以就業(yè)為背景談學(xué)校檔案管理

文/金華市技師學(xué)院 盧云豐

學(xué)校的學(xué)籍檔案記載了學(xué)生從小學(xué)到最后畢業(yè)學(xué)校的在校表現(xiàn)，其內(nèi)容包括學(xué)生的在校成績、思想政治德行、身體狀況、獎懲情況等。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案對于用人單位而言，其參考價(jià)值有限。在新時(shí)代，用人單位對人才的要求越來越高，不僅要求人才具備扎實(shí)的專業(yè)知識，而且要求人才具備良好的德行、情商、人際交往能力、團(tuán)隊(duì)合作能力等綜合素質(zhì)。在這樣的要求下，新時(shí)代的檔案管理需要融入就業(yè)背景，才能與時(shí)俱進(jìn)地根據(jù)社會崗位需求改革檔案管理工作，使得檔案管理工作更加符合時(shí)代的需求。

一、就業(yè)背景下學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）學(xué)校檔案內(nèi)容無法滿足用人單位的需求。長期以來，學(xué)校對學(xué)生檔案的信息記錄是以學(xué)習(xí)成績、答辯成績、思想狀況等內(nèi)容為主，這些內(nèi)容的填寫大多偏向公式化、口號化、政治術(shù)語化和內(nèi)容空洞化，每個(gè)學(xué)生所填寫的內(nèi)容千篇一律，缺乏個(gè)性化特征，這些信息對于就業(yè)單位而言缺乏參考性。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，用人單位用人的標(biāo)準(zhǔn)越來越精準(zhǔn)，選拔人才的要求越來越高效，對于學(xué)生檔案信息的要求上，用人單位更加希望能夠從學(xué)生檔案信息記錄上，了解學(xué)生的誠信情況、能力情況、個(gè)人專業(yè)成就、品德情況等，并能夠通過檔案記錄的關(guān)鍵性事件對人才的綜合素質(zhì)進(jìn)行專業(yè)性判斷。而傳統(tǒng)的學(xué)生檔案所設(shè)計(jì)的內(nèi)容現(xiàn)已不能滿足當(dāng)前用人單位的相關(guān)需求。

（二）學(xué)校檔案管理缺乏就業(yè)服務(wù)意識。當(dāng)前學(xué)校檔案管理方式仍以傳統(tǒng)的管理理念為主，檔案管理未與就業(yè)服務(wù)相結(jié)合，檔案管理人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理也缺乏就業(yè)服務(wù)意識。學(xué)校檔案管理卻未較好地服務(wù)于就業(yè)，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，學(xué)校未從就業(yè)的角度整體規(guī)劃學(xué)校檔案管理工作，未制定以就業(yè)為背景的學(xué)校檔案管理制度和相關(guān)管理規(guī)章，使得學(xué)校檔案管理缺乏相關(guān)文件指導(dǎo)。二是，學(xué)校檔案管理人員對檔案的就業(yè)價(jià)值的相關(guān)宣傳力度不足，使得學(xué)生對檔案的重視度不足。三是，檔案管理人員自身缺乏服務(wù)意識，對學(xué)生檔案的價(jià)值了解不足，且對學(xué)生咨詢檔案信息缺乏耐心指導(dǎo)。四是，檔案轉(zhuǎn)檔程序繁瑣，不利于就業(yè)學(xué)生高效地轉(zhuǎn)移檔案。這些問題均阻礙了學(xué)校檔案充分為學(xué)生就業(yè)發(fā)揮服務(wù)價(jià)值。

（三）學(xué)校檔案管理對學(xué)生就業(yè)跟蹤服務(wù)不足。在當(dāng)下學(xué)校教育與就業(yè)需求存在一定矛盾，人才培養(yǎng)與社會脫節(jié)的情況下，學(xué)校對畢業(yè)生進(jìn)行就業(yè)跟蹤具有十分重要的意義。目前學(xué)校的檔案管理對提高學(xué)校專業(yè)教學(xué)水平和學(xué)生就業(yè)能力上還未充分發(fā)揮效用，學(xué)校專業(yè)課程的設(shè)置主要以其他著名高校的就業(yè)率及社會就業(yè)需求作為參考，而教學(xué)方法則主要參考部分國外高校或名師的教學(xué)方法，而未針對本校的特征及本校學(xué)生的就業(yè)實(shí)際來實(shí)時(shí)更新及調(diào)整教學(xué)內(nèi)容及教學(xué)方法，這種教學(xué)方式不利于為社會培養(yǎng)相關(guān)的應(yīng)用型人才。學(xué)校對學(xué)生的培養(yǎng)及檔案管理以學(xué)生畢業(yè)作為結(jié)束標(biāo)志，較少對學(xué)生就業(yè)之后進(jìn)行信息跟蹤，未充分利用學(xué)生就業(yè)反饋信息來合理調(diào)整教學(xué)方法和學(xué)生能力培養(yǎng)方向，從而不利于學(xué)校提高學(xué)生的就業(yè)水平。

