新時代檔案“強化收集”及“深化利用”組合化管理創新實施
——以徐州市新盛投資控股集團有限公司為例

文/徐州市新盛投資控股集團有限公司 孟艷麗

一、實施背景

徐州市新盛投資控股集團有限公司（以下簡稱“新盛集團”或“集團”）為市屬大型國有投資公司，注冊資本40億元，主要負責徐州市棚戶區改造投融資、定銷商品房建設、商業及城市功能性項目開發建設及運營管理等工作，集團針對不同業務板塊，先后設立子公司32家。集團規模大，業務類型廣，形成的檔案資源重要程度高，利用性強，因此集團加大投資力度，組建了業務精、重實干的檔案管理團隊，重點開展集團檔案管理工作，實現集團檔案集中統一管理，并不斷創新檔案管理模式，加強檔案收集管理，實現檔案資源深化利用。

二、創新做法

檔案室建立并不斷完善檔案集中管理體系，結合集團實際自主研發符合行業標準的網絡版“檔案管理系統”，實現了與OA及各業務系統的無縫對接，搭建了檔案在線收集平臺和利用平臺，同時要求各部室及子公司通過收集平臺將各類文件材料一周內全部移交至集團綜合檔案室，對同步收集的各類文件進行數字化掃描和格式轉換并整合至利用平臺，供各用戶端在線查詢利用。集團目前實現了檔案工作在線移交、整理、審核等智能辦公和信息資源的高度整合，強化了收集管理，實現了資源的深化利用，取得了顯著效果，并成了當地優秀標桿檔案管理單位。主要做法如下：

（一）健全檔案收集管理體系。2011年以收集為重點，開展全面調研，創建檔案收集管理體系。1.建立組織機構。集團成立了綜合檔案室，配備9名高素質專職檔案管理人員，每個部門及子公司均配備兼職檔案管理人員，共計50余人，成立了檔案收集小組，明確各自管理職責和工作任務。2.加強業務培訓。組織檔案收集成員共同學習檔案法規制度、基礎知識、信息系統等專業知識及操作管理，強調管理職責，明確管控要求，為正式啟動檔案收集工作做好了充分準備。3.完善收集制度。根據國家及省市檔案相關規定，并結合集團實際，編制和完善了集團《檔案管理制度》《文件材料歸檔范圍及保管保期限表》及《分類方案》等相關制度12個，并通過集團網站、檔案系統、宣傳展板、專題會議等形式進行宣貫。4.搭建收集平臺。自主研發了符合行標的“檔案管理系統”，并與各業務系統建立了無縫對接，搭建了各類文件收集管理平臺，實現了電子文件直接在線歸集和實體文件的人為在線歸集，確保了收集的規范性、便利性和可控性。5.創建收集渠道。創新收集渠道，采取管控措施，確保各類文件及時、齊全、完整歸集。（1）內部用印文件。用印控制管理部門指定專人負責用印管理，明確其職責，負責收集所有用印類文件，在文件形成一周內統一移交至集團綜合檔案室。（2）外部非用印文件。各兼職檔案員負責收集，已辦理完成的各類文件材料及時跟蹤收集，并在文件形成一周內統一移交；未辦理完畢的文件材料，跟蹤業務辦理，待業務辦理完畢后，及時收集所有文件材料并在文件形成一周內統一移交。（3）電子文件。各業務系統與檔案管理系統建立了無縫對接，形成的電子文件直接流入檔案管理系統“接收平臺”，格式轉換后直接轉入檔案管理系統“利用平臺”。6.采取催交管理。檔案管理系統掛接了各項工作標準化業務階段及歸檔范圍，專人負責跟進各項工作進展情況，實施動態催交收集，確保了室藏檔案與各項業務進程保持一致。使檔案工作真正融入業務，并促進業務的高效開展，切實發揮檔案資源利用價值。7.建立考核機制。明確考核細則和檢查標準，每月對各責任單位、責任人移交歸集工作進行檢查和考核，通報檢查結果，提出整改要求，依據相關標準實施處罰，并與當月工作績效掛鉤。加強了移交歸集管理，確保了移交的及時性、規范性和完整性。

