流動人員人事檔案信息化建設思考

文/甘肅省隴西縣檔案館 楊生俊

流動人員人事檔案是人事檔案的重要組成部分。具體包括：非公有制企業和社會組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關事業單位工作人員檔案；與企事業單位解除或終止勞動（聘用）關系人員的檔案；未就業的高校畢業生及中專畢業生的檔案；自費出國留學及其他因私出國（境）人員的檔案；外國企業常駐代表機構的中方雇員的檔案；自由職業或靈活就業人員的檔案；其他實行社會管理人員的檔案。流動人員人事檔案由縣級或縣級以上人社部門所屬的公共人力資源服務機構管理，其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。

一、流動人員人事檔案信息化建設的意義

（一）流動人員人事檔案信息化建設是人力資源管理的基礎。人力資源管理起始于人事檔案，以檔案記載為基礎。同時人力資源管理中的招聘與配置、培訓與開發、績效、薪酬、勞動關系等各環節又記錄在人事檔案中，因此人事檔案管理與人力資源管理工作密不可分。人事檔案是記錄一個人從高中到大學期間的學習成長及各種社會實踐活動，是高校畢業生就業及各單位選拔錄用的主要依據。在個人錄用審批、轉正定級、工作調動、職稱申報、辦理養老保險以及考研深造時，都需要使用人事檔案，將其信息化、數字化，可更加方便快捷地查閱、利用檔案信息，流動人員人事檔案信息化建設是人力資源管理的基礎性工作。

（二）流動人員人事檔案信息化建設是疏通堵點的有效手段。2018年國家發改委向社會公開征集群眾辦事的100個堵點難點問題，其中第五批第4項為“人事檔案存放在公共就業人才服務機構的流動人員到異地就業后，需要回原檔案存放機構辦理人事檔案轉遞手續，耽誤時間和精力”，各地積極研究制定了解決方案和標準，即已建成流動人員人事檔案信息化系統的部分地區在轄區內實現檔案轉遞協同辦理。也就是說信息化建設完成后，可有效疏通堵點，將實現政務服務“一網通辦”，打破用人單位和公共人力資源服務機構之間的信息壁壘，變群眾跑腿為數據跑路，切實方便群眾辦事。

（三）信息化是流動人員人事檔案管理服務的重要手段和發展方向。流動人員人事檔案信息化建設是落實國務院“放管服”改革，推進審批服務便民化的重要抓手，信息化完成后，將實現流動人員人事檔案資源共享、異地查閱、統計分析等功能，為全國跨地區檔案信息的共享和管理服務水平的提升奠定基礎。當前和今后人事檔案管理服務應當緊緊圍繞實施人才強國戰略和就業優先戰略，以服務用人單位和求職者為中心，推動檔案管理服務與信息技術、互聯網技術深度融合，構建省級集中、全國聯通的檔案管理服務信息化格局，實現檔案管理服務信息化、標準化、便民化。

二、當前流動人員人事檔案管理中存在的問題

近年來，流動人員人事檔案管理整體工作水平有了很大提升，尤其是2014年《中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》下發以來，流動人員人事檔案工作步入規范化建設軌道，但在信息化建設工作實踐中，仍存在著一些不容忽視的問題：

（一）檔案工作人員不足。流動人員人事檔案工作數量大，做起來耗時費精力。相比人力資源管理其他工作，人事檔案工作枯燥、單純，需要特別細心，耐得住寂寞，因此很多人不太愿意干這項工作。以隴西縣為例，目前庫存的流動人員人事檔案多達16000份，僅1名工作人員，還身兼數職，導致對檔案工作精力投入不足。為了開展流動人員人事檔案日常管理，只能采取從有關鄉鎮或其他單位借調干部。但借調的人員畢竟由于人事關系和身份特殊，人員流動快，難以靜下心來安心工作，工作效率和工作積極性得不到持續提高。

