新形勢下檔案管理工作規范化探究

文/榮成市統計局 叢濤滋

檔案管理工作是把檔案實體和檔案信息相互結合到一起進行管理并且提供良好服務的業務工作，與此同時，這也是我國檔案事業中不可缺少的一個環節，從當前情況來看，該項工作對于各個領域都有著直接性的影響，基于此，加大對檔案管理工作的關注度很有必要。在近些年內，我國信息技術水平有了明顯的提高，因此，對檔案管理工作加以規范很有必要，并且要想將檔案管理工作的規范性更好地體現出來，還應當明確檔案管理期間存在的各項問題，制定出有關的對策，以此保證檔案管理工作進一步運行。

一、檔案管理工作遵循的基本原則和重要作用

（一）基本原則。檔案管理，一般是針對檔案中的信息進行管理，在這其中，主要涉及了檔案價值鑒定、統計和檔案編輯以及利用等多個方面，其可以將事業單位的整體運行歷程體現出來。在檔案管理工作實行期間，應當遵循多項原則，比如安全性原則、完整性原則以及便于利用的基本原則。并且，為了大力遵循這些原則，管理人員還需要有著良好的素質和工作能力，從而促使檔案工作更好開展。

（二）檔案管理工作的重要性。當前階段，大多數事業單位還沒有加大對檔案管理工作的重視力度，因此，對于檔案管理人員來講，需要將檔案管理工作的重要性有效體現出來。目前，大多數行業的研究人員紛紛對檔案管理工作進行了詳細的探究，而且產生了良好的性能，本文在詳細探究的過程中將檔案管理工作的重要性分為了以下幾點：1.從長遠角度來看，加強檔案工作管理力度是推動事業單位穩定運行的關鍵，不過，管理工作除了包含到單位部門中諸多的工作人員之外，與此同時，還是判斷工作人員工作能力的主要方式，做好檔案管理工作能夠達到對人員整體素質的全方面評價。2.合理的檔案管理工作為事業單位決策人員提供了完善的資料，并且為決策人員制定未來的發展方案提供了良好的依據，通過對檔案資料進行整理，人們可以有效地了解和認識到事業單位的工作情況以及存在的各方面問題，并且結合實際情況提出一系列的解決措施，以此合理地規劃事業單位后期發展方向。此外，還能夠確保決策人員獲取完善的資料，在加強各項人員相互交流以及合作的基礎上進行工作。3.在新形勢發展的背景下，檔案管理工作的開展是提高社會經濟效益的主要方式，通過對檔案管理方式進行全面的改進和完善，將單位實際運行情況有效地體現出來，可以為事業單位樹立良好的形象，增強單位競爭實力。

二、新形勢背景下檔案管理工作存在的問題

伴隨著各項領域的快速發展，檔案管理工作的作用越來越重要，并且人們對于檔案管理工作提出了非常嚴格的要求。基于檔案管理工作實際運行情況可以看出，還存在著諸多的不足之處，大體上表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理受到的關注度不高，制定的管理體系不健全。1.基于各項領域運行情況得出，大多數事業單位在運行期間，比較關注硬件設備的改進以及管理人員自身技能的提高等多方面，而對于檔案規范化管理工作的重視度不高，這一現象嚴重影響了檔案管理工作效率的提高，無法達到檔案管理的目的。2.從事業單位運行情況來看，檔案管理環節產生的效果較低，存在的問題比較多，比如管理制度不健全以及管理內容不完善等，根本無法促使檔案管理工作穩定開展，也就是說，達不到規范性的檔案管理工作。基于各項領域實際運行情況可以看出，大多數檔案管理工作均是借助以往傳統管理體系加以落實和開展的，可是該項制度比較傳統和單一，根本沒有辦法滿足當代管理要求，完全約束了事業單位進一步運行。

（二）檔案管理方式單一，信息化水平有待提高。自從我國邁入了信息化時代之后，檔案管理工作必須滿足時代發展需求，對檔案進行信息化的管理工作，然而從現有的檔案管理工作實際運行情況來看，檔案管理方式較為單一，信息化水平不高，尚不符合社會對于檔案管理工作提出的高要求，大體上體現在以下幾點：1.采取的檔案管理方式滯后，依舊應用以往傳統的手工登記方式，不利于檔案工作質量的提高。2.在檔案管理期間沒有有效地對信息化技術進行應用，即便是應用了也沒有將該項技術的優勢體現出來，最終對檔案管理工作后期運行造成了阻礙。

三、新形勢下檔案管理工作的規范化策略

（一）加大對檔案管理工作的關注度，制定完善的檔案管理體系。1.在當代社會發展背景下，為了提升各個領域檔案管理工作的規范性，就要求相關人員加大對檔案管理工作的關注程度，明確認識到檔案規范化管理具備的價值，正確看待檔案管理效率和人力資源之間的聯系性，制定出有關的對策提升工作效率，促使管理工作朝著規范性的趨勢邁進。2.要想將檔案管理工作的規范性體現出來，就應當提升檔案管理工作的穩定性和合理性，這不僅是檔案管理穩定運行的基本形式之外，還是確保檔案管理規范性的基本保障。目前，我國各個部門針對檔案管理工作紛紛制定了一系列的法律法規，其直接影響了檔案的管理和整理，不過，需要明確注意的一點是，因為社會經濟速度的加快，檔案類型逐漸增加，管理工作面臨諸多難度，所以，工作人員需要緊跟時代發展步伐，有效的改進和完善檔案管理方式，增強人員自身素養，從而達到檔案管理制度化建設的目標。

（二）提升檔案管理信息化水平，加快該項工作的信息化進程。要想確保檔案管理工作和時代發展需求相一致，就應當提升檔案管理信息化效率，對于以往單一的檔案管理工作來講，通常是以人工記錄方式為主，可是，紙質檔案經常丟失，不利于檔案管理工作有效性的提高，不過，信息化時代對于檔案管理工作提出的要求是非常高的，這就需要引進信息化管理軟件，在增強檔案管理效率的基礎上促使其規范性開展。

（三）規范檔案管理工作。現階段，要想更好地服務于國家經濟社會，檔案管理工作也需要遵循市場經濟活動運行規律，朝著良好的檔案管理方向邁進。從實際情況來看，對檔案信息資源進行開發以及利用能夠為檔案管理人員制定相應的決策提供信息資源，將檔案管理的價值體現出來。其次，根據事業單位實際運行情況對檔案進行整理、收集和儲存，采取新型的信息檢索工具達到共享信息資源的目的，制定完善的檢索制度，提升檔案使用效率。針對非常重要的檔案資料，必須嚴格對其進行保存和管理，應用微縮的方式使用該項資料。然后，派遣專業性的人員對檔案資料進行監管，增強資料的完善性。最后，改進檔案管理方式，強化檔案庫房基礎設施建設，降低外界不良因素對于檔案產生的影響，在提升檔案使用效率的基礎上確保完整性。

四、結語

綜上所述，以往單一性的檔案管理工作顯然已經無法滿足新形勢背景下的發展需求，不過，該項工作對于各個領域均起著決定性的作用，因此，務必規范性地對檔案工作進行管理，在提升管理效率的基礎上緩解人員工作壓力，進而促使其更好運行。