二、對就業(yè)背景下提高學(xué)校檔案管理效率的幾點(diǎn)建議

（一）根據(jù)就業(yè)需求合理設(shè)計(jì)檔案內(nèi)容。當(dāng)前社會崗位對人才的需求除了看重人才的專業(yè)能力外，同時(shí)更看重人才的誠信、心理素質(zhì)、抗壓能力、人際交往能力、情商、品德、團(tuán)隊(duì)合作能力等綜合素質(zhì)。學(xué)生檔案要充分發(fā)揮就業(yè)服務(wù)的價(jià)值，使得用人單位能夠從檔案信息上準(zhǔn)確地判斷學(xué)生的綜合能力，需要學(xué)生檔案在內(nèi)容上根據(jù)各用人單位的用人需求來進(jìn)行相關(guān)能力模塊設(shè)計(jì)。比如，檔案上一共設(shè)計(jì)五大模塊，每個(gè)模塊考察一種重要素質(zhì)，對所考察的素質(zhì)的體現(xiàn)以客觀事件描述為主。例如，考察學(xué)生的團(tuán)隊(duì)合作能力，則以學(xué)生參加某項(xiàng)具體活動為例，客觀描述該學(xué)生在該項(xiàng)活動中所承擔(dān)的角色及在該活動所體現(xiàn)出的團(tuán)隊(duì)價(jià)值等，讓用人單位能夠通過檔案中所描述的客觀事件，以專業(yè)的眼光來準(zhǔn)確判斷學(xué)生所具備的團(tuán)隊(duì)合作能力的情況。這種設(shè)計(jì)方式既能讓學(xué)校按照用人單位的需求重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生的相關(guān)素質(zhì)，又能讓用人單位用專業(yè)科學(xué)的知識來準(zhǔn)確判斷學(xué)生的真實(shí)水平，從而達(dá)到檔案服務(wù)就業(yè)的需求。

（二）增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的就業(yè)服務(wù)意識。增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的就業(yè)服務(wù)意識需要學(xué)校從制度到理念上進(jìn)行全方位的規(guī)范與推廣。首先，學(xué)校應(yīng)以制度的形式制定相關(guān)檔案服務(wù)就業(yè)的管理工作，使得檔案服務(wù)就業(yè)的管理工作有據(jù)可依。其次，學(xué)校應(yīng)大力宣傳檔案對學(xué)生就業(yè)的輔助作用，得檔案管理人員及學(xué)生本人能了解檔案對就業(yè)所發(fā)揮的重要價(jià)值，從而重視檔案信息的填寫及收集，以及注重提高自身的綜合素質(zhì)。再次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識，將檔案管理人員的服務(wù)意識納入績效考核指標(biāo)，促進(jìn)檔案管理人員提高自身的專業(yè)知識，提升對學(xué)生信息咨詢的耐心程度。最后，根據(jù)實(shí)際情況簡化檔案轉(zhuǎn)檔程序，以文件的形式詳細(xì)注明轉(zhuǎn)檔所需要的資料，以及獲取這些資料所需咨詢的部門，并注明這些部門的相關(guān)地址，便于畢業(yè)生一次性將相關(guān)資料獲取完整。只有增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的就業(yè)服務(wù)意識，才能提高學(xué)校檔案管理效率，并獲得學(xué)生對檔案管理的一致好評。

（三）設(shè)置學(xué)校檔案就業(yè)跟蹤服務(wù)項(xiàng)目。學(xué)校學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)情況以及給學(xué)校的培養(yǎng)建議對于學(xué)校而言具有十分重要的意義。學(xué)校設(shè)置檔案就業(yè)跟蹤服務(wù)項(xiàng)目可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，學(xué)校給學(xué)生建立紙質(zhì)化文檔的同時(shí)，可以同步加入電子化檔案，電子化檔案與紙質(zhì)化檔案同步進(jìn)行轉(zhuǎn)移，學(xué)校可以根據(jù)電子化檔案的動態(tài)，實(shí)時(shí)了解學(xué)生的就業(yè)單位。其次，學(xué)校定期組織校友會活動，邀請優(yōu)秀校友參加相關(guān)活動，在活動上與優(yōu)秀校友討論其就業(yè)創(chuàng)業(yè)情況，并積極聽取這些優(yōu)秀校友對學(xué)校給予的培養(yǎng)建議。再次，積極與相關(guān)用人單位聯(lián)系，了解用人單位對學(xué)校人才的培養(yǎng)建議。將這些建議定期進(jìn)行記錄，根據(jù)建議并結(jié)合學(xué)校教學(xué)實(shí)際，來合理地調(diào)整學(xué)校的課程設(shè)置和培養(yǎng)計(jì)劃，使得學(xué)校所培養(yǎng)出的人才逐步符合社會崗位需求。

三、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前學(xué)校人才培養(yǎng)和社會就業(yè)需求存在結(jié)構(gòu)化矛盾，近幾年學(xué)校教育也在根據(jù)社會崗位需求不斷地做相關(guān)調(diào)整。而學(xué)校檔案管理從就業(yè)的角度也能夠?yàn)閷W(xué)校的人才培養(yǎng)提供一定的指導(dǎo)性作用。當(dāng)前學(xué)校的檔案管理在就業(yè)服務(wù)方面存在部分問題，本文主要總結(jié)了三大點(diǎn)，并針對這三大點(diǎn)提出了針對性的解決方案，以期研究結(jié)論能為學(xué)校的檔案管理工作提供一點(diǎn)參考性價(jià)值。