（二）創新利用做法。利用是檔案工作的根本出發點和落腳點，近年來，集團始終遵循這一精神，創新利用做法，完善利用途徑，促進了集團各項工作的順利開展，在集團經營、管理等各項活動中發揮了顯著效果。1.公共信息共享利用。建立公共信息利用平臺，引導員工通過檔案管理系統“關鍵字查詢”“高級查詢”“全文檢索”等強大的檢索功能，實現公共信息共享利用，全面了解相關信息，推進各項業務的高效開展。2.重要信息主動推送利用。建立信息推送庫，專人負責跟進各業務過程，按照集團檔案推送利用管理辦法，及時將接收到的重要信息、專項信息主動打包推送給相關人員供學習和利用，打破傳統的被動利用模式，真正實現檔案工作取之業務、用之業務的創新做法，切實發揮檔案的實效價值。3.專題編研深層利用。充分挖掘室藏檔案資源，結合各項業務推進情況，編制了大事記、制度、合同、人事任免等各類專題匯編，并跟進業務推進情況，主動提供專題專用，且利用效果顯著，目前利用滿意率達98.7%。4.同類工程借鑒利用。（1）項目組通過檔案信息系統，查考標桿項目建設情況和工作流程，分析利用價值，借鑒先進經驗，提取優秀做法。同時利用規范的操作流程，套用相關的標準模板，提高了同類工程工作效率。（2）檔案工作人員參加項目組每期的專題會議，了解項目建設情況，主動分析項目出現的問題，積極收集相關檔案資源，為項目提供利用，及時解決項目建設中出現的問題。加快了工程進度和質量，節約了人財物等成本。5.專業知識在線學習利用。將相關業務標準、操作規范及業務知識等信息傳輸到系統“檔案專欄”平臺，提供在線學習和操作演練，加快了集團業務人員的工作能力和管理水平。

三、健全保障措施，確保創新工作實施

（一）機制保障。集團對檔案工作十分重視，在隊伍建設、軟硬件配置、硬件設施等方面給予大力支持，并有效地解決了檔案工作中遇到的實際問題，確保了檔案收集工作的高效開展。同時，加強對專兼職檔案人員業務培訓，并制定科學管理和考核措施，為檔案工作奠定了重要的人力資源保障。

（二）技術保障。檔案收集平臺的搭建，信息技術的保障，打破了傳統的線下收集和利用局限，實現了在線智能辦公，規范了收集流程，提高了收集效率，實現了紙質、聲像等各類載體檔案信息資源的在線檢索及專題編研專項利用，深化了檔案資源廣泛利用，滿足了各業務人員的實際利用需求。

四、效果及影響

近年來，新盛集團持續在收集管理、資源整合、遠程利用等方面實施創新，達到了先進的管理水平，屢獲省市檔案局及上級職能單位高度評價，2015年成功創建了江蘇省四星級檔案室，此后陸續多次榮獲了徐州市檔案工作先進單位、“十二五”期間全市檔案管理先進集體、徐州市第九屆“五一文明崗（班組）”、江蘇省檔案資源利用案例三等獎及二等獎、江蘇省首屆檔案職業技能競賽徐州賽區優秀組織單位等多項榮譽。徐州市檔案管理部門對新盛集團檔案收集及利用管理模式給以充分肯定和高度評價，并作為優秀管理案例向本市區各單位推薦學習。近年來，徐州市軌道公司、新城區國資公司等當地知名單位陸續至集團觀摩學習、交流經驗、分享優秀做法并借鑒采用。不僅提高了集團的美譽度和社會影響力，而且對檔案事業的建設發展發揮了積極推動作用。

五、結論

作為一項基礎性工作，規范化、高效率的檔案管理，有效支撐本集團及社會的快速發展，作為檔案管理者，后續將繼續秉承“服務員工、服務企業、服務社會”的檔案管理理念，緊扣社會發展形勢，貼合工作需求，不斷創優管理模式、深化資源利用，使檔案工作產生更多更好的顯性效能。