加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量的有效策略

文/青島市膠州市阜安街道辦事處阜北居委會 王衛(wèi)

社區(qū)屬于基層管理活動的中心，而涉及檔案的記錄至設(shè)計發(fā)展的基礎(chǔ)狀況，是推動社會各項(xiàng)活動開展的基礎(chǔ)。由此，在社區(qū)創(chuàng)建階段，必須加強(qiáng)檔案管理效果與水平，進(jìn)而保證社區(qū)各項(xiàng)活動的順利開展，提高社區(qū)管理水平。

一、社區(qū)檔案管理過程的內(nèi)容與特征

社區(qū)檔案管理既能夠?yàn)榫用裥畔⒉樵兣c歸納帶來依據(jù)，并且能夠?qū)曳梢?guī)定的具體實(shí)施狀況實(shí)現(xiàn)實(shí)時追蹤，還能夠?yàn)樘幚砩鐣系牟糠謫栴}帶來重要保障。社區(qū)檔案保管實(shí)質(zhì)上是一種非常高效的途徑，是政府展開社區(qū)建設(shè)階段非常關(guān)鍵的一項(xiàng)任務(wù)。對城市各種組織的活動加以記錄，對人們的生活環(huán)節(jié)出現(xiàn)的對社區(qū)創(chuàng)建有較大作用和居民生活方面值得存儲的實(shí)踐加以記錄，基于文字、圖片等形式生成檔案并加以管理，其是社區(qū)檔案的產(chǎn)生過程。社區(qū)檔案還存在較大的服務(wù)屬性，在目前社區(qū)發(fā)展的背景下，社區(qū)檔案管理的壓力很大，要有效管控設(shè)計檔案，需要采用科學(xué)的辦法，實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案對保證社會安定發(fā)展、優(yōu)化社區(qū)創(chuàng)建的重要價值。

二、社區(qū)檔案管理存在的不足

（一）管理制度問題。當(dāng)前，社區(qū)中已創(chuàng)建了相關(guān)的檔案管理體制，優(yōu)化了檔案管理的具體流程，提高了檔案管理的穩(wěn)定性，這為提高設(shè)計檔案管理水平打下了良好的基礎(chǔ)。而且，部分社區(qū)還詳細(xì)規(guī)劃了檔案管理過程的各項(xiàng)職責(zé)，并結(jié)合管理內(nèi)容建立了科學(xué)的管理模式。但是從整體管理狀況來說，社區(qū)檔案管理體制存在很多弊端，例如檔案銷毀機(jī)制與工作交接機(jī)制等，還有諸多漏洞，從而影響著檔案管理活動的進(jìn)行。此外，還有部分單位檔案管理者本身的認(rèn)知水平不高，對制度的落實(shí)力度也很低，從而導(dǎo)致檔案管理活動停留于表面，不能得到深度開展。再加之制度的制定和國家標(biāo)準(zhǔn)建立有巨大空隙，造成經(jīng)費(fèi)與設(shè)備存在諸多問題，影響著涉及檔案管理活動的開展。

（二）硬件設(shè)備問題。社區(qū)檔案管理方面存在的常見問題是硬件設(shè)備不佳，部分單位的檔案管理設(shè)備主要選擇鐵皮柜，如此就造成檔案遺失情況嚴(yán)重，加上部分單位中配套設(shè)施不完整，缺少相關(guān)的監(jiān)控設(shè)施，進(jìn)而提高了檔案損毀的概率。此外，信息系統(tǒng)的使用水平不高，造成檔案存儲還停留于紙質(zhì)材料方面，如此大幅度降低檔案管理質(zhì)量，增加了管理的困難性。

（三）管理體系問題。有些社區(qū)已在檔案管理方面建立了一套比較完整的管理體系，管理效率得到明顯提升，但是還有部分部門在檔案控制過程存在不足，例如管理體系不完整、運(yùn)營效率不高等，極大影響著檔案管理的進(jìn)行。還有部分單位在檔案管理階段，產(chǎn)生業(yè)務(wù)部門頻繁干預(yù)管理中心事務(wù)的現(xiàn)象，如此就造成檔案管理活動不能根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行，影響著管理的效率及質(zhì)量。

三、提高社區(qū)檔案控制質(zhì)量的有效對策

（一）革新管理方式。1.優(yōu)化檔案管理制度的建立。為保障檔案管理的順利開展，不僅要提高管理質(zhì)量，還要加強(qiáng)與各部門間的關(guān)系，優(yōu)化檔案管理制度，對檔案管理活動展開合理規(guī)劃。而且還要增強(qiáng)政府等有關(guān)部門對檔案活動的監(jiān)督與檢查功能，及時找到管理方面存在的不足，并進(jìn)行優(yōu)化，以提高管理質(zhì)量。2.科學(xué)規(guī)劃檔案管理活動，從實(shí)際著手，結(jié)合社區(qū)現(xiàn)存的軟硬件設(shè)施，對檔案管理活動等內(nèi)容加以管理，并提高資源共享率，優(yōu)化檔案管理方面所要的有關(guān)設(shè)備，妥善處理管理方面存在的不足。而且還應(yīng)加大檔案管理活動的監(jiān)督與控制力度，提升管理活動與管理水平，并促使管理活動的迅速發(fā)展。3.強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)管理體制的建立。信息系統(tǒng)的持續(xù)成熟，為各個行業(yè)經(jīng)營效率的提升帶來了較大的推動作用，所以，在檔案管理階段，需要科學(xué)使用現(xiàn)有的信息技術(shù)性能，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建立，進(jìn)而推動各部門間展開充分連接，科學(xué)完善資源分配，提高檔案管理質(zhì)量，迎合社區(qū)用戶檔案應(yīng)用的要求。

