加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的策略

文/淄博市體育運(yùn)動學(xué)校 于尼

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我們逐漸步入信息化時(shí)代。信息技術(shù)對各個領(lǐng)域產(chǎn)生了深刻影響，許多行業(yè)已經(jīng)逐步步入信息化行列。干部人事檔案管理過程中，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、信息化管理是提高檔案管理質(zhì)量工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案共享的前提保障。在這一背景之下，就需要檔案管理人員結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效創(chuàng)新。將信息化理念和信息化技術(shù)充分融入檔案信息管理工作，有利于提高干部人事檔案管理質(zhì)量，更好地為檔案管理工作服務(wù)，保證人事檔案管理工作能夠高效高質(zhì)完成。

一、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）方便檔案信息查詢。干部人事檔案管理工作開展過程中，通過將信息化技術(shù)充分融入其中，能夠使得檔案由紙質(zhì)管理向無紙化管理轉(zhuǎn)變。通過將人事干部的相關(guān)檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，保存到數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)干部檔案信息的高效保管，不存在檔案資料丟失的情況。通過應(yīng)用信息化管理模式，可以簡便高效地為相關(guān)人員提供干部人事檔案信息，并進(jìn)行在線閱讀、在線閱覽，能夠?qū)崟r(shí)保存相關(guān)內(nèi)容。尤其是在現(xiàn)階段存檔人員眾多的情況下，通過采用信息化管理模式和查詢模式，能夠大大降低檔案管理人員的工作量和工作時(shí)間，節(jié)約工作流程，大大提高檔案管理工作效率。

（二）規(guī)范檔案管理模式。在信息化大背景下，干部檔案信息管理過程中，必須嚴(yán)格按照相關(guān)工作要求，如實(shí)登錄干部的人事信息，并規(guī)范填寫檔案內(nèi)容。在信息化檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，對格式字體內(nèi)容都進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)范。通過加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)，能夠有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中字體不統(tǒng)一、字體難以辨認(rèn)、檔案格式不規(guī)范、收集內(nèi)容不全面、容易丟失的問題。在信息化大背景下，還能夠?qū)n案管理人員的工作行為做出進(jìn)一步規(guī)范，使得檔案管理人員能夠根據(jù)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，隨時(shí)對干部的檔案信息及時(shí)進(jìn)行更新、數(shù)據(jù)遷移和共享，從而使相關(guān)檔案信息得到最大程度的利用，提高資源利用效率。

（三）檔案保存更加安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存過程中，由于紙質(zhì)檔案的特殊性質(zhì)，在保存過程中一旦操作不當(dāng)，檔案的性質(zhì)就會發(fā)生改變，嚴(yán)重的會導(dǎo)致檔案腐蝕、蟲蛀、丟失、磺化、硬化，紙質(zhì)檔案破損到一定程度之后很容易破碎，難以進(jìn)行妥善有效的保存，并且在紙質(zhì)檔案不斷地翻閱、查詢利用過程中還很容易丟失。在信息化背景下，通過對干部人事檔案進(jìn)行信息化處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將干部的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案和電子檔案保存在計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，只要硬盤存在，干部的人事檔案就不會丟失，就會一直保存下去。同時(shí)針對某些具有秘密性質(zhì)的干部人事檔案，還可以進(jìn)行加密處理。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化檔案只需要進(jìn)行定期的升級和維護(hù)，就能夠保證整個檔案信息的完整性、可靠性和可用性。而且最近幾年云計(jì)算的進(jìn)一步發(fā)展，為信息檔案云儲存提供了依據(jù)，它能夠確保檔案更加安全可靠不受影響。

二、傳統(tǒng)干部人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作是一個十分輕松的事情，不需要有太多的技術(shù)要求。檔案管理部門在人員選擇上對檔案管理人員的專業(yè)要求不高，在上崗之前并不能進(jìn)行嚴(yán)格的檔案方面的專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)低下，造成檔案管理人員在對干部人事檔案信息進(jìn)行保存、收集、整理過程中存在很大的隨意性，使得干部人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)丟失損壞、遺忘，不能夠及時(shí)更新現(xiàn)象。隨著時(shí)代不斷向前發(fā)展，人事檔案的管理工作要求越來越高，相應(yīng)的對檔案管理人員的專業(yè)技能提出了更高要求?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)人事檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)較低，已經(jīng)不能夠很好地適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求。

