高校二級學院辦公室主任應具備的能力和素養

文/沈陽體育學院 谷鳳娟

高校二級學院辦公室作為學院的中心樞紐和綜合管理部門，承擔著管理政務、處理事務、搞好服務的重任。辦公室工作的質量和效率直接影響著二級學院各個層面的工作開展。辦公室主任作為辦公室的管理者，其自身能力和素養對于發揮辦公室職能作用和提高辦公效率有著至關重要的作用。辦公室主任應在工作實踐中，注重自身能力培養，提升素養，提高辦公室工作水平。

一、高校二級學院辦公室主任應培養的四種能力

（一）管理能力。二級學院辦公室工作任務錯綜復雜，要通過加強制度建設，推進規范化管理。首先要深入貫徹落實校院兩級現有的各項規章制度，按規辦事。同時要強化辦公室內部管理，就印章使用、會議室管理、公文處理、檔案管理、固定資產管理等常規工作建章立制，科學管理。明確二級學院辦公室人員崗位職責，劃分崗位權責，合理分工，積極規范工作人員行為，強化辦公室凝聚力，使辦公室各項工作正常運轉。

（二）協調能力。二級學院辦公室是一個綜合協調部門，既要把學校下達的任務傳達給二級學院領導、師生，又要把師生的意見反饋給學校，還要協調好各教研室之間、職能部門之間、校企合作之間的關系。在協調工作中，經常會遇到工作推進有難度、有障礙的情況，這就要求辦公室主任樹立大局意識，藝術地進行溝通，善于從錯綜復雜的矛盾中理出頭緒、抓住要害。既堅持原則，又要盡可能既照顧到方方面面，有效化解矛盾，推進各項工作有序開展。

（三）參謀能力。發揮參謀助手作用，是二級學院辦公室的一項重要職責。辦公室主任要努力使自己在知識、能力、思想等方面適應領導的工作需求，努力保持與領導的“思維共振”。在學院編制工作計劃、師資隊伍建設規劃、財務預算等重大事宜上，辦公室主任要超前謀劃，做好調研和信息收集工作，梳理思路，為領導決策提供切實有效的參考資料。決策一旦形成，要不折不扣落實，及時向領導反饋落實進程。

（四）服務能力。高校二級學院辦公室是一個綜合服務部門，各項具體工作通過服務形式表現出來。首先是為領導做好服務工作，讓領導從瑣碎的事務中解脫出來，有更多的精力思考長遠工作。同時要為學院各職能部門做好服務工作，加強溝通，密切配合，及時上報各類信息、材料。二級學院在日常工作中，應為本院師生做好服務工作，如為教師安排好職稱評審、年終考核、科研業績、教學評比、辦公用品保障等，為學生加蓋印章、出具證明等，凡事要做到細心熱心，真誠服務。

二、高校二級學院辦公室主任應具備的四種素養

（一）政治素養。作為二級學院辦公室主任，首先應具有良好的政治修養和高尚的道德情操。辦公室主任要牢固樹立大局意識，責任意識，要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入學習貫徹黨的十九大精神，不斷提升政治素養。辦公室主任還要有一定的政策水平，了解國家和黨的大政方針，了解高等教育發展的形勢和規律，了解和掌握本校的規章制度和政策規定，在傳達和落實工作中，有效執行各項政策和規定，扎實做好每項工作。

（二）學習素養。辦公室主任只有不斷學習，提升能力，才能跟所服務的師生隊伍在一定程度上匹配，實現高效管理和服務。首先要學習國家大政方針、時事政治等，提高理論素養。其次要學習掌握學校的各項基本政策，按規辦事。要學習掌握二級學院師資隊伍建設、學科建設、教學和學生基本概況等基本信息。要學習行政管理、公文寫作、檔案管理等方面的業務知識，日積月累，厚積薄發。

（三）信息素養。辦公室主任應在實際工作中不斷提高現代辦公能力。要熟練掌握OA辦公系統的應用，還可利用QQ、微信等輔助通知。要熟練掌握現代化信息處理手段，做好數據處理、資料統計、信息收集等工作。辦公室主任應掌握一定計算機應用知識，對辦公人員文檔處理過程中遇到的排版、格式問題及時指導；對領導日常辦公中遇到電腦信息方面問題及時處理。辦公室主任掌握一定的軟件使用知識會提高效率，如教師年終考核計算分值，打分項目多，使用計算器煩瑣易錯，如能使用Excel表計算公式運算則快捷準確。

（四）創新素養。在高校教育管理體制不斷深化改革的形勢下，二級學院辦公室主任應積極探索辦公室工作的新思路、新途徑，更好地為學院中心工作服務。辦公室作為綜合部門，有時一個小小的創新舉措，就會給師生帶來意想不到的方便。如在本科教學水平評估工作中，需二級學院按照評估指標提供數據，并無具體要求，如果將上級文件直接轉發，教師不明晰具體提供什么，格式也不統一。這時，辦公室主任就要進行創新思考，如針對評估的師資隊伍建設一項，可以設計出表格，標明姓名、學歷、職稱、年齡、專業、教學科研等要素，再據此衍生出年齡結構、學緣結構、職稱結構等數據。這樣創新性地落實文件，方便提供和整理，保證材料有效度。

三、結語

高校二級學院辦公室主任應注重各項基本素質的提升和能力培養，不斷提高自身工作水平，進而帶動整個辦公室團隊工作能力的提升，促進辦公室管理工作的規范化、科學化，保證學院各項工作高效有序地開展。