大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略研究

文/武漢金檔科技有限公司 吳鍇

現(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用顛覆了我國(guó)企業(yè)的生產(chǎn)管理工作，要有效地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息在企業(yè)發(fā)展中的作用，就要充分地做好檔案管理工作的調(diào)整工作，抓住當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給檔案管理工作的機(jī)遇，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，從而推動(dòng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)就是企業(yè)在不斷地發(fā)展生產(chǎn)過(guò)程中所產(chǎn)生的一些數(shù)據(jù)信息，由于其數(shù)據(jù)信息數(shù)量比較龐大，人工處理方式在有限的時(shí)間內(nèi)不能夠完全的處理。隨著各種云計(jì)算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息化技術(shù)的應(yīng)用，使企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息管理工作現(xiàn)代化水平逐漸地提升，通過(guò)構(gòu)建數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，能夠有效地提高檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞速度，使企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息能夠充分地發(fā)揮出來(lái)，更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的重要作用

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的數(shù)據(jù)信息都比較龐大，這對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作而言有著一定的影響，數(shù)據(jù)信息增加導(dǎo)致檔案管理工作的內(nèi)容也在逐漸增加，但是在面對(duì)一定困難的同時(shí)也帶給了檔案管理工作一定的機(jī)遇。

（一）有助于管理效率的提升。以往在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作的過(guò)程中主要是采用紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行管理，但是紙質(zhì)檔案存在著一定的弊端，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行管理的過(guò)程中效率比較低下，紙質(zhì)檔案在保存的過(guò)程中，如果時(shí)間比較長(zhǎng)，那么就會(huì)出現(xiàn)紙張老化、筆墨不清晰的問(wèn)題，這樣就會(huì)影響到人們的閱讀效果。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中就能夠有效的促進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，以各種先進(jìn)的技術(shù)取代人工，能夠降低檔案數(shù)據(jù)信息在收集、處理、整理等方面的質(zhì)量，避免由于人工因素導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息受到影響，并且通過(guò)應(yīng)用各種信息化設(shè)備也能夠有效解放部門(mén)人員的勞動(dòng)力，從而更好地開(kāi)展管理工作。在進(jìn)行檔案查閱的過(guò)程中，可以通過(guò)相關(guān)的電腦設(shè)備來(lái)進(jìn)行檢索查閱。

（二）對(duì)于檔案數(shù)據(jù)資料質(zhì)量提升有著重要的作用。紙質(zhì)檔案在存放的過(guò)程中容易受到外界因素的影響，進(jìn)而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息受損害，如：火災(zāi)、水災(zāi)等都會(huì)破壞檔案資料，影響檔案數(shù)據(jù)信息的完整性以及全面性。在大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作則是可以通過(guò)各種技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，將各種檔案信息保存在電腦設(shè)備中，或者是一些U盤(pán)、云盤(pán)中，大大提高檔案數(shù)據(jù)資料的安全性，并且對(duì)于檔案數(shù)據(jù)保存空間的要求也轉(zhuǎn)為對(duì)于設(shè)備的需求上，從而降低房間空間使用程度。

二、檔案管理中大數(shù)據(jù)模式應(yīng)用的不足之處

（一）管理模式比較落后。一般在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，都是由檔案管理工作人員來(lái)根據(jù)不同的檔案管理信息進(jìn)行分類(lèi)，然后再做好相應(yīng)的歸檔處理工作，并且為了能夠方便日后的查詢還要做好相應(yīng)的記錄工作，工作步驟比較復(fù)雜、繁瑣。現(xiàn)階段下，我國(guó)的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)發(fā)展的過(guò)程中由于涉及的領(lǐng)域比較廣，發(fā)展節(jié)奏比較快，導(dǎo)致各種檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)量比較多，給檔案管理工作帶來(lái)了一定的影響，造成檔案管理工作量比較大的狀況，增加了管理人員的壓力。此外由于大多數(shù)的檔案信息存在著一定的共性特點(diǎn)，所以歸納的過(guò)程比較復(fù)雜，甚至在歸納的過(guò)程中，導(dǎo)致一些檔案信息不能夠得到有效的保存。在應(yīng)用各種大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)向電子檔案的過(guò)程中還存在著多類(lèi)型、多結(jié)構(gòu)的問(wèn)題，并且在傳統(tǒng)的管理模式中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)會(huì)導(dǎo)致各種工作出現(xiàn)混亂的局面。

