醫(yī)院中層干部人事檔案管理的問題及對策

文/廣州新海醫(yī)院 侯慧芬

因為事關中層干部人員的個人隱私，而且其人事調動也最為頻繁，所以筆者認為，醫(yī)院中層干部人事檔案是目前醫(yī)院所有檔案信息中最值得注意的部分。同時醫(yī)院中層干部人事檔案管理對提高醫(yī)院的人事管理質量、增強醫(yī)院對中層干部的信息保護工作十分重要，更為醫(yī)院完善整體的管理體系增磚添瓦。當下，醫(yī)院中層干部人事檔案管理仍存在很多問題，具體分析這些問題并對癥下藥，才能從根本上解決這些問題，從而全面提升人事檔案管理水平。

一、醫(yī)院中層干部人事檔案管理存在的問題

（一）紙質檔案保存易出問題。紙質檔案相比于電子檔案，還是有其特點和作用的，所以現(xiàn)在醫(yī)院中也有一定量的紙質檔案，中層干部人事檔案的部分內容也包含其中，但是紙質檔案的弊端也非常明顯，那就是在保存過程中容易蟲蛀霉變，既不防火也不防水。

（二）檔案信息未能實現(xiàn)及時更新。中層干部檔案資料中有些內容會出現(xiàn)變動，但是有些資料因為長久不用，根本沒有及時更新，這就導致這些檔案信息成為錯誤信息或是無用信息，會對檔案管理工作產生一定的影響。

（三）電子檔案管理系統(tǒng)仍需升級。電子檔案管理系統(tǒng)在病毒防護、系統(tǒng)功能等方面還存在一定的問題。比如五六年前開發(fā)的電子檔案管理系統(tǒng)，到現(xiàn)在還未能更新，有些功能就已經不能滿足當前檔案管理工作的需要，有時候系統(tǒng)的不穩(wěn)定性還會直接影響正常的檔案管理工作。

（四）檔案的調閱、歸還流程尚不嚴密。當下，檔案的調閱、歸還流程中還缺少必要的證明和監(jiān)督環(huán)節(jié)，一旦出現(xiàn)重要的資料在調閱、歸還的過程中產生缺頁、破損等情況，沒有相關證明，在追責和處理問題的時候就會多走很多彎路，嚴重影響工作效率，同時也會對檔案信息的安全產生重大威脅。

二、醫(yī)院中層干部人事檔案管理的對策

（一）進一步強化紙質檔案保存措施。1.加入防火、防水設備。目前，醫(yī)院中層干部人事檔案的安全管理措施并不到位，有些非常重要的檔案材料（中層干部的個人信息、獲獎履歷、勞務合同等）都被簡單放入柜子里鎖起來，一旦遇到火災水災，難保這些檔案材料不受損害。所以醫(yī)院檔案管理辦公室要對檔案保存的地方進行防火防水處理。2.及時清理，防止蟲蛀霉變。有些中層干部人事當時因為常年不動，已經嚴重積灰，極易出現(xiàn)蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員，必須要及時清理這些重要檔案，及時噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑，同時要定期把檔案拿出來曬一曬，防止其出現(xiàn)霉變。以上這些措施都是檔案管理員必須要掌握的。

（二）定期更新人事檔案信息。1.讓中層干部定期填寫最新的檔案信息。中層干部的某些信息，例如家庭住址、手機號碼等都是可以變換的，為保證其檔案信息的真實性，醫(yī)院必須讓每名中層干部定期填寫最新的檔案信息，重點關注那些常變動的信息，如上述提到的家庭住址和手機號碼。2.必須修改超過年限的檔案信息。有些檔案信息由于長期封存，已經超過了保存年限，對于這些檔案信息，檔案員不能一刀切地把它們全部都處理掉，而是需要重新修訂一些比較重要的檔案信息，如果在修訂過程中發(fā)現(xiàn)有信息不符的地方，一定要及時詢問本人弄清楚信息，這樣才不會讓珍貴的檔案信息資源白白流失。

（三）完善電子檔案管理手段。1.開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機APP。電子檔案管理系統(tǒng)通常都是PC版，但是隨著智能手機的大面積推廣和普及，醫(yī)院作為電子檔案管理系統(tǒng)的擁有者和使用者，必須要緊跟時代潮流，積極與軟件企業(yè)合作開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機APP，這樣既可以方便檔案管理員的工作，又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險”，一舉兩得。2.加強系統(tǒng)安全保護，防止病毒入侵。醫(yī)院中層干部人事檔案信息非常珍貴，這也會引起網絡黑客的注意，為避免這些重要的資料遭遇黑手，醫(yī)院必須要協(xié)同網絡管理部門加強對系統(tǒng)的安全保護工作，通過訂購專業(yè)的防病毒軟件、防火墻、建立內外網隔離系統(tǒng)等方式防止病毒入侵。

（四）優(yōu)化檔案調閱、歸還流程。1.檔案調閱、歸還時手續(xù)需齊全且有現(xiàn)場錄像。檔案的調閱、歸還工作單靠人去監(jiān)督是萬萬不行的，必須要有程序和證據的保障。首先，檔案調閱、歸還時都必須走正規(guī)手續(xù)，不能出現(xiàn)人來了就拿，拿了就走，歸還無定期，他人代替歸還等情況。其次，檔案調閱、歸還都必須有錄像取證，確保責任到人，不留紕漏。2.檔案調閱、歸還需至少有兩名以上的人員同時管理。檔案調閱、歸還工作必須還要有人經手和處理，為保證共工作人員不出現(xiàn)程序上的問題，醫(yī)院必須保證至少有兩名以上的人員同時管理相關的檔案資料，這樣可以起到相互監(jiān)督、相互佐證的作用，盡最大可能避免程序上所出現(xiàn)的任何問題。

三、結束語

綜上所述，本文分析了醫(yī)院中層干部人事檔案管理的問題以及相關的解決對策，中層干部人事檔案管理工作需要從紙質檔案保存、檔案信息維護、電子檔案管理升級以及優(yōu)化檔案調閱、歸還流程四個方面進行，多管齊下，從而使人事檔案管理工作邁上新臺階。