實現辦公室行政管理精細化的思路與對策

文/西北大學 郭文

辦公室作為管理活動的重要場所，要以科學管理為基礎，精準辦公，降低管理成本，使辦公效率得到提高。實行辦公室行政管理精細化的管理方法可以加快企業實現科學管理，從而提高辦公室效率。

一、現代辦公室管理中存在的問題

企業的綜合管理部門每個月都會接到種種投訴，細節問題的投訴占有很大比例，比如說辦公室里傳真電話經常無人接聽，或者被經常占線，辦公室邊邊角角隨處可見的紙屑，辦公設備總是出現故障，每次都是需要領導催促才能解決問題，這些問題都是辦公室行政管理沒有實施精細化管理所形成的。

二、辦公室問題原因分析

（一）辦公室缺乏明確管理目標。很多單位的管理目標和績效考核體系不明確，員工崗位職責與責任目標不掛鉤，所以遇到問題的時候相互推卸責任。另外單位管理目的不科學，公司考核制度具有控制功能，但有些員工缺乏對單位的歸屬感，從而一些問題出現的時候，員工之間相互推卸責任。

（二）缺乏科學的量化手段。辦公室管理效率低化的主因是缺乏科學的量化手段。員工在日常工作中沒有將工作內容具體量化，往往“重績效，輕品德”。另外，單位在崗位考核中考核指標與員工工作內容脫節，甚至會出現不同崗位的員工用相同的考核標準，在某種程度對員工造成了誤導。單位設立量化指標過程時，并沒有考慮實踐操作性，導致有些部門對待月效考核時持敷衍的態度，所以在年終考核時沒有重要參考依據。

三、行政管理的精細化思路

（一）管理項目精細化。在傳統辦公室行政管理理念下，單位員工總是以自我為中心，整個行政管理工作缺乏一定的連續性，不能有效發揮辦公室的各方面職能性能。精細化管理以科學管理為前提，加強辦公室行政管理人員自身職責提高辦公室行政效率，使企業穩定持續發展。

（二）管理理念精細化。在各大先進企業中，最先采用精細化管理模式的一般在企業的生產車間。實施辦公室行政管理精細化有十分重要的價值，一名合格的企業員工要認識到行政管理精細化有獨特的作用，對日常辦公室工作科學合理調整，將精細化的管理理念融入辦公室的行政管理當中。

（三）團隊合作意識的精細化。眾人拾柴火焰高是很多員工明白、了解的團隊合作理念，這也明確了團隊合作的重要意義。在辦公室行政管理理念中，只靠個人力量不可能完成重大的工作任務。通過團隊成員相互支持、合作，不僅能把自己工作做好，也在很大程度上提高了辦公室工作效率。實現辦公室行政管理精細化需要有強大的合作意識，促進大家在日常工作中將所有力量凝聚在一起。這樣才可以發揮辦公室行政管理作用，把辦公室行政管理的重要價值體現出來。

四、實現辦公室行政管理精細化的對策

（一）建設企業文化。每一個企業都有自己的企業文化，它是整個公司發展道路上的靈魂。從小的細節來講，一般有經驗的領導非常了解下屬的工作風格和特點，對于他們經常出現的問題十分了解。當前應該在企業中提倡“放大抓小”的理念，也就是說從細節上顯示管理效果，可以有利提高效益。“放大”指單位的管理層應全部放開下屬員工職責范圍內的事情。例如，業務部門經營方針開展市場業務的洽談和宣傳推廣，單位高層可以與下屬共同商量，讓下屬放手大膽地工作，并讓他們自己做好督促檢查。

（二）加強制度化管理手段。“無規矩不成方圓”，想達到辦公室行政管理精細化的效果，企業需要制定激勵和約束制度。單位在辦公室日常的管理工作中，需要制定嚴格的內部管理制度來確保辦公室管理的精細化，在日常工作生活中規范員工行為。例如，員工參加單位會務工作的時候，先寫明會議的目的、內容，再申請會議的場地。工作進行前，先對工作流程進行總結，并細化整理，為今后類似工作的開展提供參考。

（三）全面提高員工的素質。精細化管理是對員工職業化的要求，讓員工把提高職業素質和技能固化到工作習慣上。所以，實現辦公室行政管理的精細化，必須培養出合格的職業員工，通過人才職業化實現流程的標準化精細化。例如，辦公室在制定《月度工作計劃》中，把辦公室各個領域的工作精細化，明確每位員工的任務，從而使工作績效一目了然。

（四）深化精細化管理。細節中創新，辦公室行政管理精細的過程要將規范性和創新性相結合。規范是精細的重要表現形式，創新來源于精細，企業的成功離不開規范和創新。例如，很多企業尋求創新的時候，不管是技術還是管理創新，喜好貪大求全，缺乏耐心和細心。相反，海爾集團總裁張瑞敏說過：“創新不等于高新，創新存在與企業的每一個細節之中。”

五、結束語

辦公室日常工作內容多，員工責任重大，如果處理不好辦公室細節問題，就會出現一系列的事情，甚至影響企業未來的持續發展。辦公室行政管理要想實現科學管理，必須要在管理上做到精細化，從而帶動企業的持續發展。