（二）工作人員缺乏一定的技術(shù)水平。現(xiàn)階段，檔案管理工作的最主要的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)信息的種類(lèi)比較多，數(shù)據(jù)信息處理工作比較復(fù)雜。盡管可以通過(guò)各種大數(shù)據(jù)信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行處理，基本還是通過(guò)管理人員來(lái)進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)操作，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的管理工作。但是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作在操作性上來(lái)講比較簡(jiǎn)單，對(duì)于檔案管理人員的能力要求不高，管理人員只需要在管理的過(guò)程中將各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類(lèi)歸檔就可以，而大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案管理人員的能力的要求就比較高，特別是需要管理人員要能夠掌握各種各樣先進(jìn)技術(shù)的操作。由傳統(tǒng)向著大數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，會(huì)受到管理人員能力的限制，不能夠滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)的要求，導(dǎo)致各種技術(shù)的作用不能夠有效地發(fā)揮出來(lái)，更多的管理人員由于操作不夠熟練，還是愿意采用傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行管理。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理改善策略

（一）做好管理人員的優(yōu)化結(jié)構(gòu)。深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，要從管理人員的角度著手，要盡可能地提升檔案管理人員自身的能力和素養(yǎng)，從而使管理人員整體管理水平能夠得到提升，更好地開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作。大數(shù)據(jù)背景下對(duì)于企業(yè)的檔案管理人員的技術(shù)能力以及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有了更高的要求。要求檔案管理人員不僅僅需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作能力，還需要具有一定的信息化技術(shù)操作能力，要具有不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn)的思想，從而不斷地促進(jìn)自身專(zhuān)業(yè)能力的提升。要優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，首先可以從人才招聘方面入手，在進(jìn)行招聘的過(guò)程中，可以多選擇一些技術(shù)性比較強(qiáng)的人員，從而使管理人員隊(duì)伍不僅僅具有管理型人才，更加具有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)性人才，這樣才能夠更好地加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。其次就是要重視檔案管理人員的能力培訓(xùn)工作，對(duì)于新員工要進(jìn)行工作培訓(xùn)，要確保新員工的工作能力能夠滿足工作崗位的要求。對(duì)于在職員工也要做好相應(yīng)的工作能力培訓(xùn)工作，要加強(qiáng)對(duì)于各種先進(jìn)技術(shù)的操作培訓(xùn)，要確保管理人員能夠適用各種信息化技術(shù)，必要時(shí)可以請(qǐng)技術(shù)人員進(jìn)行操作指導(dǎo)。

（二）優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作不同于以往的管理，所以管理人員應(yīng)該要結(jié)合各種信息化技術(shù)進(jìn)行工作模式的調(diào)整創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)化檔案管理步驟，使用信息化設(shè)備替代一部分具有復(fù)雜性以及重復(fù)性的工作人員，從而可以提高相應(yīng)的工作的效率，還能夠提升工作質(zhì)量。同時(shí)相關(guān)的管理人員還應(yīng)該要做好各個(gè)崗位的責(zé)任劃分工作，明確各個(gè)管理人員的工作任務(wù)，確保每一份工作都能夠順利開(kāi)展。最后就是要重視數(shù)據(jù)信息的安全性。由于網(wǎng)絡(luò)自身具有一定的開(kāi)放性，所以容易受到各種黑客的攻擊，并且各種信息技術(shù)也在不斷地升級(jí)，所以相關(guān)的管理人員應(yīng)該重視這方面的管理工作，要與時(shí)俱進(jìn)，做好相應(yīng)的網(wǎng)路安全防護(hù)工作，采用比較先進(jìn)的殺毒軟件，從而提高網(wǎng)絡(luò)安全性。

四、小結(jié)

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作在進(jìn)行調(diào)整的過(guò)程中，需要做好自身檔案管理人員的優(yōu)化以及檔案管理模式的創(chuàng)新工作，提高檔案管理人員中技術(shù)人員的占比，提高檔案管理人員對(duì)于一些先進(jìn)技術(shù)的操作能力，加強(qiáng)對(duì)于各種先進(jìn)技術(shù)的了解程度，同時(shí)做好檔案管理工作結(jié)構(gòu)的調(diào)整，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化，重視電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)工作，從而更好地開(kāi)展檔案管理工作。