智慧檔案庫房基本功能初探

文/國網山東省電力公司檔案館 吳長靜

檔案安全工作是檔案工作的底線，直接關系到檔案工作的可持續發展和檔案作用的有效發揮。當前社會安全事故頻發，如何做好檔案庫房管理工作，保障檔案安全，確保檔案調閱方便、可靠，是各級單位亟待探索解決的任務之一。隨著信息技術的發展，要深入分析研究信息化技術在檔案安全管理中的應用，創新管理理念和思維，建設更加節能、環保、綠色、高效、安全的智慧檔案庫房，以充分保障檔案安全。

一、檔案安全的內涵

檔案安全包括檔案實體安全和檔案信息安全兩個方面。檔案實體安全是指承載檔案信息的各種載體不受損壞、破壞或丟失，盡量延長檔案的壽命，檔案安全可用。檔案信息安全是指檔案信息內容完整、可控，未被破壞或未被非法知曉、使用。在檔案實體安全方面，一是資源安全，要對檔案從收集歸檔到鑒定銷毀全過程進行管理，轉變入庫管理的思維，從源頭保障檔案資源安全。二是保管環境安全，隨著全國檔案設施升級提升，需要通過“大云物移智鏈”等信息化技術進行智慧化管理，建立全方位智能管理庫房。在檔案信息安全方面，電子文件已有逐漸代替紙質文件趨勢，成為檔案主體，需要確保檔案有關信息系統的環境與設備安全、網絡安全、系統安全、數據安全和數據載體安全等，從而保證電子檔案的真實、可靠、完整、可用。智慧檔案安全體系是智慧檔案體系的基礎，是智慧檔案體系高效、穩定運行的保障，直接影響著智慧檔案作用的發揮。檔案安全體系是為維護檔案安全、確保檔案資源不受損壞而建立起來的保障體系，要堅持“安全第一、預防為主”的檔案安全工作方針，確保檔案實體安全和信息安全。

二、目前存在的問題

檔案庫房應滿足防火、防盜、防高溫、防潮防水、防光、防塵、防有害生物（蟲、鼠）、防有害氣體等“八防”功能，檔案業務技術用房應配備容災備份、應急電源、CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機等設備。傳統的庫房管理比較落后，檔案裝具及“八防”設備都已無法與信息化時代相適應。檔案裝具使用無法移動的檔案柜，占用面積大，在辦公用房緊張的情況下影響檔案事業持續發展，或使用手搖式密集架，檔案取用費時費力。防火使用普通滅火器，防盜使用木質門及機械鑰匙，防高溫使用家用空調，防潮使用除濕機，防光使用防光窗簾，其他防護措施幾乎沒有。智能庫房開始采用智能設備以提升庫房管理效率，但仍然存在不容忽視的問題。一是現有檔案庫房管理系統多使用在局域網，使用不方便，隨著移動互聯網的普及，檔案管理人員需要通過多端擴展訪問，隨時隨地的對庫房進行遠程管理。二是設備（消防、燈光、溫濕度、門禁）服務器均獨立運行，無法由一個主服務器同時控制，缺少有針對性的遠程控制、自動預警等功能，各系統產生的數據，由于未能打通數據通路，在業務協同方面，產生了信息孤島，降低了信息的使用效率。三是智能設備經常出現故障，無法統計分析是設備自身因素還是環境影響，不利于今后設備運維。四是空調、加濕除濕機等設備常年開放，無法按照周邊的情況實時調整溫濕度設置，從而導致能耗較高，不符合節能環保的基本要求。

三、智慧庫房基本功能

智慧檔案庫房建設，應是構建深度交互、開放共享、廣泛互聯的泛在庫房物聯網，實現物與物、人與物、人與人的全面互聯、深度感知；以需求為導向提供人性化服務應用，滿足各類人員的差異化服務需求，系統性地為實體檔案的整個生命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫房管理的“智慧”服務。通過“大云物移智鏈”等技術全面開展人員、檔案、庫房環境、設備等實體檔案管理過程中相關因素的全過程管理，并通過大數據、人工智能等技術深度挖掘數據價值，識別潛在隱患并及時解決，并為優化庫房運行成本、后期設備選型、節能改造、庫房擴容等方面提供決策參考。

