)審效率。

（二）保證科研評(píng)審公信力。2012年，我國(guó)政府開展了以科學(xué)學(xué)風(fēng)建設(shè)為主題的百位院士演講活動(dòng)。百位院士巡回演講活動(dòng)的開展，推動(dòng)了高等院校學(xué)術(shù)誠(chéng)信機(jī)制的建設(shè)步伐。而通過(guò)開展人事檔案信息化服務(wù)，可提高科研機(jī)構(gòu)人員信息公開透明程度，為公眾參與評(píng)審提供有效的渠道，避免科研投機(jī)造假現(xiàn)象發(fā)生。

（三）降低科研評(píng)審資源損耗。節(jié)能環(huán)保是我國(guó)政府對(duì)科研評(píng)審工作提出的最新要求。而千人計(jì)劃、百人計(jì)劃、杰出青年科技等一系列計(jì)劃的提出，促使科研評(píng)審人員需要審閱大批材料。此時(shí)利用人事檔案信息化管理模式，可以降低參與評(píng)審科研人員提交資料的概率。在提高科研評(píng)審效率的同時(shí)，也可以降低科研評(píng)審資源損耗。

二、科研機(jī)構(gòu)人事檔案信息化管理模式構(gòu)建原則

在人事檔案信息化管理模式構(gòu)建過(guò)程中，科研機(jī)構(gòu)需要遵循服務(wù)性原則及與時(shí)俱進(jìn)的原則，保證人事檔案信息化管理模式與科研評(píng)審事務(wù)相適應(yīng)。一方面，作為整體檔案的一個(gè)分支，服務(wù)性原則是人事檔案的基本原則。人事檔案管理人員需要嚴(yán)格遵循以人為本的原則，面對(duì)整體科研團(tuán)隊(duì)，制定合理的信息化服務(wù)規(guī)則，保證人事檔案信息化管理的公平性。

另一方面，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的進(jìn)程中，人事檔案管理人員需要遵循與時(shí)俱進(jìn)原則，不斷轉(zhuǎn)變?nèi)耸鹿芾硭悸罚瑸槿耸聶n案信息化管理效果不斷提升提供依據(jù)。

三、基于科研評(píng)審的檔案信息化管理模式構(gòu)建

（一）挖掘信息化管理資源。首先，為推進(jìn)科研評(píng)審人事檔案工作個(gè)性化建設(shè)，科研評(píng)審機(jī)構(gòu)主要管理人員、檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。以人事檔案信息化建設(shè)為核心，將人事檔案信息化建設(shè)與管理納入人事制度改革體系中，逐步構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。其次，為保證科研評(píng)審工作順利開展，科研機(jī)構(gòu)管理人員可依托現(xiàn)有人事檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，以省委組織部研發(fā)的干部檔案目錄管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，將科研單位工作卡涉及的個(gè)人照片、工作證號(hào)、任免情況、目錄信息等基礎(chǔ)信息進(jìn)行有機(jī)整合。同時(shí)利用現(xiàn)有人事檔案與職稱、工作時(shí)間、薪資待遇相關(guān)的信息進(jìn)行有機(jī)整合。并依據(jù)最新人事變化信息，調(diào)整人事檔案信息化管理模式，保證科研評(píng)審內(nèi)部人員信息可控，避免人事檔案、人員分離情況的發(fā)生。最后，為保證人事檔案信息化管理數(shù)據(jù)的有效挖掘，人事檔案管理人員可選擇合理的檔案管理軟件，如GD2010檔案管理系統(tǒng)。GD2010檔案管理系統(tǒng)可綜合開展收發(fā)文、日常文書管理、事業(yè)管理、歸納管理等工作，具有檢索速率高、操作便捷、可編輯、檢索頁(yè)面豐富、數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定性高等優(yōu)良特點(diǎn)。通過(guò)檔案管理軟件在科研機(jī)構(gòu)人事檔案信息化管理中的應(yīng)用，可以進(jìn)一步完善材料收集體系，為打印、登記、檢索、匯集、修改、收集、整理等工作同步開展提供依據(jù)。此外，為保證最終人事檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性，在電子類人事檔案建設(shè)期間，科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理人員可將其與紙質(zhì)類文件進(jìn)行對(duì)比分析。

