紙質檔案管理與電子檔案管理的融合探討

文/寧夏醫科大學 楊洋

一、紙質檔案管理的特點

紙質檔案是以紙張作為信息存儲載體的，它是隨著紙的發明與發展而出現的，因此它具有與紙相類似的管理特點。

（一）信息明確。紙質檔案在儲存管理和信息檢索方面所呈現出來的第一個特點就是信息明確，可以通過索引簡單快捷地搜尋到想要查閱的檔案資料。在這樣的一個特點推動下，紙質檔案管理無須計算機等智能設備的幫助，檔案管理工作人員也可以較快地適應工作環境，且受外部的干擾較小。

（二）存放時間較長。紙質檔案所體現出來的第二個特點就是存放時間較長，因為紙質檔案是以紙為載體的，而紙多具有良好的耐久性和存儲性。因此，當紙質檔案被收納整理后，可以存儲保存很長一段時間。

二、電子檔案管理的特點

信息技術的進步和發展是電子檔案管理工作出現的動力，在此基礎上，檔案管理工作變得更加方便、高效與快捷，也形成了屬于自己的特點和優勢。

（一）管理的內容更加多樣化。相比于傳統的紙質檔案管理而言，電子檔案管理可以同時管理多樣內容，例如圖片、音頻、視頻等等。這些內容的管理是紙質檔案管理所無法做到的，它使得檔案管理的內容除了基本的文字內容之外，變得更加多樣化。

（二）電子檔案管理的載體較小、存儲量較大。紙質檔案管理需要耗費較多的紙張，而電子檔案管理只需要將要管理的檔案信息壓縮在計算機的存儲空間中即可，一個小小的U盤即可搞定。雖然U盤等存儲空間的體積較小，但它所存儲的信息量不容小覷。

三、紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式之間的差異性

當前，檔案管理模式的主要發展趨勢是紙質檔案管理與電子檔案管理并存，并將持續很長一段時間，但是兩種截然不同的檔案管理方式在并存、共事的過程中難免會出現各類問題和矛盾。要想更好地解決出現的問題，就要從兩者之間的差異性方面開始分析。

（一）紙質檔案和電子檔案的存儲、管理環境具有明顯的差別。電子檔案在管理過程中首先會對電子設備的存儲空間具有較高的要求，因為電子檔案在存儲過程中雖然占用的實體空間不算龐大，但對于虛擬空間的需求較高，電子設備只有具備了足夠的存儲空間才能保證電子檔案存儲的完整性。除此之外，電子設備本身也應該具有良好的使用性能，電子設備運行越流暢越有利于電子檔案的管理，否則，當電子設備出現問題時，電子檔案的信息也可能會因此而遭到破壞。紙質檔案對于設備的要求不高，只要保證陽光充足，蛀蟲和潮濕等問題能夠得到良好的控制即可。

（二）紙質檔案與電子檔案的信息查閱方式不同。在紙質檔案與電子檔案走向融合的過程中，檔案管理人員由于工作的慣性而忽視對另一種檔案管理模式的學習，這方面主要體現在對兩種檔案管理模式的信息查閱方式上。兩種不同的檔案管理模式，一種傾向于利用電子設備快速查閱，另一種則靠人工檢索，稍顯落后，查閱速度也比不過前者。

（三）兩種檔案管理模式對管理者的素質要求不同。在傳統的紙質檔案管理過程中，檔案管理者所需要的基本素質主要有認真、整潔、干凈、利索等，既要知曉紙質檔案的擺放位置，也能隨時保證檔案擺放的整齊性和有序性。但電子檔案管理模式卻要求管理者必須熟悉對電子設備的操作，能夠在有需要的時候快速調出相關檔案信息。

四、紙質檔案與電子檔案在融合階段出現的主要問題

（一）對兩者融合的必要性認識不夠。在檔案管理的工作過程中，由于電子檔案管理和紙質檔案管理是兩種不同的檔案管理方式，而檔案管理者有多為未經過系統培訓的專業檔案管理工作者，在面對兩種檔案管理方式共同融合的新要求下，很難充分認識其必要性。思想觀念的滯后就會阻礙兩種管理方式的盡快有機融合，從而不利于檔案管理工作的深層次開展。

