文書檔案的收集、整理和利用

文/安徽省六安市舒城縣水利局 陳少慶

當(dāng)前，我們雖然已經(jīng)意識到強(qiáng)化文書檔案收集、整理和利用的必要性，但是在實(shí)際工作中，還面臨著諸多實(shí)際性的問題，需要我們強(qiáng)化以下工作的開展，提升文書檔案的收集、整理和利用水平。

一、找準(zhǔn)文書檔案管理中的不足

（一）管理制度。其存在諸多不完善的地方，尤其是在文書檔案收集管理方面缺乏長效機(jī)制，在管理分類上也不完善，在文書檔案管理中，所建立的規(guī)章制度沒能統(tǒng)一，很多單位都是根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行文書檔案的收集，而法律法規(guī)對其的約束幾乎沒有，久而久之就會導(dǎo)致文書檔案缺失。

（二）意識方面。在文書檔案管理意識上較為薄弱，將文書檔案管理工作作為可有可無的工作，忽視文書檔案管理工作的開展，在文書檔案的收集、整理和利用上嚴(yán)重不足，使得文書檔案的作用難以有效的發(fā)揮，利用率低下。尤其是在新時(shí)期，在文書檔案歸檔管理中更加注重?cái)?shù)字化和信息化的今天，由于文書檔案管理人員自身缺乏與時(shí)俱進(jìn)的意識，導(dǎo)致文書檔案管理具有較強(qiáng)的滯后性，極大地影響了文書檔案的信息化建設(shè)。

（三）人員方面。雖然意識到了加大人才的培養(yǎng)力度，但是文書檔案管理人員方面則忽視對其專業(yè)素質(zhì)的提升，導(dǎo)致文書檔案管理人員自身的專業(yè)水平較低，使得文書檔案管理的系統(tǒng)性難以有效提升，在文書檔案管理能力上較差，創(chuàng)新力度較為缺乏。

（四）軟件方面。在文書檔案管理方面的投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致文書檔案的管理設(shè)備較為陳舊，所采用的管理技術(shù)手段較為落后，文書檔案的信息化程度較低，很多文書檔案都是采取手工的方式進(jìn)行，導(dǎo)致文書檔案開發(fā)利用嚴(yán)重滯后。雖然近年來得到了較大的改進(jìn)和完善，但是大都是在硬件方面的改進(jìn)，而在軟件方面的投入則不足，尤其是在軟件與系統(tǒng)的兼容性和安全性方面的問題較為突出，導(dǎo)致整個(gè)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行可能出現(xiàn)癱瘓，導(dǎo)致文書檔案資料消失、損毀，甚至有被竊取的風(fēng)險(xiǎn)。

二、切實(shí)加強(qiáng)文書檔案的收集、整理和利用

（一）加大文書檔案收集、整理力度，著力實(shí)現(xiàn)依法歸檔。為促進(jìn)文書檔案管理成效的提升，首先就必須意識到加強(qiáng)文書檔案管理的重要性，并在文書檔案收集、整理中加大對其的投入，著力達(dá)到依法歸檔的目的。在文書檔案收集、整理中，需要在制度、意識、人員、硬件四個(gè)方面加大對其的投入力度，并確保整個(gè)文書檔案管理工作的開展，著力實(shí)現(xiàn)依法歸檔的，切實(shí)加強(qiáng)文書檔案法的學(xué)習(xí)，提升文書檔案管理人員的管理意識，完善現(xiàn)有的管理制度，在資金上加大投入力度，強(qiáng)化硬件環(huán)境的改善，注重人員的培訓(xùn)，為促進(jìn)文書檔案管理成效的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。1.堅(jiān)持事前謀劃為先。要做到任何一項(xiàng)工作，都需要科學(xué)全面地謀劃，做好充分準(zhǔn)備，為后續(xù)管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這樣才能確保文書檔案管理工作取得實(shí)實(shí)在在的效果。針對不同檔案類型的隱私程度不同，制定相應(yīng)的制度，將公開和涉密類檔案的查閱權(quán)限予以區(qū)別，科學(xué)分級分類，還要合理安排查閱過程中的控制。2.堅(jiān)持事中控制為主。要根據(jù)工作的流程，科學(xué)制定文書檔案管理的具體流程，確保文書檔案管理科學(xué)化、高效化運(yùn)作。在文書檔案管理過程中，要突出重點(diǎn)，針對重點(diǎn)崗位、重要工種、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、薄弱環(huán)節(jié)，采取全程化重點(diǎn)跟蹤，確保各塊文書檔案收集更加及時(shí)完備。可以采取先嘗試運(yùn)行，根據(jù)運(yùn)行中出現(xiàn)的具體問題，再進(jìn)行調(diào)整和逐步完善，使所制定的制度更為科學(xué)高效。3.事后控制為要。針對各塊工程的流程不同，加強(qiáng)檔案后續(xù)管理的方式方法也不盡相同。要切實(shí)做好文書檔案的登記、收集和整理，在后續(xù)工作中，要切實(shí)做好檔案查詢、借閱、保管、銷毀和保密等工作。