（二）豐富信息化管理內(nèi)容。人事檔案是科研機(jī)構(gòu)科研人員成就的主要評(píng)測(cè)依據(jù)。因此，針對(duì)現(xiàn)階段人事檔案信息收集難度大、個(gè)性化信息缺失的情況，科研評(píng)審人員可利用信息化技術(shù)，構(gòu)建完善的科研機(jī)構(gòu)人員獎(jiǎng)勵(lì)登記系統(tǒng)。鼓勵(lì)內(nèi)部人員在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端自行填寫自身獎(jiǎng)勵(lì)及榮譽(yù)信息，豐富人事檔案獎(jiǎng)勵(lì)管理?xiàng)l目。其次，從科研評(píng)審檔案管理層面進(jìn)行分析，信息化人事檔案管理平臺(tái)的運(yùn)行，為內(nèi)部個(gè)性化科研人事信息的錄入提供了依據(jù)。因此，在人事檔案信息化管理模式運(yùn)行期間，相關(guān)人員可將以人為本作為信息數(shù)據(jù)收集原則。從信息數(shù)據(jù)、實(shí)體數(shù)據(jù)兩個(gè)方面，逐步提升豐富信息化管理內(nèi)容。同時(shí)以科研人員工作機(jī)構(gòu)為收集重點(diǎn)，綜合分析科研人員科研、工作情況，拓展人事檔案信息化數(shù)據(jù)展示空間。結(jié)合安全權(quán)限的設(shè)置，可避免惡意攻擊對(duì)人事檔案信息化數(shù)據(jù)公正合法性的不利影響。再次，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)具有涉及環(huán)節(jié)多、耗時(shí)長(zhǎng)等特點(diǎn)。因此，為保證人事檔案信息化管理工作順利開展，科研機(jī)構(gòu)可依據(jù)現(xiàn)有在職職工及退休職工人數(shù)，設(shè)定合理的數(shù)據(jù)庫(kù)管理規(guī)模。同時(shí)組建專門的科研機(jī)構(gòu)人事檔案信息化建設(shè)小組，由科研機(jī)構(gòu)主要管理人員擔(dān)任小組領(lǐng)導(dǎo)。在小組領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，對(duì)各模塊人力資源、進(jìn)度及建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行協(xié)調(diào)分析。需要注意的是，在科研機(jī)構(gòu)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)期間，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)錄入基礎(chǔ)、關(guān)鍵信息進(jìn)行重復(fù)多次核對(duì)。整體核對(duì)次數(shù)應(yīng)在四次以上，避免數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤對(duì)整體科研團(tuán)隊(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的不利影響。最后，在科研機(jī)構(gòu)人事檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行期間，若內(nèi)部科研人員出現(xiàn)變化，如職稱評(píng)定、學(xué)歷提升等。科研管理人員可及時(shí)進(jìn)行相關(guān)信息更新。并依據(jù)紙質(zhì)文檔歸檔模式，在GD2010檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)置計(jì)算機(jī)輔助檔案管理模塊。同時(shí)針對(duì)科研評(píng)審需求差異變化，合理設(shè)置電子類人事檔案信息，為紙質(zhì)文件、電子類文件管理工作順利開展提供依據(jù)。

（三）彌補(bǔ)信息化管理漏洞。一方面，基于人事檔案信息重復(fù)度高、耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、基數(shù)大的特點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理人員可依據(jù)基礎(chǔ)人事檔案信息分類規(guī)律，深入分析人事檔案基本信息變化趨勢(shì)。并制定基于查漏補(bǔ)缺的目錄表格。同時(shí)定期對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理目錄與前期人事檔案信息進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人事檔案信息缺失條目。并利用人事檔案管理信息系統(tǒng)模塊功能，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行模糊對(duì)比。同時(shí)完善對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)管控模塊，保證后期信息化管理工作順利開展。另一方面，電子文件運(yùn)行設(shè)備、環(huán)境記錄對(duì)后續(xù)電子文件應(yīng)用具有一定的影響。因此，在電子類人事檔案文件保管過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)綜合考慮電子文件存儲(chǔ)載體、信息軟件技術(shù)、硬件技術(shù)動(dòng)態(tài)發(fā)展因素，定期進(jìn)行機(jī)讀測(cè)試，保證信息可閱讀性能。同時(shí)為避免軟件技術(shù)或硬件技術(shù)變化對(duì)電子文件格式的影響，基于電子文件制作便捷、信息可修改性，相關(guān)人員可從保管方式、檢索流程、保管要求、利用渠道等方面，明確電子類人事檔案文件保管期限。并合理設(shè)定電子類人事檔案保管方式。此外，針對(duì)以化學(xué)磁性材料為主要載體的電子類人事檔案文件，人事檔案管理人員可定期對(duì)內(nèi)部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行復(fù)制，避免化學(xué)磁性減弱對(duì)后期人事信息利用的不利影響。

四、總結(jié)

綜上所述，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，人事檔案為科研人員、社會(huì)管理提供了有效的聯(lián)系渠道。因此，依據(jù)我黨對(duì)科研人事檔案信息化建設(shè)的要求，相關(guān)部門應(yīng)以國(guó)家信息化建設(shè)目標(biāo)為依據(jù)，沿區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展線路，深入挖掘檔案信息化管理信息。同時(shí)以檔案管理建設(shè)為基礎(chǔ)，豐富人事檔案信息化管理內(nèi)容，彌補(bǔ)檔案信息化管理漏洞，進(jìn)一步簡(jiǎn)化科研評(píng)審流程，為科研評(píng)審工作效率的提升提供依據(jù)。