醫院綜合檔案信息化建設的應用及體會

文/山西省呂梁市人民醫院 劉艷軍

檔案的信息化管理是憑借計算機網絡平臺而建立起來的，通過將檔案數據信息化，而達到檔案管理的目的。通過檔案信息化應用模式的研究，解決了許多相關數據問題。但是，還有很多醫院的檔案信息化建設存在著不同程度的問題。如：檔案管理人員的綜合素質能力不夠、法律維護不完善等，這些問題都嚴重影響著數據信息化建設的發展。因此，本文研究了如何實現醫院綜合檔案信息化建設，并將研究結果匯報如下。

一、醫院檔案管理信息化建設過程中存在的問題

在建設醫院的檔案管理信息系統時需要建設一個良好的信息化辦公環境，檔案管理信息化的建設可以通過信息化平臺為醫院相關部門提供所需要的檔案信息，方便查閱，并設置查閱權限，以免信息泄露。同時，建立醫院檔案管理信息化系統還有一個優點就是將信息資源優化，提高了醫院的管理能力。但在建設過程中也需要不同部門的協同合作，才能順利完成檔案管理信息化建設。問題常出現以下幾方面：

（一）醫院檔案管理信息化系統維護過程存在問題。建設完成投入使用后，如果不能夠及時維護平臺，會對醫院的檔案管理產生一定的影響。所以，為了維護一個良好的信息化管理環境，需要我們相關技術人員定期對信息化管理平臺進行檢查和維護。同時，醫院檔案信息化建設也需要各個部門的積極主動配合，及時提供相關數據才能得到真正的完善，所以，應提高部門的協作能力。

（二）部門分工問題。在常規的紙質版檔案管理中，對檔案的管理主要分成兩個步驟：1.對文件進行接收和下發，不涉及檔案的長期保存問題，即屬于文件管理部門。2.主要是以檔案的長期保存為主，并對檔案進行定期的檢查和歸檔，方便讀者查看，即屬于檔案管理部門。但并不是所有的檔案管理人員均了解檔案的性質，將檔案按照規定分類保存，造成了查找困難等問題，兩個部門并不能完整管理好每一份檔案。

（三）管理人員自身技術水平不足問題。與傳統的紙質檔案管理相比，數字化檔案管理是將紙質的檔案轉變成數字信息，這就需要電子設備做技術支持，傳統的檔案管理方法不適用于新的信息化檔案管理系統。并且，我國有關于電子文件在整理過程中需要遵守的法律法規，需要合乎國家規定，保證數據的完整性、保密性和安全性等，這就提高了對管理人員的管理水平要求。但是，實際上許多醫院都注重對醫療人才的培養，而管理人員沒有受到足夠的重視，導致管理人員的檔案管理水平不能滿足數字化管理的需求。

二、綜合檔案信息化在醫院管理中的應用

（一）數據管理信息化。檔案信息化管理的基本應用是數據管理信息化。這就需要我們將所有相關信息變成數據儲存在信息化管理平臺中，便于后續的管理和使用。而實現數據管理信息化需要相關硬件設施支持，如：局域網、計算機設備等相應管理系統，才能建設一個完整的數據網絡。另外，建設檔案信息化管理平臺離不開技術部門的支持，當數據平臺出現問題時，則需要數據部門的良好配合才能將數據損失降到最低，并及時做好數據備份工作。

（二）工作方式信息化。工作方式信息化是實現檔案信息化管理重要的一步，這就意味著相關工作人員需要開展信息化的工作方式。最初，醫院的檔案管理人員主要使用手工管理方式管理數據信息，這種方式最大的缺點是誤差較大，可能不利于檔案的完整性保存。并且，需要查閱數據時比較困難。但是，如果使用信息化管理工作方式，醫院的檔案信息會被有序、完整的分類記錄下來，也便于讀者查閱。同時，信息化管理平臺也方便了管理人員后續的數據管理工作。

（三）信息檢索信息化。信息檢索是檔案信息管理工作中重要的一項應用。我們可以通過檢索信息化，更快、更精確地獲得檔案數據并加以處理，為資源的獲取提供了諸多便利。但是，對于信息檢索我們也應該加以管制，以免造成數據信息的流失。這就需要我們制定相關管理制度，明確信息管理權限，對于不同級別的信息要加以管制，防止不法分子損害醫院的利益。

（四）安全管理信息化。檔案管理是一項重要而機密的工作，在管理過程中，既要保證數據的原始性，還要保證數據的安全。隨著計算機技術的不斷發展，部分黑客可以通過網絡對我們的信息平臺進行數據竊取，給醫院帶來損失。這就要求我們要加強對檔案管理的安全工作，提高技術管理水平，優化管理流程，從而推動檔案信息化的發展。