（二）檔案管理人員缺乏管理創(chuàng)新。傳統(tǒng)干部人事檔案管理過程中，很多檔案管理人員因?yàn)榱?xí)慣了紙質(zhì)檔案管理模式，在檔案工作中存在等、靠、要思想，很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效創(chuàng)新，還有一大部分工作人員保守、固執(zhí)己見，不習(xí)慣創(chuàng)新和改變，不能夠適應(yīng)新環(huán)境和新方法，在處理人員眾多的干部檔案信息時(shí)，他們由于自身知識欠缺，很容易導(dǎo)致檔案在收集、整理、保存、保管過程中存在差錯，工作效率低下，嚴(yán)重的還會導(dǎo)致干部人事檔案不能夠及時(shí)更新，甚至?xí)斐蓹n案信息管理工作效率低下，影響到干部人事檔案信息的有效利用。

三、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的策略

（一）強(qiáng)化信息基礎(chǔ)建設(shè)。加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)、信息化管理就需要有充足的信息化設(shè)備作為支撐，所以在實(shí)施人事檔案信息化管理過程中，單位應(yīng)該給予檔案管理部門相應(yīng)的信息設(shè)備支持，完善硬件設(shè)備，強(qiáng)化資金投入，保障檔案部門有充足的資金用于購置先進(jìn)的儀器設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、儲存器等，確保干部檔案信息化管理能夠高效開展，真正提高檔案管理工作效率。在購置信息化設(shè)備的同時(shí)，還應(yīng)該注重對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，為每一名檔案管理人員提供培訓(xùn)教育的機(jī)會。在培訓(xùn)教育工作開展過程中，應(yīng)該以提高檔案管理人員信息化操作意識為出發(fā)點(diǎn)，讓他們知道信息化設(shè)備的具體操作方法，為他們更好地適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)人才建設(shè)。干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)要求很高的系統(tǒng)化工作，尤其是對一些重點(diǎn)企業(yè)和重點(diǎn)事業(yè)單位來說，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、學(xué)歷層次直接影響到檔案管理工作質(zhì)量和管理效率。單位在進(jìn)行干部人事檔案管理人員選拔時(shí)要嚴(yán)格把控，要以檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)為選拔依據(jù)，確保所選擇的人員專業(yè)素質(zhì)過硬，業(yè)務(wù)達(dá)標(biāo)。在具體實(shí)施過程中，單位應(yīng)該逐步加大對高素質(zhì)人才的選拔和培養(yǎng)力度，在較短時(shí)間內(nèi)培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)過硬，能夠適應(yīng)信息化發(fā)展的高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。針對現(xiàn)階段檔案管理部門人員老齡化嚴(yán)重、專業(yè)層次較低、素質(zhì)低下的局面，應(yīng)該對現(xiàn)有的工作隊(duì)伍進(jìn)行嚴(yán)格考核，按照能者上的原則逐步更新檔案管理隊(duì)伍。另外還應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員在日常工作中加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，不斷更新專業(yè)知識，更好地緊跟信息化發(fā)展進(jìn)程。

（三）完善信息化檔案管理體系。要使干部人事檔案信息化管理工作高效開展，就需要構(gòu)建一套完善的信息化檔案管理體系。一方面應(yīng)該注重完善干部人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系。利用信息化技術(shù)對檔案管理的具體工作內(nèi)容、檔案的具體格、具體字體進(jìn)行明確，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化規(guī)范化，便于后期對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行查閱和利用。同時(shí)，還需要對調(diào)閱干部人事檔案信息的相關(guān)人員的權(quán)限進(jìn)行明確，只要確保在規(guī)定的權(quán)限范圍之內(nèi)，相關(guān)人員能夠從數(shù)據(jù)庫中調(diào)閱干部的人事檔案信息，這樣能夠確保干部人事檔案中某些保密性的檔案信息不泄露。另外還應(yīng)該構(gòu)建檔案審核的真實(shí)性標(biāo)準(zhǔn)。近年來雖然信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到我們生活的方方面面，但是在信息技術(shù)利用過程中所帶來的安全問題也十分突出。為此，在干部人事檔案信息化管理工作中，相應(yīng)的管理人員一定要提高自我警惕性，要具備一定的防范意識，以此來保證檔案憑證的真實(shí)性。另外就是要構(gòu)建完善的信息化監(jiān)管機(jī)制，保證干部人事檔案的完整性、真實(shí)性、安全性，避免干部的保密材料被泄露。對于違反檔案相關(guān)規(guī)定的工作人員，要按照國家法律法規(guī)追究其相應(yīng)責(zé)任，確保檔案信息的安全性不受威脅。