社區檔案資源建設存在的問題及對策

文/福建省泉州市鯉城區檔案館 洪碧蓉

黨的十九大報告，第一次把鄉村振興提高到國家戰略高度，指明了新時代社區管理改革的發展方向和工作重點。社區檔案資源建設作為社區管理的一項基礎性工作，如何使之高效地服務社區建設，助力社區實現振興目標，是值得各級檔案部門深入思考的問題和持續發力的方向。本文將在分析社區檔案資源建設存在問題的基礎上，著力探討解決制約社區檔案資源建設進一步提升的難點問題，提出幾點解決的思路和對策。

一、社區檔案資源建設存在的問題

（一）保障有短板。社區在人員、場所、資金等方面保障不足。一是檔案崗位工作人員不穩定，學歷、業務能力有所不足，對社區檔案工作的穩定持續開展不利。二是社區場所有限，在調研的社區中，能夠配備專門檔案室的社區僅有25個，比例為30.8%，在這25個社區里面，能完全配備空調、滅火器、防蟲藥并及時更新的社區只有8家，影響了檔案的安全保管。三是資金配套不足，通過購買檔案服務已經成為大部分企事業單位開展檔案整理、數字化工作的主要方式，但是調研發現社區普遍經費不足，硬件配備僅能滿足于最基本的安全保管需要，資金問題成為制約社區檔案管理進一步提升的關鍵因素。

（二）業務水平低。調查發現,社區對檔案管理的目標、內容、規范標準等認知有限，檔案管理的業務水平偏低。在檔案收集方面，過于傾向紙質檔案的收集，不利于檔案資源的長遠利用。在檔案整理方面，未能完全按照《歸檔文件整理規則》《數碼照片歸檔與管理規范》等業務標準進行，存在著不規范的現象，不利于全區社區檔案的集中管理。在檔案安全保管方面，部分社區未能嚴格落實有關保管制度，進出庫房未進行登記，防蟲藥未及時更換，溫濕度設備長期不開機，檔案員變動未及時辦理交接手續等，使社區檔案資源的長期保存存在安全隱患。

（三）信息化不足。調研發現，隨著互聯網技術在日常辦公中的應用，社區和街道等上級部門之間的很多文件都通過微信、QQ等網絡渠道以電子信息形式傳遞，開展對這部分非紙質文件歸檔的社區較少。社區各項工作，計生、民政等均有一套省市聯網的系統，很多信息均上報錄入到系統里面，但相關材料往往以電子文件形式存在各自電腦，電子文件歸檔存在盲點，存在著電子公文、數碼照片、視頻、錄音等非紙質檔案歸檔率不足的現象。社區檔案的信息化遠不能滿足工作需要，僅有少部分社區能對存量的檔案數字化和增量檔案進行電子化，大部分社區普遍沒有開展檔案數字化工作。同時，社區居委會普遍沒有配套檔案管理軟件，檔案的管理和查詢利用方式較為原始，利用上不夠高效、便捷。

（四）開發利用少。在管理上，社區較為重視檔案的收集整理，檔案資源的門類建設和資源的開發力度不夠。在最基本的查檔利用上，社區居委會一年的檔案利用登記次數屈指可數，甚至沒有記錄。社區普遍沒有開發利用檔案文化產品，難以滿足群眾對優質檔案服務的需求。

二、問題存在的原因

（一）意識不足，重視力度不夠。檔案資源價值的發揮是一個長期持續的過程，調研發現，居委會未能深刻意識到檔案資源建設會給社區的長遠發展帶來的好處，因此對檔案資源的價值認識不夠，思想認知上多停留在“我把檔案收集整理保管好了就行”的階段，未能切實把社區檔案資源建設視為社區建設、把檔案管理作為社區管理的重要組成部分，一定程度上制約了社區檔案資源建設工作的進行。

（二）能力有限，管理未能規范。社區工作涉及方方面面，任務繁多，壓力大，人才難留住，檔案崗位的人員變動更是頻繁。而更主要的是檔案員學歷普遍較低，接受檔案專業學習和崗位培訓的機會有限，社區極少組織檔案員參加初任培訓，檔案員的理論知識、業務能力水平有限。同時，社區居委會還需接受衛生、環保、綜治、文明、民政等方方面面的檢查，資料的管理更多的是滿足迎檢工作的需要，導致歸檔不到位；檔案工作未納入社區內部考核，檔案人員的工作積極性不高；日常管理中，各部門人員為方便使用，把檔案放在自己手中，移交和集中管理檔案的意識淡薄，致使檔案資料散存在各崗位工作人員手中，統一管理難以實現。