（二）建立信息化檔案管理方式。一方面，拓展檔案范圍。擴(kuò)大檔案范圍，對迎合用戶使用檔案的要求帶來了方便。范圍的擴(kuò)大能夠幫助管理者更好地了解居民的檔案資料，優(yōu)化用戶的檔案信息，進(jìn)而了解用戶的生活需求，然后檔案管理者能夠通過這類資料的采集與整理，并借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)定期加以公布，以迎合居民的要求，提高檔案管理服務(wù)水平；另一方面，提高管理質(zhì)量。制定健全的檔案管理體制，優(yōu)化軟硬建設(shè)備的創(chuàng)建，并強(qiáng)化檔案管理者信息化培訓(xùn)力度，以降低檔案管理階段問題出現(xiàn)的頻率，提高管理質(zhì)量，確保信息化檔案管理活動的進(jìn)行。

（三）建立健全的服務(wù)系統(tǒng)。1.提高人性化服務(wù)水平。首先，深入開發(fā)原始信息，并得到原始資料的數(shù)字化，確保其價值的全面體現(xiàn)。其次，強(qiáng)化文獻(xiàn)的服務(wù)效果。結(jié)合資料的內(nèi)容把用戶的生活狀況進(jìn)行科學(xué)體現(xiàn)，進(jìn)而提高檔案管理活動的實(shí)效性。2.提高資源服務(wù)效果。提高資源服務(wù)效果，有針對性地建立健全的管理服務(wù)系統(tǒng)，處理檔案管理方面存在的不足，提高檔案管理效果。一方面，要清楚檔案應(yīng)用者的要求，并根據(jù)已經(jīng)發(fā)展創(chuàng)建的社區(qū)數(shù)字化檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的電子化有效傳遞；另一方面，通過專業(yè)人士輔助社區(qū)用戶處理好相關(guān)業(yè)務(wù)與迎合不同客戶對不同種類檔案的要求。

（四）建立規(guī)范的檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。目前，國內(nèi)社區(qū)檔案管理活動缺少嚴(yán)格的管理機(jī)制，唯有強(qiáng)化檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化體系建立，方可在日常業(yè)務(wù)中起到約束作用，處理檔案管理方面存在的問題。強(qiáng)化設(shè)計檔案管理中心和行政部門間的關(guān)聯(lián)與交流，一同為涉及檔案管理活動建立一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理業(yè)務(wù)體系。一方面，應(yīng)在上級認(rèn)可的前提下，建立完整的檔案報送制度，強(qiáng)化檔案管理中心和其他部門間的關(guān)聯(lián)，提高檔案管理中心業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)性；另一方面，應(yīng)從社區(qū)檔案管理的常規(guī)業(yè)務(wù)入手，研究目前涉及檔案管理方面存在的不足，建立完善的修正計劃，進(jìn)一步健全社區(qū)檔案管理業(yè)務(wù)制度，引領(lǐng)檔案管理中心確定相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)范疇。同時，強(qiáng)化對涉及檔案管理過程的調(diào)查工作，對每項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)行和某個階段業(yè)務(wù)的具體狀況展開研究，總結(jié)積極經(jīng)驗(yàn)，形成社區(qū)檔案管理業(yè)務(wù)典范，提高總體管理水平。

（五）強(qiáng)化對社區(qū)動物管理者的專業(yè)技能訓(xùn)練。在目前科技信息系統(tǒng)高速發(fā)展的背景下，社區(qū)檔案管理采取信息化操作方法已成大勢所趨。但很多社區(qū)未及時改變業(yè)務(wù)模式，管理者的數(shù)據(jù)操控能力無法符合具體業(yè)務(wù)要求。信息化檔案數(shù)據(jù)管理方法的缺失，是目前國內(nèi)設(shè)計檔案管理者遇到的重大挑戰(zhàn)。目前，很多社區(qū)具有的專業(yè)檔案管理者數(shù)量不多，部分社區(qū)選聘了很多非專業(yè)化管理者從事該項(xiàng)工作，還有部分社區(qū)內(nèi)從事其他任務(wù)的服務(wù)者來堅持這項(xiàng)工作。部分社區(qū)留意到這些情況，對檔案管理者組織職業(yè)訓(xùn)練，但是因?yàn)槿鄙俳∪呐嘤?xùn)政策及科學(xué)的培訓(xùn)方法，依舊存在很多社區(qū)檔案管理者的專業(yè)技能較差，不能滿足當(dāng)然管理業(yè)務(wù)要求。還有部分涉及檔案管理者缺少詳細(xì)的法治理念，在檔案管理方面產(chǎn)生很多管理問題，操作人員的問題也是目前國內(nèi)涉及檔案管理遇到的一大挑戰(zhàn)。由此，需要強(qiáng)化對涉及檔案管理團(tuán)隊(duì)的組建，共同建立一個完善的職工培訓(xùn)制度，全面增強(qiáng)到了管理者的業(yè)務(wù)技能。

四、結(jié)束語

在國家經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的階段，城市化建設(shè)迅速，城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化創(chuàng)建、政治均有明顯的發(fā)展。社區(qū)屬于城市重要的活動主體，屬于城市建設(shè)之中非常關(guān)鍵的內(nèi)容。社區(qū)管理屬于城市社區(qū)創(chuàng)建階段的關(guān)鍵基礎(chǔ)性任務(wù)，是維護(hù)社區(qū)安定和諧發(fā)展，保障人民生活品質(zhì)提高的關(guān)鍵工具。城鎮(zhèn)化進(jìn)程加速，給城市社區(qū)檔案控制工作帶來了壓力。而社區(qū)建設(shè)之中的基礎(chǔ)性任務(wù)，怎樣提高檔案控制效率與水平，是城市化建設(shè)之中需要重點(diǎn)關(guān)注的話題。