干部人事檔案細節化管理問題芻議

文/沈陽大學檔案館 王偉

要落實好《條例》，關鍵點在于把各項要求落到實處、落到細處，在干部人事檔案管理的收集、鑒定、查閱、利用等各個環節按照“實”“細”“嚴”的標準，實施精細化管理，確保萬無一失、滴水不漏。同時還要建立健全完善的全程監管機制，以確保干部人事檔案這一黨的重要執政資源完整、安全，發揮應有作用。

一、做實收集鑒定環節

（一）及時主動收集，確保信息準確。眾所周知，人事檔案的收集范圍是隨著歷史的進步、形勢的發展和人事的更替而不斷發生變化的。在這期間，人事檔案材料的產生和形成會牽涉到很多單位、部門和人員，這就在客觀上要求檔案管理部門要確保干部人事檔案所記載反映的信息與人員自然信息的年度考核、職務和職稱晉升等動態保持同步更新。為此，各級各類人事部門和組織部門在要增強信息采集和整理的積極主動性，不拖不積，定期開展干部人事檔案立卷歸檔工作，以確保檔案信息能夠與人事變動始終保持信息一致。

（二）健全收集網絡，形成管理合力。在我國，干部人事管理工作主要由各單位的黨委組織部來實施，但這并不是干部人事檔案的唯一來源。以高校為例，干部人事檔案可能來自黨委組織部、紀委、離退休工作處、教務處、人事處、科技處、工會等多個部門。因此，干部人事檔案管理部門要摸清本單位干部人事檔案材料形成的規律和來源渠道，做到心中有數。同時，要健全檔案收集網絡，與各相關部門建立干部人事檔案收集的聯動機制，健全收集網絡，暢通收集渠道，規范收集方式，形成管理合力，把收集工作的主動權牢牢地抓在手中。

（三）發揮制度作用，強化檔案鑒別。人事檔案的鑒定是辨別真偽、確定人事檔案范圍的重要環節，其主要目的是判斷材料是否真實、準確、完整。筆者在調研中發現，一些單位的干部人事檔案出現材料缺失，材料和材料之間無法相互印證和聯系，人事信息“缺項”或出現“時間空白”，甚至出現明顯的造假痕跡，這與檔案管理人員在接收檔案時的不細致、不到位直接關聯。由于干部人事檔案的形成涉及面廣，其鑒別難度相比其他各類檔案也相對較大，因此在這項工作中必須要規范工作制度，發揮制作的約束作用，促使檔案接收人員在制度的制約和指導下，對接收的干部人事檔案實施嚴密細致的全方位鑒別和檢查，全面把好材料審核關，以確保接收檔案的齊全完整，內容真實。在鑒別干部檔案材料時，要面向干部人事檔案各類內容制定具有精準針對性的審核標準。比如，干部學歷信息的連續性、職務變更的連續性，專業技術職務晉級的連續性等等。材料不全，意味著連續性環節上的漏洞，是更需認真鑒定的重點。為確保鑒別責任切實落實到細節之中，各檔案管理部門還應建立和落實檔案鑒別責任制，對于玩忽職守、鑒別不力的人員要嚴肅問責、追責和懲戒。

二、做細查閱利用環節

（一）強化管理舉措，規避造假風險。“假檔案”是干部人事檔案的“硬傷”。為規避這一情況的出現，各檔案管理部門應充分利用現代化新技術來創新檔案管理工作的方式方法，積極提升檔案管理工作標準，不斷強化信息化、數字化的管理手段，全面推進基于數字化信息技術的干部人事檔案數據庫建設和信息管理平臺建設，以加強對干部人事檔案所涉及各類信息內容的整合。主要舉措是：一是要建立干部人事檔案的多層次信息網絡系統，通過各級網絡的相互連接進行檔案信息的傳送，從接觸渠道上杜絕原始紙質檔案的人為接觸可能，最大限度地規避干部人事檔案管理過程中的風險，扎牢扎密干部人事檔案與各類人員之間的“隔離帶”。二是在干部人事檔案的管理過程中要落實管理責任，按照“誰管理誰負責”的原則，干部人事檔案管理部門要嚴把管理權限關，把管理責任落實到位。在管理權限的使用上，可以在信息化管理平臺上，按照用戶端的不同身份分配管理、查閱、上傳、下載等權限，確保在這些環節上不出現篡改紙質檔案、增加假材料的機會，同時也降低紙質檔案的利用頻率，避免因利用過于頻繁而造成一定的損壞。

（二）依法遵章守規，推進依法冶檔。各單位應切實貫徹落實《條例》和本單位干部人事檔案管理的各項規章制度，杜絕隨意執行現象。檔案管理部門在查檔時，要審批合規，權限合法，要根據本單位、本部門的工作實際，對檔案查閱權限進行進一步的細化處理，對檔案管理者的工作責任進行進一步的夯實明確，對查閱利用環節堅決做到不懈怠馬虎，不漏崗缺人，保證干部人事檔案的信息安全。在新發布的《條例》中，對檔案管理責任有明確規定，即：“對于違反相關規定和紀律的，依據有關規定予以糾正；根據情節輕重，給予批評教育、組織處理或者黨紀政務處分，并視情追究相關人員責任。”各單位、各部門要加強對檔案造假行為檢查和懲處力度，發現造假及縱容、協助造者，或者因不作為、不盡責而直接造成造假現象出者，要嚴格按照本單位規章制度或國家相關法律法規進行嚴肅處理，不能姑息縱容，以對試圖造假者形成威懾和警示。人事檔案管理部門要加強責任監管機制，要建立健全工作獎勵與懲治制度和部門聯動監督機制、以達到對干部人事檔案的綜合監督管理。

三、做嚴監管檢查環節

在新發布的《條例》中，針對檔案管理工作的監督檢查也進行了明確：“紀檢監察機關、巡視巡察機構按照有關規定，對干部人事檔案工作進行監督檢查。”這就要求人事組織部門要把干部人事檔案的管理工作上升到遵守黨規黨紀的層面來加以重視，組織開展針對干部人事檔案的專項排查工作，根據“簽字負責”的原則，發現檔案中出現篡改、造假問題，立即圍繞簽字人進行核查追責，如被核查的檔案正涉及人員的職務晉升、績效考核、人事錄用等工作，應迅速上報單位黨委，由黨委對相應人員的這些工作進行暫緩或中止，杜絕“帶病提拔”“失真考核”或“存疑錄用”。同時，要對簽字者進行嚴厲問責，如發現有涉嫌違法違紀問題，要依法依規進行嚴肅處理，以嚴肅檔案管理工作紀律，強化對造假者、玩忽職守者的震懾。同時，要加強干部人事檔案管理的制度建設，建立健全建檔、管理、利用的各個管理環節的制度約束，扎牢制度藩籬，不給干部人事檔案造假“鉆空子”“走后門”的機會和條件。另外，還可以借鑒各級黨組織開展政治巡視的做法和經驗，加強對干部人事檔案的常態化檢查，特別是要牢牢抓住干部職務晉升、選拔任用等關鍵環節，以“解剖麻雀”的態度把審核工作落細落小，確保干部人事檔案真正成為教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎和維護干部人才合法權益的重要依據，為本單位高素質專業化干部隊伍建設“固本清源”。