（一）人員管理。目前庫房人員管理仍停留在線下，操作及管理較不嚴格。智慧檔案庫房人員管理，一是要全面梳理人員在庫房內的工作流程，將各類制度要求的流程固化在系統中，實現檔案管理、庫房巡檢、維修等與庫房有關的操作全面實現線上操作，并將操作與視頻監控、門禁及RFID設備等狀態聯動，實現檔案絕對安全。二是對未處理工作及定期工作進行待辦提醒，確保工作的閉環處理。三是設置人員通訊錄，檔案人員入職資質審核、工作履歷、獲得榮譽、離職工作移交審核進行全過程管理，確保工作合規性。

（二）實體檔案管理。目前實體檔案管理仍停留在人工管理階段，檔案數量龐大管理不易，容易造成檔案數量、質量臺賬不清晰等情況。智慧檔案庫房通過研究實體檔案全生命周期管理，利用物聯網和RFID、二維碼等技術實現館藏檔案的移交、消毒、上架、盤點、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理，實現檔案與密集架的一一對應，定期提醒檔案的盤點、消毒、鑒定等工作，明確各方職責，把檔案管理流程固化到系統中。

（三）庫房環境管理。1.防火。智慧檔案庫房應具備火災預警功能，利用紅外熱成像裝置等設備，全面覆蓋庫房區域，設定溫度閾值，在線路老化、設備故障等情況下提前預警溫度異常情況，及時通知檔案人員及消防人員排查消防隱患，從而保證庫房安全。2.防盜。視頻監控實現庫房全覆蓋，門禁實現人臉、指紋、密碼三重防護并有遠程授權開門功能，門禁開門自動關聯截取固定時長視頻進行保存，確保入庫工作合規高效。結合RFID技術確保檔案出入合規，未經過審核的檔案出入庫將有系統報警及現場聲光報警，保證檔案安全。3.防高溫、防潮。監測樓宇溫濕度、室外溫濕度與庫房溫濕度差距，合理設置庫房溫濕度范圍，降低能耗。監測庫房各類設備能耗情況，進行同一時間不同庫房、同一庫房不同時間之間能耗對比，用于分析能耗規律，從而采取措施降低能耗。4.防有害氣體。采用空氣質量檢測裝置進行庫房內外環境監測，對比庫房有害氣體成分，進行針對性的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機等形式進行凈化。

（四）設備管理。設備采購、運行、巡檢、維修、報廢等過程全生命周期管理。通過遠程巡檢與現場巡檢相結合方式進行設備狀態檢測，提高問題發現效率，減少人員出入庫次數，從而減輕檔案人員負擔并且保證庫房環境穩定。構建庫房設備接口管理，實現各類硬件的通信訊號和故障指示及網絡狀況的統一監控，確保設備正常在線。

（五）智能輔助決策。通過收集庫房各類數據，設計各類專題場景，為領導及檔案人員提供輔助決策。設備管理專題包括設備故障率分析、設備狀態分析、設備維修成本分析等，環境管理專題包括庫房容量使用年限分析、庫房出入庫頻率分析、報警分析等，檔案管理分析包括檔案門類數量對比分析、增長率分析、利用率分析等，人員管理專題包括人員流動分析、人員管理水平分析等。

（六）全網互聯。一是與相關業務系統互聯。與OA、短信平臺等系統集成，實現預警消息短信推送、待辦消息提醒等功能。二是與移動互聯網互聯，通過移動作業平臺等方式，采用手持移動終端隨時隨地全面監測各庫房運行情況，相關巡檢記錄視頻隨時上傳庫房管理系統，提高工作時效性便捷性。

四、結束語

檔案庫房管理是檔案保護的主要研究內容，全國各級各類檔案館建設正在朝智能化邁進，檔案管理已經不是簡單的文件保護，而是館庫現代化、設施安全信息化的變革。隨著科技的不斷進步，智慧檔案庫房將會更加節能、環保、綠色、高效、安全。