辦公室行政人員基本禮儀與培養方案探討

文/新余學院 張洪鋮

辦公室行政人員的形象能夠直接地反映他們的品質和專業素養，辦公室行政人員作為一個公司的核心人員，他們對于基本禮儀的遵守能夠給其他部門的人員起到帶頭作用，這不僅僅是突顯他們對于禮儀規范的尊重，還有他們對于這個職業的熱愛以及對外表現公司的形象。不管是公司制定的制度還是辦公室行政人員自身都應該重視對于基本禮儀的遵守，只有重視細節提升自身的素養才能夠使個人與整體都有所進步。

一、禮儀及行政人員基本禮儀規范概述

（一）禮儀。禮儀簡單來說就是人們在平時的人際交往當中用一些約定俗成的方式方法來表現自己個人素養的過程，這個過程包括儀容儀表、言談舉止等多個方面，良好的禮儀表現能夠拉近人與人之間的距離，給人留下一個良好的形象，能夠突顯出一個人的個人素養與素質。

（二）行政人員公務禮儀規范。行政人員公務禮儀規范簡單來講就是辦公室行政人員在工作崗位中為了經營一個良好的個人形象以及突顯單位的形象來對交往對象利用一些約定俗成的方式表達友好的規定中約定員工必須要遵守的一些范例行為。這些制度是每一個辦公室行政人員必須要遵守的，不管是出于對自己形象的維護還是對于單位形象的維護都應該嚴格的要求自己，不能夠過于散漫。

二、行政人員在日常工作中的基本素養

辦公室行政人員在工作過程中大多數時間都在與人打交道，不管是公司內部的人員還是與公司的合作伙伴都是由辦公室行政人員進行接洽的，因此辦公室行政人員在平時的工作或是與人交往過程中一定要重視尊重和謙恭的重要性。行政人員在平時的社會交流工程中一定要做到謙恭，不要過于自滿，覺得自己高人一等，只有做到謙虛待人才能夠聽到更多來自身邊的聲音，才能夠督促自己進步。另外一定要尊重別人，也要尊重自己，給予別人應該的尊重與重視不僅僅是對別人的友好，也是對自己的尊重，在平時的人際交往過程中才能夠給別人留下一個良好的印象，在日后的合作交往過程中才能夠拉近與合作伙伴的距離，才有利于促成彼此之間的合作。

三、辦公室行政人員的基本禮儀

（一）行政人員的儀容儀表。行政人員有著良好的著裝形象不僅僅是能夠突顯個人的品位與素養，也能夠表現一個人對于自己職位的尊重與重視，在平時的交往中也更加輕松。1.行政人員著裝的基本原則和禮儀要求。辦公室行政人員的著裝主要有兩個原則：一個是要按照規定進行著裝，要能夠根據適合的時間、場合調整自己的著裝，但是要符合要求；另一個就是在平時的工作過程中不要穿奇裝異服，一定要符合工作時的要求。雖然有的單位并沒有規定一定要穿正裝工作，但是一般來講工作地點是一個正式的場合，為了表示對其他人的尊重一般都會著正裝出席，尤其是針對一些比較重大的場合，一般都是約定俗成的要穿正裝。另外就是在穿正裝時對于服裝的顏色也是有一定要求的，通常情況下一套衣服的顏色是不能夠超過三種的，要求服裝整體是簡潔莊重的，當然，不管是鞋子還是領帶等一些小的細節物品都應該多加注意，一般都是選用黑色的物品，顯得更加的莊重。當然，對于一些特殊的場合就根據要求進行著裝，但是注意一定要合體，選擇尺寸合適的衣服，減少一些配飾都能夠表達對于別人的尊重。2.行政人員的儀容禮儀。行政人員的儀容禮儀也是一個行政人員平時需要多加注意的，基本的要求就是要五官端正、發型簡單大方、精神飽滿。行政人員大多都是要與外界進行交流，一個人的精神面貌最能夠突顯一個人的基本素養，如果一個人整日垂頭喪氣只會給別人留下一個不思進取、不好接近的形象，但是如果一個人每天都精神飽滿、積極向上，那么會有更多的人愿意與他進行溝通交流。因此就需要行政人員在與人交流時要面帶微笑，盡量的拉近彼此之間的距離，另外就是最關鍵的眼神，在與別人進行交流時眼神是最能夠表現一個人內心真實想法的，不管是尊重還是鄙視都能夠通過眼神流露出來，因此行政人員在平時的社會交流工作中一定要用更加熱情平和的眼神與他人進行交流。還有就是要注意與他人交流時的距離，保持在三到五米的距離，這樣不會顯得很有距離感，也能夠給對方足夠的安全感，不會顯得侵略性太強，在進行交流時不要一直的盯著別人的眼睛，在比較關鍵的部位及時地進行眼神交流能夠更加突顯自己的真誠，一般就是看著別人的雙眼與嘴巴之間的三角區域，顯得更加的親近卻不會過分。

（二）行政人員的日常辦公禮儀。1.與同事之間以及領導與下屬之間的禮儀。同時與同事之間的交往是行政人員在平時的工作過程中很重要的一項，同事之間的關系能夠直接的影響到行政人員的工作效率和心情，因此一定要與同事之間保持良好的交往。首先就是要尊重同事。同事并非自己的家人，對于自己并沒有那么的了解，簡單來說就只是工作上的伙伴，因此一定要給予對方足夠的尊重與重視，不能夠因為平時的關系不錯就隨便地開玩笑或是做一些不禮貌的舉動，都會影響彼此之間的關系。其次就是要有明確的物質往來。俗話說親兄弟明算賬，不管兩個人的關系多么的融洽也要明確彼此的物質往來，一次無意識的占對方的便宜就可能會使對方在心里產生不滿，從而使自己的形象變的惡劣。最后不要在背后議論別人。每個人都有自己的隱私，不要因為自己知道了一些別人的秘密就在背后說三道四，這是有關于另外一個人的人格的事情，不能夠因為自己的一句不小心就對別人的人格造成不好的影響，使得彼此之間的關系變得尷尬。領導與下屬之間一定要保持一定的尊重，員工要聽從領導的指揮，即使是有建議也要選擇合適的地點；領導也要尊重員工的人格，對于員工的工作要秉承著公平公正的態度，即使有什么建議也要適當的體會員工的感受。2.電話禮儀。在接聽電話時一定要及時，盡量在電話鈴響三聲之前就接通電話，電話接通之后就要說這里是什么地方，請問您需要什么幫助等，如果對方主動提起這通電話的目的就及時地為他人提供幫助，在進行回復時一定要注意言辭，態度一定要和藹熱情，通話結束時要確定別人結束通話以后再放下聽筒，表示尊重。撥打電話時要盡量地避開別人的休息時間，接通電話時要說清自己的姓名和身份并詢問對方是否有時間接聽電話，交流完畢后要及時地說再見，充分地表達自己對對方的尊重。

四、總結

行政人員更多的工作就是要與人進行交流，因此要特別的重視平時的禮儀規范，不管是平時的儀容儀表，還是與人交流時的眼神交流，還有同事之間以及領導與下屬之間的交往，還有接聽電話時的禮儀規范等都是辦公室行政人員要注意并遵守的，既能夠突顯自己的個人素質，也能夠表現一個公司的整體形象。