（二）檔案轉遞效率不高。人事檔案存放在公共人力資源服務機構，流動人員到異地就業后，既要從用人單位所屬主管部門開具調檔函、拿著調檔函原件回原檔案存放機構辦理人事檔案轉遞手續，耽誤時間和精力，速度緩慢，效率低。當前流動人員人事檔案管理服務沒有專門的經費保障，以機要形式投遞檔案產生的資費由檔案當事人承擔，雖然費用數目不高，但需要現場交費這一環節，影響轉遞速度。

（三）檔案轉遞途徑不規范。機要途徑雖然最安全、但速度較慢，大多數流動人員就業后，憑調檔函調取后將自己的檔案帶到工作地公共人力資源服務機構，而中組部、人社部《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》規定“嚴禁個人自帶檔案轉遞”。

（四）服務對象的需求難以滿足。有的流動人員拿著一張成績表，或其他表冊，但未密封，強烈要求裝進自己的檔案。經常遇到一些流動人員理直氣壯地要求復印自己檔案中的成績表、實習鑒定表等資料，但沒有任何介紹信等憑證，只是說某高等院校錄取研究生需要、某機關報名考取資格證需要。雖經工作人員解釋，仍固執己見、強詞奪理。

（五）檔案信息化程度不高。當前流動人員人事檔案目錄僅錄入到Excel表格，上傳到“金保工程”“大就業”信息系統，方便工作人員查找和流動人員查詢存放地，但用人單位需要調閱檔案信息時仍需調閱紙質檔案原件，無紙化辦公仍然沒有實現，信息化管理水平亟待提高。

三、流動人員人事檔案信息化建設的途徑和措施

流動人員人事檔案基本公共服務包括：檔案的接收和轉遞；檔案材料的收集、鑒別和歸檔；檔案的整理和保管；為符合相關規定的單位提供檔案查（借）閱服務；依據檔案記載出具存檔、經歷、親屬關系等相關證明；為相關單位提供入黨、參軍、錄用、出國（境）等政審（考察）服務；黨員組織關系的接轉等。隨著人員流動日趨頻繁，流動人員人事檔案公共服務日益繁重，信息化建設勢在必行。

（一）把流動人員人事檔案信息化工作擺在人力資源管理的首要位置。人力資源管理過程中，人事檔案管理是重中之重，因為人力資源管理工作中的所有業務活動都是圍繞人事檔案基礎信息來展開的，所以人事檔案管理尤其是信息化管理工作應得到高度的重視。通過加大宣傳力度、普及檔案法律法規，增強檔案管理意識、明確各自在檔案管理中的職責，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、監督，及時發現問題解決問題。人事檔案信息化不到位將對人力資源管理與開發起到阻礙作用，不對稱的檔案信息對未來人力資源配置的預測造成重大的影響，并將使組織失去更多的人才。因此流動人員人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護組織人力資源管理、促進人力資源可持續發展的重要保障。

（二）配備專職工作人員，為檔案人員的成長晉升開辟綠色通道。為流動人員人事檔案管理配置專職工作人員，并及時對檔案管理人員開展法律法規、規章制度、行業標準等規范性培訓和檔案管理各環節的實際操作技能培訓，引導檔案管理人員努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。同時，增強檔案管理人員的服務意識，檔案工作涉及的單位多、材料多，整理工作繁瑣，制度規定和上級要求嚴格，達標任務重，如果同時開展其他崗位上的工作，就會分散精力。因此，應該按要求配備專職檔案工作人員，使她們一心撲在檔案工作上，這樣能減少差錯的發生。將檔案工作人員納入專業技術人員管理，按照事業單位崗位比例要求設置足夠的高級和中級專業技術崗位，為檔案工作人員暢通專業技術職務評聘和行政職務晉升的通道，讓檔案工作人員樹立工作的自信心，培養檔案工作人員的職業榮譽感，切實做到愛崗敬業，以促進檔案工作。

