臨床醫院教學檔案的現狀及管理方法

文/江蘇省蘇北人民醫院教育處 邱姍珊

臨床教學檔案是臨床教學檔案直接形成于臨床教學管理和臨床教學活動的過程中，以文字、聲像、圖片等為不同載體的具有保存價值的教學文件，因為它們直接反映醫院的臨床教學管理、教學質量監控和教學過程的流程，是臨床教學管理和臨床教學活動過程的真實記錄，醫院臨床教學檔案管理的內容能反映出院校教學的水平，更合理、規范化的教學檔案管理能推進教學工作。

一、我院臨床教學檔案的特點及現狀

（一）數量大、種類多。我院現有研究生、規培生、實習生、進修生等學員共計在院人數達1200余人，需要管理的資料種類多、對象多，每類生類源參加教學活動和教學要求需求不同，同時我院還承擔了高校的大量理論課教學的工作并且涉及外國留學生的理論課教學及實習工作。各類生源的教學活動要求保存的教學檔案資料也不同。

（二）綜合性強。參與教學活動的人員類型復雜，帶教的對象需要分層教學，各層各級的教的老師，多種人員類型參與臨床教學活動也就注定教學檔案的綜合性。教學檔案種類雜多，主要涉及理論課教學、生產實習、臨床實踐各種人員帶教的資料，教與學雙方都需要收集、存放大量的資料。同樣還需要管理臨床教學檔案包括有與教學有關的內容，如教學計劃、總結、教學實習計劃、教學檢查資料等、教學文件、教案、試卷、學生輪轉表、調查表、考核表等還有一些教學課件PPT、教學比賽圖形文件、教學獎狀等。

（三）現狀無序。主要缺乏完整的規章制度，制度不健全，教學檔案作為重要參考資料的管理仍缺少完整的規章制度。沒有嚴格合理的考核辦法和檢查措施做保障，并且缺少統一、科學的工作標準，造成了檔案收集效率不高檔案不齊全。也導致從業人員的職能不明確、沒有系統的規劃，往往都是書到用時方恨少。

二、教學檔案臨床問題分析

（一）管理制度不完善。我院于2015年成立了綜合檔案室，參照國家《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》逐步建立了醫院檔案管理辦法，經歷了從無到有的過程，但因為檔案從業人員非檔案專業，制度推進和后續跟進也沒有相應的激勵獎懲措施，導致檔案管理和推進沒有實效。全院的教學檔案管理制度并不明確，管理人員也缺乏積極性并且缺少相關的檔案管理內容和考核內容，更加缺少檔案的組織和管理制度，責任的劃分不明確，所以教學檔案制度存在很多缺陷。

（二）人員重視程度不夠。臨床教學醫院主要以醫療為核心，臨床醫生臨床、教學、科研任務繁重，沒有多余的時間去進行檔案收集。雖然我院已成立了檔案室，但是并沒有專職人員管理教學檔案，教學管理部門包括我們醫院從事臨床教學檔案人員都是身兼數職，沒有專職人員負責。加上其他工作繁雜，沒有一個明確的檔案管理意識，也沒有接受檔案管理相關培訓，材料收集不及時，基本是有需要、有檢查的時候開始補大量信息。這些都造成了大量教學資料流失，導致檔案工作落后。

（三）檔案設施、設備不足，管理手段單一。扎實有效的教學檔案管理工作需要良好的硬件與軟件支持。目前，我院沒有專設教學資料檔案室，多數還用電腦存放或者打印出來的紙質版存放在庫房，也沒有引進先進的檔案管理工具和軟件來科學化、現代化管理檔案。這些都是造成檔案資料流失的重要因素。我院教學檔案存儲仍停留在紙質檔案的管理階段，要采取手工操作的方式，管理人員需要花費大量的時間和精力整理檔案和登記在冊，工作量較大而且需要占用大量存儲空間，并且受到外部因素影響較大，存在著保存難、查找難、調閱難問題。并且檔案信息資源開發嚴重不足，信息共享性差，導致檔案利用率極低，其本身的作用完全得不到發揮。

三、改進方案及管理對策

（一）增強意識加強培訓，擴大影響。全員上下要意識到教學檔案的重要性，教學檔案管理作為重要參考材料，臨床教學檔案記載了醫院教學活動的情況、成果、經驗和教訓。從教學評估、教學手段和方法到教學研究及改革等各方面的信息可以作為提高教學質量和管理水平的科學依據和參考材料。檔案管理是一個不斷探索、不斷更新和完善的過程，只有通過不斷培訓才能跟蹤最新知識，掌握管理技能，提高業務水平。要通過培訓增強人員檔案意識并規范化臨床教學檔案最終達到建立、建全檔案制度。領導層首先要重視，近年來院里已經開始注重檔案管理工作，已于2015年正式建立的院檔案室并派專人負責全院的檔案管理。相關管理部門也越加重視檔案意識，做到主動請進來送出去，邀請高校檔案業內專業人士來院舉辦講座并主動派送醫院檔案室、教育處、人事處檔案從業人員參加省級檔案組管部門舉辦的學習班普及全員檔案知識提高檔案意識。但是通過宣傳、講讀、包括一些考核機制、組織各種培訓、建立檔案管館這些都是基礎設施建設，這些培訓學習太多是被動學習，如何才能真正調動起大家的檔案積極性？建議可以用一些類似營銷的機制，比如醫院可以增加檔案宣傳欄、定期開展一些檔案小講座或者推一些“檔案小能手”之類的活動。還有如果能把檔案管理列入到考核機制中那就更好了，當然這些都是一個循序漸進的過程。

（二）利用服務平臺推進教學檔案信息化建設。推進檔案信息化建設，構建相應檔案管理信息服務平臺，利用信息化手段一步步推進醫院檔案的分類、收集、整理、編制以及存儲等工作能夠有序開展，最終實現檔案價值最大化，更方便、高效地服務臨床教學工作。醫院內各部門和科室也可以通過現有的醫療服務平臺，查找相應檔案資料，進行統計、收集以提升檔案的實用價值。再運用科學技術手段和管理方法來管理新的電子檔案，從而使歸檔電子文件的完整性和真實性以及有效性得以保證。有效運用網絡化，能夠使醫院檔案管理信息的利用和開放得以促進。檔案管理人員利用現代化管理手段能實現檔案智能化和現代化管理。檔案人員在平時積累過程中也應注意利用電子文檔、電子照片、掃描件等。

四、結語

教學檔案可為教學研究、評估檢查提供重要依據，發揮重大作用。管理好教學檔案不僅能在各項檢查中發揮重要作用，也是推動教學質量持續提升的強心針。合理地將教學檔案資源運用在日常教學管理中，可以對教學質量、方法、手段進行評價和追蹤，并可以為科研工作累積資料。我院是全國住院醫師規范化培訓基地，是多所醫學院校的教學基地，多年來聯合培養本科生、研究生。累計在院培養的研究生、本科生、規培生、進修生四類生源共計1200余名，每年都要迎接大大小小的各項教學檢查、臨床評估等工作。醫院臨床教學檔案的建設與管理是一項長效、長期的工作，面廣量大難度大，要根據醫學院校和教學醫院信息需求重點和特點，先做好教學檔案信息收集和管理，接下來使用現代化手段再深層次在開發利用，才能充分發揮教學檔案在教學管理、教學活動、教學研究、教學工作考核評估等各項工作中的作用，最終能逐步實現教學檔案工作的標準化、規范化和科學化管理，使之真正有價值。