三、醫院綜合檔案數字化管理改善措施

（一）明確數字化檔案管理的重要性。首先，醫院應重視檔案管理信息化的建設，為其提供專業的人才，需要將醫院的數字化管理與醫院的發展相結合，與時俱進，保證管理人員的管理技術水平。需要醫院對相關管理人員進行專業的培訓，提高管理人員對數字化管理的認知，摒棄傳統的管理方法，尋找適應新時代先進的數字檔案管理方法。

（二）完善醫院信息平臺。在如今快速發展的社會，信息化建設帶來的便利已經深入到我們生活的各個方面，而改變人們生活習慣的互聯網平臺，不僅為各大行業提供了更廣闊的交流平臺，還提高了工人們的工作效率。所以，在互聯網普及的時代，醫院應與時俱進，構建檔案管理信息化平臺，合理分配各個部門的職責和功能，明確數字化檔案管理工作的重要性和必要性。通過構建檔案信息化平臺，可以將醫院的檔案信息快速、準確地在內部進行分享，方便醫生更準確地作出診斷。所以，信息化檔案管理有助于提高各個部門的工作效率，部門之間互相監督，從而調動大家的工作積極性。另一方面，數字化檔案管理還節約了紙張的使用，為環境保護作出了一定的貢獻。

（三）完善數字化檔案管理科學化標準。數字化檔案管理與傳統的紙質檔案管理相比，最大的不同點是需要定期對電子設備進行維護和更新，從而保證數據的完整性和安全性，防止丟失。因此，數字化管理需要制定科學的管理規定，使管理人員嚴格遵照規章制度，進行檔案的管理工作。數字化管理系統的建設需要各個部門的配合，所以，應合理有效地對各個部門進行任務規劃，明確職責范圍，保證檔案數字信息化平臺的順利建設，也便于信息系統的有序操作。

（四）強化數字化檔案管理人才的培養。數字化信息檔案管理還需要管理人員熟悉電子設備的硬件以及軟件上的一些操作，這就需要檔案管理人員具備一定的計算機專業水平，才能勝任檔案管理工作。因此，我院應該加強對管理人員專業技能的培訓，提高管理人員的實操技術水平和理論知識，以保證檔案在管理過程中的安全性和完整性。

（五）健全數字化綜合檔案管理的硬件需求。建設一個完整的數字化檔案信息管理平臺，需要專業的計算機硬件作為技術支持平臺，從而對檔案進行合理、有序的歸檔和保存。隨著科學技術的迅速發展，為了追隨信息時代發展的腳步，醫院還應該定期對計算機硬件設備進行更新和維護，保證計算機硬件設備的先進和安全，從而適應數字化檔案信心管理的工作。

四、綜合檔案信息化對醫院檔案管理的作用

（一）綜合檔案信息化實現了在檔案管理過程中數據管理的自動化。包括：檔案歸檔、數據分析等，以我院管理系統中的OA為例，OA的推廣使用實現了電子文件的統一化管理，從而減少了檔案管理人員的部分工作內容，節約了時間，從而提高醫院的檔案管理效率。同時，OA系統的實施可以實現電子信息資源的共享，節約了人力資源、紙張耗材等，使各個部門可以更好地協同工作。

（二）有助于醫院服務水平的不斷提高。1.提高了檔案信息的查詢效率。傳統的紙張檔案，相關人員查閱時只能去現場翻閱，不僅浪費了很多查閱時間，還存在著諸多不便。而信息技術的應用，可以使查閱者快速查閱到信息，得到想要的數據，同時，還可以檢索到更多的信息，如類似的案例，查閱者都可以統計出來使數據進行更好的比較，為醫學工作提供了便利。2.實現多元化的利用需求。檔案管理系統實現了檔案數字化的利用與存儲，如電子病歷、檢查報告等，信息化數據管理可以通過計算機平臺更好地對數據進行處理，使各個科室可以從多方面進行數據分析，得到各自的數據。

（三）使檔案工作人員的職業素質不斷提高。綜合檔案信息化的不斷建設，從一定角度上說，提高了對檔案管理人員的綜合職業素質，需要檔案管理人員不斷加強業務知識，提高管理技術，從而提高綜合素質，更好地對檔案進行管理。

五、體會

綜上所述，醫院綜合檔案信息化建設在醫院的檔案管理工作中具有重要的作用，其優點在于能夠提高醫院的檔案管理水平，為重要的事件提供充足的數據參考，推動醫院工作人員的綜合素質。醫院可通過完善醫院信息平臺、強化數字化檔案管理人才的培養、健全數字化綜合檔案管理的硬件需求、構建科學的管理機制，來不斷完善數字化檔案信息管理系統。在信息技術不斷發展的趨勢下，不僅給檔案管理工作帶來了便利，同時也給數據管理帶來了挑戰。因此，為了更好地對數據進行管理，需要我們不斷完善檔案管理方法，不斷提高管理人員的綜合素質能力，將綜合檔案管理信息化應用到我院的檔案管理工作中，從而提高醫院的服務質量。