新醫改背景下醫院檔案管理改進方法探析

文/寧夏醫科大學總醫院 王春霞

檔案管理是醫療管理中最為基礎性的一個環節，同時也是一個比較容易被忽視的環節。做好檔案管理的意義舉足輕重，檔案對于醫院病患問診、后期科研研發等都有很大的幫助。從某種程度上來說，檔案是一個醫院的大數據基礎，醫療大數據管理的好壞將對醫院管理有著直接的影響。

一、新醫改背景下醫院檔案管理存在的問題

當前醫院的檔案管理工作雖然已經引起了部分醫院管理者的重視，但是隨著醫療改革的不斷深入，以及醫療信息建設要求的加深。醫院檔案管理存在的問題也被日益地暴露出來，綜合來看，這些問題主要包括三個方面：

（一）檔案管理觀念落后。大部分醫院檔案管理人員的檔案管理理念還是停留在20世紀紙質版檔案管理的理念中，認為檔案管理只是簡單的檔案收集和存檔，沒有把檔案看作是一個活的數據庫。因此，檔案管理往往只是“一收了之”，在檔案存放地點的選擇、檔案的編號、檔案后期的信息化處理等方面都不加注意。此外，醫療檔案的分類已經由以前的病歷、文書和圖片檔案發展成了實物、聲像、科研、病理切片、磁盤檔案等。大部分醫院還是按照老的檔案分類進行檔案管理，很多病理切片和聲像檔案散布于各個部門，沒有得到很好的管理。

（二）檔案管理制度不完善。目前大多數醫院都沒有建立較為完善的檔案管理制度，檔案工作長期處于無人管、不想管的狀態下。此外，很多醫院也都沒有建立一套比較完整的檔案借閱和存放程序，檔案的借出、復印、存放等都很不嚴謹。

（三）檔案管理人員素質不高。大部分檔案管理人員不是檔案管理專業出身，即使是檔案管理專業出身，也并不了解醫學檔案的存放規律，既具有檔案管理背景也具有醫學背景的復合型檔案人才非常難得。

二、新醫改背景下改進醫院檔案管理的策略

《中共中央國務院關于深化醫藥衛生體制改革的意見》指出，要加快醫療衛生信息系統建設，以建立居民健康檔案為重點，構建鄉村和社區衛生信息網絡平臺；以醫院管理和電子病歷為重點，推進醫院信息化建設。以意見的主要精神為指引，以當前醫院檔案管理存在的主要問題為對照，筆者認為要在新醫改形式下做好檔案管理就必須要從以下四個方面著手：

（一）升級檔案管理意識。醫院的檔案管理者不僅要提升檔案管理的意識，加大對檔案管理的資金投入和精力投入，還要在檔案管理的理念上更新換代，把檔案作為醫院的無形資產，從大數據的角度進行檔案建設，建立可綜合調取、隨時利用的檔案信息系統，為病患就醫提供更方便快捷的服務，為醫療研究者的后期研究提供更加廣泛和準確的數據與案例支撐。

（二）健全醫院檔案管理制度。制度是規范管理的首要因素，行之有效的管理制度將提升醫院檔案的管理效率。醫院檔案制度的制定要從以下幾個方面著手：首先是確立檔案分類的原則，按照實物、聲像、科研、病理切片、磁盤檔案對醫療檔案進行分類，明確醫院每個部門應提交的檔案種類，確定每個部門檔案移交的時間要求。其次是明確醫療檔案管理各級管理主體的作用。信息檔案科專門負責檔案的整理、收集和培訓，各職能科室作為檔案管理的最小單元，負責檔案材料的定期移交。最后是建立完善的檔案存放和借閱制度。鑒于醫療檔案的保密性要求，要確定不同種類檔案的借閱權限和借閱時間，以防止出現檔案泄露、檔案遺失的情況。

（三）實現檔案管理信息化。檔案管理的下一步發展趨勢是檔案的信息化管理，醫院的檔案管理也不例外。要加強檔案管理的信息化建設首先就必須根據不同的需求，建立完整的計算機網絡檔案管理系統，需要注意的是在建立檔案管理系統時，要格外注意端口兼容性的建設，使檔案系統和醫院其他系統的有效銜接，最終為醫院后期的醫療科研工作作支撐。其次，還要注重檔案信息的安全管理，確保電子檔案信息的安全性和保密性。

（四）加強醫院檔案管理隊伍建設。醫院的檔案管理需要的是綜合性管理人才，需要檔案管理人員具備檔案、信息化和醫學等知識的綜合背景。在外需不能滿足的情況下，就必須要從內部對檔案管理人員進行培訓。針對兼職檔案管理人員要加強檔案知識的系統培訓，對于專職檔案管理人員則要加強醫學相關知識的培訓。

三、結論

醫療檔案建設工作不是一個一蹴而就的工作，在新醫改背景下，醫院應該以檔案的信息化建設為主線，以建章立制為導引，通過檔案的專業培訓，構建專業的檔案管理體系，最終在醫院上下形成全員檔案意識。