淺談校企協同育人模式下二級學院檔案管理要點

文/重慶文理學院 左永艷

為貫徹落實《國務院辦公廳關于深化高等學校創新創業教育改革的實施意見》（國辦發〔2015〕36號）和《國務院辦公廳關于深化產教融合的若干意見》（國辦發〔2017〕95號）精神，深化產教融合、產學合作、協同育人，在教育部高教司的大力推動下，上百家企業及高校共同參與到產學合作協同育人項目中來。我校高度重視校企協同育人項目的申報，并取得了可喜的成果。在項目具體實施過程中，會形成大量具有保存價值的檔案材料，這些教學檔案是校企雙方協同育人活動的真實記錄，對校企雙方提高教學質量，優化合作方案提供了大量原始材料。企業和二級學院共同加強檔案管理，能夠為雙方協同育人活動提供準確可靠的教學信息。

一、傳統教育模式下二級學院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱，制度不健全。二級學院承擔一線教學工作，教學工作是學院工作重心。對于檔案管理只是停留在基本文件材料的保存，重“藏”輕“用”，因此使單位教職工對檔案利用效益知之甚少，更沒有形成相關的檔案管理制度。首先是檔案號不規范，沒有分類編號。其次是案卷標題與語法規范不規范，案卷標題的擬寫是文書立卷的一個重要環節，組卷的結果往往通過案卷標題體現出來，起到“畫龍點睛”的作用。案卷標題的質量，直接影響到檢索工具的編制和檔案的開發利用，對檔案著錄、標引、檢索和日常管理，有著重要的意義。還有就是一些案卷缺少卷內目錄，同時組卷混亂現象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠完善，有的雖建立了相關的管理制度，卻流于形式執行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

（二）檔案材料收集不齊全，管理不規范。由于二級學院沒有專職檔案管理人員，通常由黨政辦、教學班、學工辦等部門兼職檔案收集。辦公室人員通常未受過檔案管理專業培訓，加之主要工作任務繁重。因此，造成各部門對材料的收集整理沒有統一規范，隨意性大，影響檔案材料在后續中的使用。

（三）管理技術落后，投入經費不足。當前高校二級學院檔案仍以傳統紙質檔案為主，管理方式以人工為主，輔以保存一定量的電子文檔、個人電子信息資料等基礎的電子檔案材料。由于沒有信息化、智能化的檔案管理系統，多數紙質檔案一旦封存基本就不再打開，根本談不上對檔案材料的開發利用。加上二級學院場地所限，檔案材料堆放及處理銷毀都存在很大的隨意性，影響檔案管理質量。檔案硬件投入及經費嚴重不足：近年來，隨著科學技術的進步，管理手段也不斷進步。而運用計算機網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

二、協同育人模式下二級學院檔案管理的要點

（一）構建校企雙方檔案管理同步機制。在校企協同育人的過程中，需要對檔案材料同步管理。二級學院應安排專門的檔案管理人員與和企業檔案管理人員之間進行溝通。校企雙方就合作項目所產生的檔案材料應做到同步存儲、同步更新。雙方檔案管理使用統一規范，應保證雙方材料完整一致。內容全面、客觀、動態對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留。二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合雙方單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

（二）構建智能化電子檔案管理系統。智能化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理，電子檔案管理需要提檔升級，不能是電子文檔的簡單保存。需要構建檔案信息錄入、保存、分類、編目、查詢、認證、加密等功能的智能化管理系統，利用相關技術保證文件在傳輸和處理過程零錯誤，確保校企雙方檔案部門所有檔案材料的原始性、真實性和準確性，從而確保電子檔案的法律憑證地位。檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。另外，在智能化檔案管理系統中，加入檔案大數據挖掘模塊。利用大數據及人工智能等前沿信息技術，對檔案信息進行分析處理，更好地為教學服務，提高教學質量。

（三）加強檔案管理意識，提升檔案管理人員素質。首先學校學院兩級領導應該加強檔案管理意識，要有提升檔案管理工作是為教學工作服務的認識。要充分發揮主觀能動性，積極參與到檔案管理的“大浪潮”中去，要充分挖掘檔案管理人員的職業潛力，引導他們樹立新時代的職業道德，配套出臺二級學院檔案管理制度，制定管理規范。為學院配備專職、專業檔案管理人員，提升檔案管理人員工資福利，加強管理隊伍梯度建設，減少管理人員的流動性。同時要不斷提高檔案管理人員管理水平及專業素質，檔案管理人員要結合檔案發展和自身職業水平和專業技能投身到檔案管理中，才能不斷地提高管理水平，才能為現代化的檔案管理“建言獻策”。

（四）深入開發利用檔案材料的價值。充分運用當前大數據挖掘技術，從檔案材料中提取價值信息，切實服務到后續的教學改革中。例如，從各級課程成績數據及就業數據中分析各科知識點與就業之間的關系，從而優化培養方案，提高就業質量。

三、結語

當今科技發展迅速，特別是人工智能和大數據技術得到長足進步，我們檔案管理工作在新的技術驅動下，也有了根本性的改變。通過上文的討論，我們發現，在協同育人模式下，為克服傳統育人模式下的檔案管理問題，一定要充分利用當前的技術進步來加強檔案管理質量，提升檔案材料的利用價值。