創新基層醫療檔案管理工作的幾點思考

文/江蘇興化市城中社區衛生服務中心 解薇

基層醫療檔案是在基層醫療工作中形成的具有保存、查考利用價值的文字、表圖、影像、聲音等不同形式的真實歷史記錄，是制定相關醫療政策的重要資料。當前，隨著以信息化為主要特征的現代醫療建設步伐的加快，對建立在紙質檔案基礎上的檔案管理工作形成了挑戰。隨著基層醫療檔案數量的增多，越來越多的檔案需要進行保管與使用，管理方法和管理手段的落后、檔案專業人員新知識的匱乏直接影響到基層醫療檔案工作的質量。本文對現階段基層醫療檔案管理工作中的不足之處進行分析并提出針對性的措施，談一點粗淺的認識和建議。

一、基層醫療檔案管理工作的現狀

（一）檔案門類、種類收集不齊全、不及時，歸檔材料參差不齊。目前，基層醫療檔案管理人員大部分都由其他工作人員兼職，工作崗位調動比較頻繁，平時收集材料不及時、不完整，導致移交材料不齊全，歸檔材料丟失比較多，加上新兼職的檔案員，又沒有及時進行檔案管理培訓，缺乏管理知識，所以直接影響了基層醫療檔案的歸檔質量，檔案的連續性不強。

（二）檔案管理制度不完善，相關工作人員缺乏工作前置意識?，F階段，基層醫療檔案傾向于相關管理工作，對檔案的利用程度較低，缺乏系統、主動、深入的調查和編研工作，缺少既懂檔案專業知識又懂計算機管理的人才，缺乏創新意識和創新能力，檔案管理在實際操作過程中，多為被動地應付檢查。

（三）檔案的利用率不高。大部分情況下，基層醫療單位只是應付考評檢查，檔案室只是當成一個門面，對檔案在服務人民群眾、服務現實醫療工作的利用率偏低，共享性差，不能充分發揮檔案實用價值。造成檔案室只是堆放紙質文件的“廢品庫”，在檔案被歸納統一管理后，缺乏后續的使用。

二、基層醫療檔案管理亟須解決的問題

（一）認識檔案管理工作的重要性，確定其地位?；鶎俞t療單位主要是服務社會居民，保證居民日常的身體健康。醫療服務對人們生活必不可少的內容，被社會及群眾高度重視。其他相關管理工作，特別是檔案工作，在單位發展信息、人事信息、醫療信息及財務信息管理層面上較為淺顯。如果醫療檔案未進行歸納和統一，在單位利用上就會存在極大的難度。現階段，基層醫療單位檔案管理未有明確的目標與定位，正在向邊緣化發展，其自身管理質量也不高。

（二）制定合理的培訓規劃，加強檔案管理人員專業能力。目前從事基層醫療檔案管理工作人員多為兼職，專業人才較少，而該項工作又需要較高的工作素質，內容較為復雜，很多外部人員在開展管理工作時存在諸多疏漏，整體管理水平不高。所以，基于基層醫療檔案管理發展現狀，需要在原有的基礎上進行創新，建立高素質的人才隊伍，具備專業的知識儲備、了解相關法律、有職業道德與意識，這樣的人員才能更好地促進檔案管理的發展?；诖?，檔案管理人員的培訓必不可少，可以定期組織講座、培訓課等活動，在提高其專業素質的同時也能傳達最新的行業理念與發展動態，從人員素質的提高上來帶動檔案管理整體水平。

（三）加強對檔案管理的資金投入，為其創新提供資金支持?；鶎俞t療檔案管理工作的創新需要一定的資金保障才能維持下去，現階段，部分基層醫療單位檔案管理環境較差，辦公設備老舊，信息化技術水平較低，現代化程度遠低于其他現代化企業，實現信息化目標還有很大的距離。所以，為了提高其創新水平，需要改善單位的外部條件及硬件設備，加大資金投入，引進先進的信息技術，提高整體信息化水平，符合現代化社會的發展要求。

三、基層醫療檔案管理創新的途徑與方法

（一）引入新興理念?；鶎俞t療檔案管理想要得到更好的發展，需要引入創新理念來提高其管理價值。在開展管理工作時，應以四大理念為基本原則，具體包括人本、科技、服務、開放，將這四個理念融入檔案管理各環節中，在管理過程中以知識化、社會化、科技化和信息化為目標。在開展管理工作時，要以群眾的利益為出發點，任何工作都是為了更好地服務群眾，解決群眾存在的困難，提高其生活質量。檔案工作應轉變傳統的單一、封閉、被動模式，采取開發、多元化、主動的服務，更好地解決群眾的問題。開放的概念要求根據“盡量擴大開放范圍和盡量縮小保密范圍”的原則開放檔案。在開展管理工作時，要遵守法律法規與職業規范，協調好需要公開與保密的信息，尊重公民信息的保密性，采取諸多有效措施保證公民的信息安全。向社會開放有關檔案；檔案管理要積極引入新的技術，例如網絡技術、圖像技術、數字技術等，只有這樣才能跟得上時代發展的腳步，不被時代所拋棄，滿足社會發展需求，通過高效的檔案管理為社會、其他部門等提供信息幫助。

（二）創新管理手段?；鶎俞t療檔案管理工作手工操作居多，這主要是由于其技術、設備與理念落后，導致基于現代化發展中，其還采用傳統的工作模式。所以，基層醫療檔案管理需要提高自身技術水平與設備先進程度，從外部資源入手來提高其整體信息技術程度，引入先進的信息系統，通過科學的管理措施來進行管理，實現規范化、制度化、信息化的現代管理方式。需要加強對檔案信息的開發與利用?，F階段，計算機是檔案管理工作中必不可少的工具，但是目前其僅用于檔案信息錄入、輸出或檢索等功能，還有更大的利用空間。

（三）創新管理方法。基本醫療記錄的工作是一套與采集、整理、識別、存儲和利用密切相關的工作程序，每個項目都有很強的紀律。創新貫穿于檔案管理的所有環節中，對檔案管理質量具有重要影響。1.規范檔案資料的收集。在檔案收集過程中，要嚴格遵守文件歸納與分類標準，同時符合其收集范圍及保管期限；在文件收集時，可采取新的方式與工具，例如可視提前監測收集等，可以提高信息的收集范圍及精準度，實現廣泛集合與密匙集合的一致性，信息收集不局限于文字資料，還包括照片、影像、實物、聲音等，具有保存價值或呈現信息的物品都被列入收集范圍中。2.做好檔案歸納工作。檔案歸納有嚴格的標準與體系，在展開相應工作時一定要遵守文件歸納要求，使文件合理，文件（文章）中的文件排列整齊，文件標題簡潔，保留句點準確，文件（片段）的封面，卷中的文件目錄和案例文件（片段）綁定是堅固和美觀的。3.做好檔案鑒定工作。收集后的檔案需要遵循全面性、現實性、長期性、真實性等原則開展鑒定工作。切實加強檔案鑒定工作，提高檔案質量，為其他部門及單位提供資料依據，更好地發揮檔案信息應用的價值。

（四）創新管理制度。基層醫療檔案需要改變傳統的模式，進行創新和優化，制定完善的管理制度，健全相關法律體系。完善的法律法規與制度體系可以為基層醫療檔案管理工作提供方向和參照，明確其工作內容與工作流程。設立崗位責任制，做好各崗位人員的職責劃分，加強人員的執行力度，以此為基礎制定科學合理的工作機制，為檔案工作的順利開展提供保證。