（二）檔案管理者的綜合素質差距過大。對于任何一個工作單位而言，檔案管理部門都是一個重要的職能管理部門，但由于該部門需要處理的日常重要事務不多，就滋生了工作人員的懶惰情緒和心理，學習新事物的積極性和熱情難以持久保持。久而久之，在有新的專業的檔案管理人員參與該部門的工作時，就會呈現出明顯的綜合素質差異。

（三）檔案管理的制度不健全。傳統的檔案管理模式是以紙質檔案管理為主的，所以管理制度的建立也是以紙質檔案管理為中心。隨著電子檔案管理模式的興起，以及兩種檔案管理模式在融合道路上的不斷推進，原有的檔案管理制度已不適用于當前的情況，新的檔案管理制度還在摸索與嘗試的過程中。

五、加強紙質檔案與電子檔案融合管理的有效措施

（一）加強兩者之間的共存性。紙質檔案在未來很長一段時間里都不會被淘汰，而電子檔案管理也不會獨占信息管理的鰲頭，兩者必須要隨著信息技術的發展共同生存較長一段時間，共同完成檔案信息的管理任務。兩者要共同生存的原因主要有以下幾個方面：首先是電子檔案的出現是在吸收借鑒紙質檔案的基礎上所形成的，很多情況下，電子檔案的管理與完善還需要參考紙質檔案管理的經驗與教訓。為了更好地保存檔案信息，很多時候都需要紙質檔案和電子檔案各保留一份。其次，電子檔案和紙質檔案在完成檔案管理任務時需要有先后之分。電子檔案因為有現代化的信息技術幫助，它在記錄和保存檔案信息時能夠更加快速和便捷，但它在高效的同時也容易出現較多的錯誤和缺陷，從而不利于信息的存儲和管理。這時候檔案信息管理者就需要將經過審查之后的重要電子檔案轉化為紙質版的檔案，進而再進行相關的保存、留檔。電子檔案與紙質檔案的相互轉化也要具體分為兩種情況來討論，首先是已經建立并完善的電子檔案根據相關單位的具體要求和規定需要準備紙質檔案作為備份，從而使得兩種檔案管理形式并存。其次是電子檔案在建立之后需要向有需要的單位進行傳輸，在傳輸的過程中電子檔案就需要轉化為紙質版，進而使兩者共存。

（二）加強兩種檔案管理方式之間的互動性。紙質檔案與電子檔案在共存的基礎上勢必會出現較多的交流溝通機會，因此，只有通過加強兩者之間的互動性，才能使得兩者有機融合的進程不斷加快。雖然紙質檔案管理和電子檔案管理是兩個不同的檔案管理系統，兩者有較大的差異性，但為了某些檔案信息的完善、存儲以及管理任務，必須要加強互動與配合，才能使得檔案信息管理工作完成的更加具有效率。要加強紙質檔案管理和電子檔案管理這兩種檔案管理方式之間的互動性，就要對這兩者進行深入的研究和分析：首先，這兩種檔案管理方式在工作過程中是具有相互影響性的，在紙質檔案長期的存在和發揮作用過程中，它為電子檔案的成熟和完善提供了發展的前提和基礎，紙質檔案為了更加長久的存在于檔案管理行列，也需要不斷地學習電子檔案管理的長處和優勢。其次是兩者在相互學習、相互汲取長處的過程中會加速彼此的發展進程，進而逐漸達成檔案管理的一致性，甚至于形成一個不可分割的檔案管理體系。由于電子檔案管理應用了先進的計算機信息以及電子信息管理技術，因此電子檔案管理的模式與先進性也在一定程度上推動了紙質檔案管理模式的完善與改革。看得見的信息存儲是紙質檔案管理的突出特點之一，但相比于電子檔案信息的管理模式而言是遠遠不夠的，這兩者只有更好地融合才能更加高效地工作。

六、結束語

簡而言之，紙質檔案管理和電子檔案管理各有其特點和管理方式，兩者是借助不同的檔案信息管理載體發展起來的。隨著全社會的信息化水平的不斷提高，電子檔案管理會更加具有應用優勢，相比較之下，紙質檔案管理會顯得更加具有局限性。但是由于紙質檔案管理具有悠長的歷史性和發展過程，它所具有的一些特點恰好是對電子檔案不足之處的彌補。因此，必須要對兩者進行有機的融合，利用紙質檔案管理的獨特優勢彌補電子檔案存在的不足之處，使得我國的檔案管理工作更加具有屬于自己的獨特優勢，使其工作效率得到明顯的提升。