大數據背景下檔案管理模式的轉變與創新

文/忻州市黨紀教育中心 蘇杰

大數據時代數據以前所未有的姿態爆發，影響范圍與影響程度超出了人們的想象，檔案管理是信息管理活動的重要構成，大數據給檔案管理造成的影響是非常深遠的，有效把握大數據優勢并消除大數據帶來的負面影響是檔案管理需要解決的首要問題。

一、大數據背景下檔案管理的概述

（一）大數據時代全面降臨。美國政府在2012年發布了《大數據研究和發表倡議》，同年美國政府啟動了大數據研究計劃，其主要目的是要提升政府在信息收集、信息分析與信息利用領域的控制力，在信息時代保持美國的競爭優勢。我國在2012年12月同樣在廣東開展了大數據戰略試點工作，并且在近年來取得了豐碩成果。大數據是信息技術與科技進步的重要成果，大量數據在短時間內持續聚合，通過海量數據的分析與匯總得到最有效信息，基于大數據做出的判斷更具有代表性和普遍性。各行各業均可以從自己需要的大數據中獲得有效信息，為各項組織活動提供有力支撐，這也使得大數據與傳統數據管理出現了巨大差異。

（二）檔案管理大數據化的價值分析。我國檔案管理信息化的探索與研究已經持續多年，但相較于發達國家依然存在明顯差距，移動互聯、云儲存、云計算被引入了檔案管理之中，而這些技術還無法有效地滿足檔案管理的現實需求。我們將大數據引入檔案管理后能夠進一步推動技術革新，實現檔案管理質量與管理效率的同步提升。大數據背景下檔案管理從數字化向數據化發生了轉變，傳統檔案管理往往以紙質文件為主，而大數據則主要以電子檔案和數字檔案為主，電子檔案、數字檔案、信息系統成為檔案管理研究的新方向。大數據時代的檔案信息更加多元，開放、社會、網絡、智能成為檔案的新標簽，數字化環境下檔案管理面臨著更廣闊的發展空間，檔案收集、整理與使用已經從手動向電腦方向發展，檔案管理在大數據時代發生了翻天覆地的改變。

二、大數據背景下檔案管理模式的轉變

（一）檔案管理思路發生了改變。傳統檔案管理主要由精準化的小數據構成，而大數據時代檔案管理則保證了數據的完整性、多樣性和混雜性，檔案管理人員面臨著工作模式與工作內容的改變。檔案管理工作者必須要從思路轉變入手，明確檔案數據的核心價值在于高效利用數據，深度挖掘數據的潛在價值，使得檔案數據庫能夠得到充分利用。因此檔案管理人員需要對推動檔案的有效使用，避免束之高閣的管理理念，主動提供更加有效的服務，挖掘信息與數據的利用價值，確保檔案能夠發揮出更加有效的作用，為組織與集體的發展提供參考依據，使得決策更加科學合理。

（二）檔案管理與智慧城市建設融合。大數據對國家管理與治理也產生了非常積極的影響，我國從2013年開始推動智慧城市建設，近百個試點城市正在落實智慧城市建設活動，大數據技術革新為智慧城市建設提供了基礎保障。智慧城市建設中大數據功能處處體現，而檔案館是智慧城市的重要構成，檔案館的基本功能是保存檔案，很多檔案館并未能將自己保存的檔案利用起來。這主要是因為檔案管理模式落后，高素質人才不足，檔案管理意識的落后導致管理方法的落后。檔案館需要更好地融入智慧城市建設，在擴大數據信息資源儲備的同時更好地開發利用，為社會提供充足資源。

（三）檔案管理從實體管理向知識管理過渡。信息爆炸時代的到來使得檔案使用與需求大大提升，傳統數據與文件查詢方式已經無法滿足檔案的調用需求，如何有效挖掘數據背后的資源財富以更好地利用資源，這是檔案管理的主要發展方向。傳統檔案服務模式需要做出改變，單純的信息供給與數據供給是不夠的，必須要提供更加多元的信息內容。檔案管理的知識管理建立于技術引擎之上，資源與學術搜索、資源與服務推薦、用戶需求預測等等都是知識管理技術引擎的重要構成，大數據背景下的實體管理向知識管理過渡更加迫切。

三、大數據背景下檔案管理模式的創新探索

（一）檔案資源統一管理與備份。大數據就是將海量的數據收集、儲存和處理，這些數據都可以儲存在云端，檔案資源同樣需要進行統一管理和統一備份，使得檔案的利用更加便捷高效，目前我國正在全面建設大數據產業園，山西、天津、重慶等地已經開始將規劃落實，這些產業園的建設為數據處理及數據服務提供了保障。在大數據時代，數據資源的安全保障是值得深思的問題，將這些檔案進行統一管理與備份能夠避免檔案出現混亂或丟失現象。目前檔案備份與信息技術的結合非常緊密，大數據產業園的全面開發使得單純的電子備份已經無法滿足需求，未來需要在大數據產業園區建設更多全國或區域性的檔案備份中心，而如何建立備份中心以及如何推進需要展開縝密論證與有效實驗。

（二）全面合作開發檔案數據庫。大數據技術涉及多方面內容，檔案管理要引入大數據同樣需要突破資金、技術及行業的限制，這也使得大數據應用面臨著諸多困難與挑戰。檔案管理部門應該積極加強合作，與大數據技術研發單位及科研院所展開通力合作，共同制定數據分析及資源開發工具。擁有豐富檔案分析經驗的單位與個人同樣要參與到檔案數據庫的開發工作中，首先檔案管理單位要明確總體工作思路，確定檔案庫建立的具體步驟。其次檔案管理單位要對現有檔案資料進行分析整合，確保檔案分類管理得到落實。最后檔案數據庫的研究成果需要有效落實，將數據庫有效發布及公開展示，為檔案庫的有效利用提供保障。

（三）有效提升檔案管理人員素養。傳統檔案管理模式在大數據時代已經無法滿足要求，檔案管理人員是檔案管理工作的核心與直接執行者，檔案管理人員的核心素養及綜合能力會對行業發展產生直接影響，因此要在檔案管理人員素質培養方面投入更多精力。首先檔案管理人員的觀念需要全面個性，從簡單的檔案保管向一體化保存與綜合利用轉變。其次檔案管理人員的專業技能需要全面提升，通過多種渠道拓展大數據利用能力，熟練掌握計算機及大數據相關知識，有效利用信息資源拓展資源利用范疇。最后要提升服務意識，為用戶提供更高質量的服務，體現管理人員的高尚素質。

（四）加大檔案宣傳力度。檔案作為文化重要的“母資源”，越來越受到國家的重視，現實生活中，檔案往往容易被我們忽略。因此，檔案界必須加大檔案宣傳力度，首先，在宣傳方法上應充分利用網絡媒體的影響力，使大眾認識到檔案潛在的價值。其次，宣傳內容強調檔案信息資源的廣泛性及價值性。最后，宣傳范圍要全方位大面積的普遍宣傳。