新形勢下如何全面提升辦公室管理工作

文/國投白銀風電有限公司 王笑宇

一、辦公室管理工作概述

不論是政府機關，還是企事業單位，“辦公室工作無小事”“細節決定成敗”等這些耳熟能詳的話語，時刻在提醒我們辦公室工作的重要性。作為政府機關、企事業單位最重要的一個職能部門，辦公室就猶如“大管家”一樣，發揮著承上啟下、內外溝通、綜合管理、后勤保障等一系列職能。高效、準確、及時已成為辦公室工作最主要的特點。在日新月異的今天，如何實現辦公室工作的全面提升，提高辦公效率和辦公質量，已成為電力企業改革轉型的重要目標之一。

二、現階段辦公室工作的現狀分析

辦公室作為企事業單位核心部門，主要包括會議行政、后勤保障、檔案管理、內外協調、信息宣傳等工作。它的主要特點是工作面涉及范圍很廣，事情瑣碎繁雜，對人員綜合素質要求較高。但在實際的工作當中，很多辦公室人員出現由于諸多因素，或多或少的出現了按部就班、狀態欠佳、效率低下等問題。究其原因，主要表現在以下三個方面：

（一）人員責任感不強，思想定位不準。目前，很多企業辦公室人員配置不齊，多數員工身兼多職，工作壓力大，久而久之會導致員工工作熱情喪失，難以激發員工的工作熱情。因為工作多、壓力大，多數員工沒有時間去思考，去反思工作中遇到的問題，而是領導安排什么就做什么，工作流于形式，從來不多問幾個為什么。在工作中越到困難，拿不出解決困難的方法，而是直接向領導匯報，或者半途而廢。同時，多數辦公室員工年齡趨于年輕化，工作經驗較為缺乏，責任感、使命感不夠強，只注意自己眼前的“一畝三分田”，在團結同事、協同工作方面還有很大的差距，這就容易導致辦公室工作效率不高，難以有很好的起色。

（二）專業素質和綜合能力欠佳。辦公室工作作為企業的“大管家”，員工需要具備較強的專業素質和溝通技能。辦公室工作涉及面較廣，要求人員的信息量大、知識化程度高。因為對于辦公室工作的人員，除了需要具備專業的基礎知識外，還需要多看、多聽、多學，努力提高自身的專業技能和綜合素質。但就目前而言，多數企業的辦公室人員專業素質不高，綜合溝通能力欠佳，不能主動地去處理一些突發情況，而是被動聽從領導安排，這就很容易導致很多工作無法順利展開，耽誤企業自身的發展。

（三）管理制度不完善，缺乏人員激勵機制。目前，傳統的電力企業未建立一套行之有效的激勵機制，部分企業甚至存在的一把手任人唯親、“一言堂”的情況，致使有能力、有經驗的人員對工作缺乏熱情，沒有做到人盡其才。即使部分企業有一定的激勵機制，也沒有統一的獎懲標準，致使制度成為一種擺設，不能真正的發揮激勵作用。而有的企業獎勵形式過于單一，對于效益好的單位，只注重物質獎勵，忽視精神獎勵。對于效益一般或不好的單位，領導只是口頭表揚，沒有物質獎勵作為基礎，使得獎勵成為一句空話。

三、解決的措施

（一）提升員工工作責任感，明確崗位職責。首先，作為辦公室員工，要具備強烈的責任感，要有一種與時俱進、誰與爭鋒、大膽創新的思維模式，對自己的工作要站在更高的角度去思考，要有預見性地為后續工作的開展提供可靠保證。其次，要制定明確的崗位設置和職責分工，科學地進行人力資源配置，做到人盡其才，“把合適的人放在合適的崗位上去”，使得配置的人員可以最大化地發揮自身的特點。

（二）提升人員專業素質和綜合能力。辦公室的工作復雜、瑣碎、重復，這就要求人員一定要有較高的專業素質和較強的綜合能力。一是要不斷地進行學習，自我充電。明確自己的薄弱環節，在學習中不斷思考、不斷探索，勤于思考，舉一反三。二是要善于感悟。通過學習，悟出其中的道理、真諦。會站在更高的地方思考問題，眼光也會放的更加長遠。三是要學會團結協作。學會把自己融入集體中，有強烈的團隊意識，不看重一點一滴的得失，做到腳踏實地，用自己的付出和業績證明自己的能力，實現自己的人生價值。

（三）建立健全獎罰機制，建立企業文化。古人云：“無規矩不成方圓。”在新的市場競爭環境下，企業要想健康穩定的向前發展，首先要建立一套有效、可行的績效考核機制，充分發揮績效考核的導向、監督、激勵和處罰作用，進一步激發員工的工作熱情，提高工作效率。通過企業文化建設，可以增強員工對企業的認同感和忠誠感，增強員工自信心，實現企業文化和經濟效益的全面結合和健康發展。

四、結束語

電力作為國民經濟的基礎產業，在我們平常人的生活中發揮著不可替代的作用。近些年，由于電力產能的不斷提高與電網建設的不配套，導致部分地區的電力產能出現過剩情況，因此也導致電力企業之間的不斷競爭。作為電力企業辦公室，只有適應當前的新形勢、新環境。摒棄一些舊觀念的束縛，在工作思路上不斷創新，工作方法上不斷完善，吸取教訓，總結經驗，逐步提升辦公室的綜合管理能力，朝著可持續的方向努力發展壯大，才能在日趨激烈的競爭環境中立于不敗之地。