（二）完善文書檔案收集、整理和利用體系。為了更規(guī)范化地對文書檔案進(jìn)行管理，就必須不斷完善現(xiàn)有的文書檔案收集、整理和利用體系，制定完善的收集、整理和利用制度，所有文書檔案材料都必須進(jìn)行集中、統(tǒng)一的管理和考核，確保文書檔案管理和各項(xiàng)業(yè)務(wù)得到同步考核、評價(jià)和發(fā)展。這就需要在文書檔案體系完善中，對每個(gè)環(huán)節(jié)的文書檔案管理人員在文書檔案收集、整理和利用方面切實(shí)注重自身職責(zé)的履行，各方面之間要保持高度的默契和配合，才能更好地促進(jìn)整個(gè)文書檔案體系的完善和優(yōu)化。

（三）加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)工作的開展。針對目前在文書檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重不足的現(xiàn)狀下，需要在切實(shí)加強(qiáng)紙質(zhì)文書檔案管理和保管的基礎(chǔ)上，循序漸進(jìn)地實(shí)施文書檔案的信息化建設(shè)步伐，將文書檔案逐步變成電子化的文書檔案，促進(jìn)文書檔案信息化的建設(shè)。但是信息化建設(shè)并非將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案錄入信息系統(tǒng)之中。而是在將文書檔案信息進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上，有針對性地對文書檔案保護(hù)等級進(jìn)行確定，并對其安全性進(jìn)行提升，不斷地提高其建設(shè)成效，促進(jìn)文書檔案作用的發(fā)揮。文書檔案的信息化建設(shè)應(yīng)一直堅(jiān)持以數(shù)字化為重點(diǎn)。首先將數(shù)字化當(dāng)作文書檔案管理的發(fā)展方向，并同時(shí)以文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)，把文書檔案信息化資源的整合和可視化當(dāng)作目的。其次在以數(shù)字化資源為核心的前提下，還需將視野放在完善管理體系方面中來，不斷提高文書檔案管理能力，利用構(gòu)建圖文一體的文書檔案管理登記模式，提高文書檔案應(yīng)用率。除此之外，在以數(shù)字化為資源核心前提下，還需保證統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)信息資源共享。

（四）注重文書檔案的開發(fā)利用和社會效益的發(fā)揮。文書檔案管理的最終目的在于充分利用文書檔案。這就需要文書檔案管理人員致力于服務(wù)意識的樹立，并從多方面加強(qiáng)文書檔案信息資源的開發(fā)，這樣就能更好地利用文書檔案開發(fā)、建設(shè)和管理工作上提供服務(wù)，并積極開展多元化的科研活動(dòng)，加強(qiáng)信息資源的深度開發(fā)與加工，為文書檔案利用詳細(xì)、真實(shí)、多方面和多層次的信息，注重文書檔案信息利用的反饋與管理，盡可能地將文書檔案的社會效益發(fā)揮出來。但不管是開發(fā)利用，還是日常運(yùn)行，信息化的發(fā)展已成大趨勢，所以我們必須切實(shí)加強(qiáng)對其全程的安全管理，切實(shí)做好文書檔案權(quán)限的設(shè)置，確保文書檔案資料的安全，尤其是保密資料，必須在人防和技防基礎(chǔ)上有機(jī)地結(jié)合起來，提高其開發(fā)利用的成效。

（五）創(chuàng)新文書檔案管理模式。對過去文書檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，文書檔案管理需朝著科學(xué)化管理發(fā)展。創(chuàng)建龐大規(guī)模的數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。構(gòu)建文書檔案管理的數(shù)字化模型，用全新的方式，通過對龐大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，成為檔案部門特有的一種全新型的服務(wù)功能。因此，文書檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理還需對現(xiàn)有信息資源進(jìn)行合理整合。在重視信息資源整合過程中，首先，需從根本上解決，文書檔案科學(xué)化管理中信息零散的問題，在此過程中，如想保證文書檔案管理能更高效，便需對整體格局進(jìn)行優(yōu)化，只有解決資源零散問題，才可以提升管理效率。除此之外，工作人員在對信息資源進(jìn)行整合的過程中，還需重視強(qiáng)化文書檔案管理結(jié)構(gòu)性，盡量防止信息的零散性和不確定性，對工作進(jìn)行不斷總結(jié)，只有這樣才能不斷進(jìn)步，充分做好文書檔案管理工作，不斷完善，提升文書檔案管理的信息化發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在目前的文書檔案收集、整理和利用中，還存在諸多方面的問題和不足，將影響檔案管理的成效。這就需要我們在日常文書檔案管理工作中，不斷地完善和優(yōu)化，切實(shí)注重上述工作的開展，切實(shí)提升文書檔案管理效率。尤其是要朝著數(shù)字化和信息化文書檔案管理方向發(fā)展，并注重自身專業(yè)技術(shù)知識的提升，在文書檔案歸檔管理工作上不斷強(qiáng)化和完善，實(shí)現(xiàn)對其的高效利用。