淺議檔案管理信息化建設(shè)

文/上海忠信徐企業(yè)管理有限公司 曹美娟

檔案信息化不是簡單地用計算機替代傳統(tǒng)的手工作業(yè)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式復(fù)制到信息化平臺上，其本質(zhì)上是檔案工作和信息技術(shù)的結(jié)合，其成功與否也取決于這兩者的融合，這種融合從概念到實踐都是一場深刻的革命，賦予兩者嶄新的內(nèi)涵。首先，以檔案信息資源的共享與利用為例，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，要想實現(xiàn)信息共享必須要全部依靠手工操作來實現(xiàn)，繁瑣的程序以及復(fù)雜的交接會使得相關(guān)單位對檔案的利用率大打折扣。長此以往，各種檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，這樣不僅會造成資源浪費，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)進程的加快，相關(guān)部門在進行檔案管理時能夠使文檔直接通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)云儲存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運行狀態(tài)下，還是在脫機狀態(tài)下，查閱者都能夠不受時間空間的限制而自由地進行檔案調(diào)閱。因此，我們說，檔案信息化建設(shè)是提升檔案管理工作效率的必要保證。其次，將信息技術(shù)運用于檔案管理工作后，就可以通過對原生性檔案信息資源的科學(xué)管理和合理配置，使檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。除此之外，將信息技術(shù)運用于檔案管理工作，還可以實現(xiàn)原生性檔案資源與“信息高速公路”的接軌，從而挖掘出那些隱匿于信息表面的檔案內(nèi)容，實現(xiàn)對社會檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。再次，在檔案信息化背景下，相關(guān)部門可以直接利用信息技術(shù)將檔案數(shù)字化，一些查閱人員也可以直接通過計算機終端進行查找瀏覽操作，有利于降低對紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)。除此之外，在對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化過程中，通過對字跡顏色進行加深處理，可以最大程度地使紙質(zhì)檔案恢復(fù)原有樣貌，從而達到保護檔案實體的目的。

一、檔案信息化建設(shè)過程中遇到的諸多問題

（一）思想認(rèn)識的“不充分性”。檔案信息化建設(shè)能否順利進行受很多因素影響，其中對它的“思想認(rèn)識”就是一個極為重要的方面。但是從當(dāng)下來看，很多單位并沒有認(rèn)識到這一點，具體體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，單位的主要負(fù)責(zé)人將檔案信息化理論與實際脫離，不考慮個人、單位、社會的利用需求，一味追求個人業(yè)績以及單位外在形象而盲目跟從社會發(fā)展潮流，為了信息化而信息化，從而導(dǎo)致在后續(xù)的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設(shè)輕管理、重形式輕內(nèi)容等現(xiàn)象不絕于耳。另一方面，檔案信息化建設(shè)既要求相關(guān)人員錄入室藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，又要求其緊跟社會發(fā)展潮流進行最新信息與資源的收集整理。此外，數(shù)據(jù)庫建設(shè)、客戶端APP開發(fā)、網(wǎng)頁建設(shè)等等都包含在內(nèi)，因此它是一項極為復(fù)雜且煩瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對這些問題認(rèn)識不足、準(zhǔn)備不充分，最終導(dǎo)致經(jīng)費不足、人手不夠等問題頻頻出現(xiàn)，從而又會降低檔案管理工作的整體效率。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施的“不完善性”。由于缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識，一些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以實現(xiàn)檔案的全部開發(fā)與利用，不注重對檔案信息化管理環(huán)境、配套設(shè)備等方面進行完善，致使其內(nèi)部檔案室條件極為簡陋，配套設(shè)備得不到及時的更新?lián)Q代，部分設(shè)備相對落后陳舊。此外，軟件系統(tǒng)的不完善與不流暢，也會導(dǎo)致查閱體驗較差，不利于檔案整體利用效率的提升。

（三）規(guī)章制度的“不科學(xué)性”。一方面，由于檔案信息化建設(shè)屬于一種新興事物，我們?nèi)狈Υ斯ぷ髦贫冉ㄔO(shè)的經(jīng)驗。另一方面，伴隨著檔案管理環(huán)境的變化，原有的一些檔案管理規(guī)則制度不再適用于當(dāng)下。所以，在實際的檔案管理過程中難免會出現(xiàn)規(guī)章制度與實際情況相矛盾的現(xiàn)象。