（三）統一工作標準，使流動人員人事檔案信息化建設有章可循。推動“互聯網+政務服務”，推動檔案管理服務與信息技術、互聯網技術深度融合，依托“金寶工程”，使數據向上集中、服務向下延伸、信息全國共享，構建省級集中、全國聯通的檔案管理服務信息化格局，全國統一規劃，統籌推進，支持檔案管理服務機構開展檔案基礎信息采集和檔案管理服務業務經辦工作，建設統一便捷的檔案管理服務信息系統，建設互聯互通的全國檔案管理服務運行平臺，統一服務標準，實現信息系統的規范性、開放性、互融性，實現檔案管理信息化、標準化、便民化，提升檔案公共服務能力、提高檔案服務質量和工作效率。統一檔案基本公共服務規范，組織檔案管理服務機構、梳理、細化檔案公共服務經辦流程，推進辦事材料目錄化、標準化，實現全國檔案公共服務同一事項、同一流程、同一標準、同一格式。統一檔案基礎信息規范，制訂流動人員人事檔案基礎信息采集規范，統一采集項目、統一指標體系、統一代碼、開展檔案基礎信息采集工作。統一檔案數字化技術規范，鼓勵和支持有條件的地區或檔案管理服務機構積極開展檔案數字化掃描工作，參照《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017），逐步建立統一規范的數字檔案資源庫。

（四）建立全國統一的檔案管理服務信息系統。依托“金寶工程”二期項目，以全國檔案基礎信息資源庫為基礎，組織開發全國統一的軟件支撐各地檔案管理服務，為各地推動檔案信息化工作提供支持，推動檔案數字化進程，實現全國檔案管理服務機構間信息互聯互通，利用政府信息交換平臺實現檔案信息跨系統共享，推動實現跨地區、跨層級、跨部門業務系統及數據交換，實現信息共享，業務協同。省級人力資源和社會保障部門可結合本地實際，基于上述統一軟件建設省級集中的檔案管理服務信息系統，開展轄區內檔案管理服務機構開展檔案基礎信息采集，將每一名流動人員的姓名、性別、民族、出生年月、學習經歷等等信息錄入系統，并加密管理，建立省級檔案基礎信息資源庫。用人單位主管部門需要調閱檔案時，不再千里迢迢調閱紙質檔案，而是通過專門的系統經人社部門授權在線調閱其檔案信息，切實提高檔案管理服務業務經辦水平及效能，實現無紙化辦公。大力推廣電子證明、電子公文、電子簽章等新技術應用，提高檔案管理服務的科學化和便民化水平。使用人單位在查閱、借閱及管檔單位歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作，實現流動人員人事檔案信息化、智能化管理，切實提高檔案工作效率和查閱利用效率、轉遞速度。

（五）推動檔案數字化，加強檔案信息應用和共享。各地可結合流動人員人事檔案工作實際和已有的信息化建設水平，安全有序地分類實施，因地制宜制定合理的信息化建設工作方案，有重點、分步驟逐步推進流動人員人事檔案信息化工作，注重信息安全和個人隱私保護，采取切實有效的安全防護措施，增強系統支持能力，保證系統安全平穩運行。有條件的地區可開展紙質檔案掃描、圖像處理、數據存儲備份等，逐步建立數字檔案資源庫，為檔案“一窗式辦理”提供基礎。數字檔案保存、上傳和交換工作必須通過業務專網完成。地方各級人社部門可以充分利用檔案管理信息服務系統形成的數據資源，對流動人員數量、結構、分布、流向等開展統計分析，逐步建立檔案基本情況統計分析制度。強化檔案數據資源與政務數據資源的關聯分析和融合利用，實現人力資源開發、就業創業、社會保障、人事人才、勞動關系等業務信息共享，推動人社、公安、工商、民政、教育、衛生等部門資源數據互通。

四、結語

總之，流動人員人事檔案長期以來發揮著重要的作用，發揮著無可替代的價值，是人力資源管理工作的基礎和重要的參考依據。實現流動人員人事檔案信息化管理，滿足檔案管理服務在信息管理、公共服務等方面的要求，加快推進“互聯網+公共服務”，運用大數據等新技術，打破檔案信息孤島，強化部門內外信息共享，提升流動人員人事檔案管理服務整體效能，提供存檔信息網上查詢服務，為流動人員和用人單位查詢檔案提供便利，積極推動跨地區網上遠程經辦模式，逐步形成“一點存檔、多點服務”的格局，是當前和今后檔案管理部門努力的方向。