服務(wù)創(chuàng)新視野下唐山衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案信息化研究

文/唐山市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)綜合監(jiān)督執(zhí)法局 張凈

隨著“健康中國(guó)”理念的逐步推進(jìn)，唐山市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督事業(yè)也開(kāi)始向著更深、更廣的方向發(fā)展，而做好衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督執(zhí)法工作是促進(jìn)健康中國(guó)理念進(jìn)一步深入、促進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生行業(yè)進(jìn)一步改革的關(guān)鍵。在綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)中，執(zhí)法檔案的管理是較為重要的部分，其信息化發(fā)展和完善是促進(jìn)衛(wèi)監(jiān)機(jī)構(gòu)健康發(fā)展的關(guān)鍵，因此，有必要站在服務(wù)創(chuàng)新的角度來(lái)對(duì)其檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究，這也正是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然。

一、唐山市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀

唐山市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理通常處于相對(duì)弱勢(shì)的地位，雖然自黨的十九大以來(lái)機(jī)構(gòu)將檔案管理工作放在了更為重要的地位，但在實(shí)際情況中，檔案管理工作基本以分散管理模式為主。

（一）分散管理模式。現(xiàn)階段，分散管理模式是衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案的主要管理形式，這種形式主要是將檔案相關(guān)資料以科室為基本單元進(jìn)行管理，分散性質(zhì)較為明顯。而隨著行政執(zhí)法全過(guò)程記錄攤開(kāi)模式的逐步實(shí)施，使得影音資料分別由各個(gè)科室保存，那么就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)檔案在使用的過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，且使用不方便，無(wú)法有效實(shí)施檔案的“服務(wù)職能”。

（二）檔案管理電子化。雖然檔案管理多數(shù)還使用分散的管理模式，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)也已經(jīng)開(kāi)始實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化辦公，很多執(zhí)法檔案都已經(jīng)開(kāi)始逐漸電子化發(fā)展，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與影音原版進(jìn)行保存，同時(shí)將其轉(zhuǎn)成電子版，并對(duì)其進(jìn)行有效保存。與此同時(shí)，在線監(jiān)測(cè)設(shè)備、電子防磁柜也逐漸在檔案管理過(guò)程中得到廣泛應(yīng)用，為相關(guān)人員提供更好的借閱服務(wù)。

二、唐山市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案管理信息化建設(shè)

基于上述情況可知，雖然傳統(tǒng)的管理模式依然在檔案管理工作中存在，但是網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展也為檔案管理工作帶來(lái)了直接的影響。因此，唐山市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)要以服務(wù)創(chuàng)新為基石，進(jìn)一步加強(qiáng)執(zhí)法檔案管理的信息化建設(shè)。

（一）檔案管理信息化建設(shè)的高層規(guī)劃。檔案管理的信息化建設(shè)需要以由上至下、由高至低、循序漸進(jìn)的方式展開(kāi)，并從不同的角度來(lái)進(jìn)行規(guī)劃和綜合考慮，如：行政執(zhí)法角度、共享利用角度等。高層及上級(jí)部門應(yīng)當(dāng)要對(duì)檔案管理的內(nèi)容、共享方式以及管理方式等方面加以重視，構(gòu)建檔案信息共享機(jī)制，這樣不僅能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)展開(kāi)檔案信息化管理工作，同時(shí)也能夠通過(guò)數(shù)據(jù)信息的共享來(lái)加強(qiáng)服務(wù)工作，促進(jìn)檔案作用的有效發(fā)揮。

（二）檔案管理信息化建設(shè)。在服務(wù)創(chuàng)新的背景下，檔案管理信息化建設(shè)的根本目標(biāo)是能夠?yàn)橄嚓P(guān)需要的人提供更加便捷的服務(wù)。因此，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)要采取綜合模式來(lái)促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。第一，當(dāng)源文件產(chǎn)生后，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)要將紙質(zhì)檔案以及電子檔案統(tǒng)一交給檔案室管理，這樣可以避免不同部門之間聯(lián)系不緊密而導(dǎo)致檔案使用時(shí)出現(xiàn)不便捷的情況。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)要借助百度云、云空間等將資料備份，同時(shí)做好多重加密處理，這樣可以避免檔案文件的丟失、盜竊等。第二，在檔案收集的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行檔案的立卷，并保證配套裝具的標(biāo)準(zhǔn)化，還應(yīng)當(dāng)要有軟件系統(tǒng)以及硬件的有效支持，再輔以高素質(zhì)的管理人員，在所有軟件和硬件設(shè)施都較為齊全的情況下，才能夠加快檔案管理的信息化建設(shè)。

（三）檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，雖然設(shè)施、軟件等都已經(jīng)完成了信息化，如果沒(méi)有高素質(zhì)的人才隊(duì)伍作為支持，就會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)失去了“主心骨”。因此，加強(qiáng)檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)是必要的。第一，對(duì)于骨干管理人員來(lái)說(shuō)，其管理能力較為豐富，因此，需要培養(yǎng)其計(jì)算機(jī)操作能力、網(wǎng)絡(luò)操作能力等信息化技術(shù)，定期展開(kāi)技能培訓(xùn)。第二，對(duì)于剛?cè)肼殘?chǎng)的新人來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)要對(duì)其管理能力進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握全面的政治理論、檔案業(yè)務(wù)能力、文書知識(shí)以及法治理論等，全面提升其檔案管理能力。與此同時(shí)，也能夠借助計(jì)算機(jī)操作水平相對(duì)較高的新人來(lái)加快檔案管理的信息化建設(shè)，或是將能力傳授給其他管理人員，以促進(jìn)檔案管理團(tuán)隊(duì)信息化水平的全面提升，為他人提供更加全面化、精準(zhǔn)化的檔案管理服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，唐山市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案的信息化發(fā)展是大勢(shì)所趨，是唐山市綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)步的關(guān)鍵。因此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)要以服務(wù)創(chuàng)新為發(fā)展的目標(biāo)和基礎(chǔ)，重新審視檔案管理工作，并通過(guò)適當(dāng)?shù)拇胧﹣?lái)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，為唐山市衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)法檔案的管理效率提升奠定良好基礎(chǔ)，進(jìn)而為廣大市民提供更好的服務(wù)。