（四）管理過程的“不規(guī)范性”。第一，對信息化檔案材料的收集程序不規(guī)范，導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不完整。第二，對信息化檔案材料的整理程序不規(guī)范，導(dǎo)致材料內(nèi)容查閱起來非常困難。第三，對信息化檔案材料的調(diào)閱程序不規(guī)范，不僅容易造成一些需要保密的資料外泄，而且還有可能導(dǎo)致資料的丟失。

（五）信息安全的“不可靠性”。造成檔案資源不安全的因素有兩點：一是企業(yè)管理層缺乏信息化檔案管理的安全意識，導(dǎo)致審查與管理力度不足。二是伴隨著信息技術(shù)的進步，黑客的竊密技術(shù)也得到飛速發(fā)展，嚴(yán)重威脅著檔案信息安全。以現(xiàn)在正流行的“勒索病毒”為例，正是由于企業(yè)平時不注重加強防范，不注重技術(shù)維護，從而導(dǎo)致檔案信息被封鎖。

（六）部門合作的“不協(xié)調(diào)性”。由于缺乏高效而統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從而使得各個部門及工作人員猶如一個個孤立的島嶼分散在單位之中，進而導(dǎo)致部門合作出現(xiàn)不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。這種不協(xié)調(diào)主要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案管理部門內(nèi)部的不協(xié)調(diào)，使得成員之間由于缺乏溝通而導(dǎo)致低水平的重復(fù)運作。二是檔案管理部門與單位其他部門之間的不協(xié)調(diào)。以人事檔案為例，若檔案管理部門不能與其他部門進行有效合作，那么人事檔案的收集難度可想而知。

（七）人才素質(zhì)的“不平衡性”。雖說在檔案管理工作過程中充分運用計算機技術(shù)給工作者帶來了極大的便利，但其同時也對檔案管理工作人員的專業(yè)技能提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，以現(xiàn)代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進行科學(xué)管理。這樣一來，就對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。但是目前來看，仍然有很大一部分檔案管理人員缺乏對信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)軟件的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。不僅如此，一些工作人員工作積極性不足、專業(yè)性不強，導(dǎo)致人才綜合素質(zhì)參差不齊，使得檔案管理工作信息化過程中遇到種種困難，工作的效率不高。

二、提升檔案信息化建設(shè)的幾點思考

（一）充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)在工作中的重要地位。首先，應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好檔案信息化建設(shè)的重要性，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工。對每一項具體的與信息化建設(shè)有關(guān)的工作設(shè)置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動局面轉(zhuǎn)化為主動。最后，單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息化檔案管理知識，以提升社會各界對檔案信息化建設(shè)的重視程度。

（二）加大投入和完善檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。軟、硬件配置的提升，一方面有利于促進檔案管理信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，另一方面也有利于提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計算機及系統(tǒng)，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護系統(tǒng)。

（三）建立健全檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度建設(shè)。首先，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理工作人員嚴(yán)格依照《檔案管理制度》的各項規(guī)定進行材料收集、整理、歸檔、調(diào)閱等。其次，要求單位要在《檔案管理制度》的基礎(chǔ)上，依據(jù)單位實際發(fā)展水平對各項規(guī)則進行細(xì)化。最后，為了確保信息化檔案管理制度的有效推行，單位應(yīng)當(dāng)制定責(zé)任追究制度。對于一些檔案泄密行為、違反規(guī)則的行為進行追責(zé)與制裁。

（四）將檔案信息的安全性建設(shè)作為重點。首先，檔案部門應(yīng)當(dāng)通過宣傳講座等形式提升部門工作人員的安全意識。其次，單位要采取有效措施、運用先進技術(shù)加強網(wǎng)絡(luò)信息的保護。最后，相關(guān)部門要加強內(nèi)部管理。不僅要提升工作人員思想素質(zhì)準(zhǔn)入門檻，也要對現(xiàn)有工作人員進行定期思想素質(zhì)考核。

（五）培養(yǎng)一批高素質(zhì)的人才隊伍充實到檔案管理信息化建設(shè)中來。一方面，通過加強對檔案管理工作者的專業(yè)知識培訓(xùn)，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關(guān)的專業(yè)知識，并引導(dǎo)檔案管理者們樹立起終生學(xué)習(xí)的理念。另一方面，加強對現(xiàn)有檔案管理工作者的計算機技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)知識,并熟練掌握與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的使用方法，以適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。

三、結(jié)語

綜上所述，盡管目前很多企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)成效顯著，但是，要想真正實現(xiàn)檔案管理部門工作效率的提升任重而道遠。仍然需要我們進一步完善檔案信息化管理機制、加強工作人員對計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)，以不斷提升對信息化檔案管理工作的適應(yīng)能力，切實做好新時期的檔案管理工作。