淺談血站檔案信息化管理創新建設

文/青海省血液中心 劉蕊

血站信息化建設指的是血站能優化流程，利用計算機技術和數據庫技術集成所有檔案數據信息，實現資源的高效利用與共享，提高血站綜合管理水平。固然血站的工作是繁雜的，認真做好各項工作對提高血站的血液質量有重要臨床意義，而傳統以手工操作為主的檔案管理模式無法滿足管理血站繁雜信息的需求，并且新的信息管理系統并不統一，急需加強檔案信息化管理創新建設。

一、血站檔案信息化管理創新建設的重要性

國內檔案信息化建設的起步可以追溯到1979年中央檔案館和國家檔案局檔案科技研究所、中國人民解放軍檔案館采購計算機設備并開始研究檔案管理自動化課題，直到國家檔案局在2002年出臺《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案信息化管理納入電子政務建設與政府信息公開工作，逐步加快信息化建設步伐。到了2014年，中央辦公廳和國務院辦公廳印發《關于加強新形勢下檔案工作的意見》，把檔案管理提升到國家戰略的高度。與此同時，《血站質量管理規范》明確指出血站要記錄日常管理程序、檔案管理過程，記錄并保存采供血環節形成的數據與結果。血站是保存血液的重要基地，形成的檔案涉及隱私，并且藏量越來越大，加強檔案信息化管理勢在必行。只是我省血站檔案信息化管理還處于探索階段，還沒有實現對檔案資源的數字化轉化，也沒有建立信息化管理的各項工作機制，更忽視新媒體對檔案信息化管理的積極作用，要求持續改進檔案信息化管理，推動其創新建設。

二、血站檔案信息化管理創新建設的策略建議

（一）加快血站檔案資源數字化轉化。血站在新形勢下應加快檔案資源數字化轉化步伐，針對檔案信息實現全文檢索。例如通過掃描把現存血站檔案資料轉化到磁盤、光盤上，實現檔案資源的信息化、數字化，并做好圖片、錄音、錄像、多媒體等資料的存儲、記錄與保存工作，促使使用者在簡單可行的平臺上完成對檔案的錄入、查詢、查閱等工作。與此同時，加強培養血站全體職工的數字化與信息化管理意識，要求工作人員在采集血站檔案信息的過程中嚴格遵守血站的要求，規范數字化、信息化操作，保證盡快實現檔案資源的數字化轉化。通過創新檔案信息化管理，血站基于血液信息管理系統實現電子檔案的生成和分類、查詢等功能，以便快速檢索檔案資源，從手工檢索全面過渡到計算機檢索，提高血站檔案檢索效率、數據收集效率、信息查詢效率，從而為血站的發展和技術改進、學術研究等提供重要參考依據。

（二）建立血站檔案信息化管理機制。血站目前的檔案信息化管理對于數字化加工以及資源創建、資源操作等缺乏統一信息標準、宏觀規劃，迫切需要主管部門把握衛生發展機遇，借助上級有力的規劃與調控，建立健全頂層設計，完善建立檔案信息化管理的工作機制，保障血站科學合理地發展。一方面，血站應確定各部門的分工協作關系，明確內部的業務科室、檔案室和信息部門等在管理獻血信息時應當承擔的職責，理順分工和協作關系。例如血站的信息部門負責數字信息檔案的生成與收集；檔案室依據統一要求對各個業務科室的檔案歸檔工作進行指導、監督、檢查，并接收數字檔案，進行集中保管，以便有效利用檔案數據信息；信息部門還要按照檔案室提出的標準和需求，為其提供檔案信息化管理所需的技術與設施支撐。另一方面，組建跨血站協調機構，促進各個血站的溝通交流和合作協調。例如血站安排人員進入各個血站成立的聯絡小組，負責協調血站之間的合作關系，針對非常規的、涉及多部門的、重大的檔案信息化管理項目，血站的負責人則要參加聯席會議，促成檔案信息化管理的高層協調，積極建立共享無償獻血信息的網絡管理平臺，推動血站檔案信息化管理模式的正常有序運作。

（三）在檔案管理中強調運用新媒體。血站檔案人員在信息化管理模式下開展檔案管理工作時應擁有媒體運營思維，因為互聯網作為新時期的高維媒介成功激活個人對社會信息的需求、偏好以及對傳播信息資源的掌控能力、傳播閑置信息資源。所以新媒體成為血站檔案信息化管理的主要工具，檔案人員務必要時刻遵循媒體運營規律。例如微博、微信、移動客戶端等是當下傳播信息的主要渠道，血站檔案人員可基于實際情況適當調配，在運用新媒體創新檔案信息化管理時致力于打造血站檔案管理平臺型媒體。檔案人員還要培養有關平臺型媒體運營的核心思維，包括開放、激活、整合、服務，滿足檔案信息網絡傳播的互動性要求，時刻關注和獻血檔案的良性互動，鼓勵獻血者積極參與檔案信息化管理，保證檔案信息的完整性，同時維護檔案資源的安全性，體現血站檔案信息化管理創新建設的多主體參與特性，加快檔案管理信息化建設進程。

三、結語

血站信息化管理創新建設是時代的要求和檔案事業的必然發展趨勢，血站應針對當下檔案信息不斷增多的現實，充分認識檔案信息化管理創新建設的重要性，思考檔案信息化管理創新的策略，不僅要加快檔案資源數字化轉化，還要建立檔案信息化管理機制，通過運用新媒體提高血站檔案信息化管理創新建設的水平，促進檔案資源共享，為血站的有序運行和健康快速發展提供可靠支撐。