（三）經費有限，制約管理升級。社區是自治組織，財政自收自支，來源單一，不同社區之間財政收入參差不齊，有的過于依賴租金，部分社區還要依靠街道等上級部門的財政撥款才能勉強維持。因此，在經費使用上，社區更側重于優先滿足社區居委會的基本運營，對社區檔案資源建設投入的人、財、物較少，對進一步提升檔案軟硬件配套投入不夠，難以滿足檔案管理的需求，成為制約社區檔案資源建設工作和規范管理的又一因素。

三、提升社區檔案資源建設的對策

“瞄準問題補短板”，著眼于解決調研中發現的問題，要進一步提升社區檔案管理，強化社區檔案的資源建設和開發利用，促進社區文化興盛，助力社區實現全面振興，要做好以下幾方面的工作：

（一）提高依法治檔意識，夯實社區檔案業務基礎。檔案部門和街道辦事處要深入社區開展檔案宣傳教育工作，特別是要把檔案普法和檔案科普工作深入到社區開展，強化社區兩委依法治檔的意識，提高對檔案工作價值的認識，切實把社區檔案資源建設視為社區建設的重要組成部分來抓。與此同時，社區要主動為社區檔案員參加檔案業務培訓提供必要的支持，社區檔案員要主動加強檔案的法律和業務理論學習，積極參加各類檔案業務培訓，提升收好、管好、用好社區檔案的能力，共同夯實社區檔案管理的業務基礎。

（二）強化相關部門聯動，形成齊抓共管工作格局。社區檔案資源建設是一項綜合性的工作，需要各相關部門緊密協作。1.理順縱向管理。規范、提升社區檔案資源建設工作是加強和完善社區管理的一個重要載體，區檔案管理部門應該主動與省市檔案管理部門對接，共同謀劃檔案資源建設目標、實現路徑，推動社區檔案管理的提升。2.強化橫向合作。在推動涉及民生、特色等專業檔案方面，民政、衛計部門更有話語權；在檔案整理質量標準上，檔案部門更權威。因此相關部門之間要互聯互動，齊抓共管，在政策、財力、人才方面給予社區檔案資源建設工作大力支持，加大檔案軟硬件配套投入，特別是提升社區檔案管理人員待遇，讓社區能夠留住檔案管理人才。

（三）優化檔案管理機制，推進檔案資源建設提升。當前，社區工作已經逐步實現職能化，民政、衛計等各項工作職能劃分清楚，分配到人，檔案資源建設要貼近社區實際，優化檔案管理機制，以促進檔案工作與其他工作協調展開。如：在檔案收集工作中要突出特色，重點收集本社區形成的、與本社區有關的文本材料和富有本社區特色的文本材料；在管理上要結合社區職能化的特點，把檔案的日常收集、保管分配給相關部門的業務人員，定期進行統一收集，這樣既方便社區各項職能工作的開展，又確保應歸檔材料最終歸存于檔案。同時，區檔案管理部門在優化檔案管理機制、推進檔案資源建設提升工作時，要做好幾項工作：一是同步推動社區檔案規范化建設和標準化建設，使社區檔案最終符合進館要求，并適時將社區的檔案資源納入館藏，特別是諸如土地申請，戶籍信息等檔案移交進館。二是積極面向社區群眾征集老照片、舊糧票等檔案，充實館藏檔案資源。三是要整合現有各社區室藏檔案，緊跟社會熱點、群眾需求，找準服務方向，如優先整合社保、低保、婚姻、土地、房屋安征遷補償等涉及百姓切身利益的民生檔案資源；在機會成熟的時候，利用信息技術，建立社區檔案專題全文數據庫，搭建一個涵蓋全區社區的檔案信息平臺，推進檔案資源建設工作的提升，實現全區社區檔案一站式查詢，為社區、群眾提供便捷高效的服務。