事業單位文書檔案管理優化途徑探討

文/江蘇省興化經濟開發區管理委員會黨政綜合辦公室 趙朝春

在全面推動國家經濟建設的進程中，事業單位的各項事業也有了長足進步，其中文書檔案管理加快了改革發展的步伐，為單位登記管理工作的創新改進創造了良好條件，同時也為事業單位的改革進步提供了重要的信息支持。現如今我國正在大力推進中國特色社會主義事業建設，落實市場經濟體制改革，因此進一步提高了對事業單位的要求。事業單位要注意改進文書檔案管理，深入探究優化途徑。

一、有效創新管理工作理念

文書檔案管理在事業單位管理體系建設和改革過程中占有重要地位，要想保證事業單位文書檔案管理進入規范化和科學化的發展軌道，應該從轉變傳統管理理念著手，通過思想觀念上的轉變，推動單位可持續性發展。第一，單位領導要重視文書檔案管理，并將其納入事業單位的重要管理體系當中，確保各項管理措施落到實處。領導的重視是文書檔案管理落到實處的一個重要保障，所以單位領導在思想觀念上的轉變是非常重要的。在此基礎之上，要注重對文書檔案管理的資源給予方面加大扶持力度，健全檔案管理的相關設施，保證管理工作落到實處。第二，全體員工也要在思想理念上進行轉變，意識到文書檔案管理的突出價值，切實履行自身在檔案管理當中的責任，共同助力文書檔案管理體系建設。第三，要加大對文書檔案管理的宣傳力度，尤其提倡規范化以及科學化管理，確保全員能夠樹立正確工作態度，提升管理工作的效率與質量。

二、提高管理人員素質能力

文書檔案管理工作質量的提高與管理人員的素質能力提高存在著緊密關系，所以要想讓事業單位改革工作順利開展，提高文書檔案管理的科學性，就需要將關注點放在提高工作人員的綜合素質上，確保他們能夠運用完善的專業素質技能，認真負責地完成檔案管理的各個事項。第一，事業單位要定期組織文書檔案管理人員的教育培訓工作，要求每個工作人員都積極參加，并在培訓過程當中明確要點，健全培訓體制，使得文書檔案管理人員能夠積極學習和更新專業知識與技能，并將培訓當中獲得的多元技巧運用到實踐當中，有效適應事業單位改革創新的工作要求。第二，事業單位除了要關注文書檔案管理人員的專業技能之外，還要塑造他們完善的職業素質，提升其整體的責任觀念，讓他們能夠切實做到愛崗敬業，樂于在檔案管理工作當中奉獻，使得事業單位的發展能夠更上一層臺階，也讓文書檔案管理的優勢價值得到最大化的發揮。第三，要注重健全考核機制，定期對文書檔案管理者進行工作質量考核，并結合獎懲政策對他們進行約束與管理。

三、全面改進檔案管理方法

在時代進步和科技日新月異的大環境下，事業單位的文書檔案管理優化途徑也要進行大膽創新，特別要注意改進傳統的檔案管理方法，適應當前新形勢的工作要求。第一，革新管理模式。事業單位要加強對計算機信息技術的利用，在文書檔案管理當中引入大量信息化技術與設備，并打造科學前衛的文書檔案信息化管理平臺，使得檔案信息的存儲、管理、查詢、利用等工作都能夠順利推進實施，為檔案管理的數字化與一體化發展創造良好條件。針對與信息化管理當中的各項軟件與硬件，事業單位也要做好更新與維護，避免檔案信息泄露等安全隱患問題的產生。第二，做好新文書檔案的開發工作。單位的檔案管理人員不能夠單純停留在被動接受文書檔案信息方面，應該提高主動意識，也就是自覺深入到不同的環境，拓寬文書檔案的收集渠道，以便對這些信息進行更新與擴充，確保檔案管理的全面性。

四、構建完善檔案管理制度

制度建設在事業單位的發展管理當中占有重要地位，而且健全的制度能夠為檔案管理工作提供約束和保障，推動事業單位檔案管理的制度化建設。第一，健全文書檔案工作制度。在工作制度建設當中，必須要充分考慮到事業單位的實際情況，明確文書檔案管理的重點，確保工作制度，適應當前管理工作，且能夠滿足人性化管理與便捷化查詢利用的需要，充分發揮檔案信息利用價值。第二，健全文書檔案管理監督制度。在監督制度的約束方面，必須要全方位進行檔案信息管理過程的監督，實現事前、事中以及事后監督的整合。在這一過程中需要特別提高檔案管理者的保密意識，使得他們能夠在實際工作當中謹小慎微，提高工作的規范性。第三，健全績效獎懲制度，增強工作人員的積極性，起到激勵和督促作用。

文書檔案管理是事業單位建設發展的重點，關系到單位的改革創新，同時，文書檔案管理的效果與國家檔案管理工作息息相關，能夠補充國家檔案管理體系。在事業單位改革創新的大背景下，單位必須進一步增強對文書檔案管理的重視，注意創新工作理念，提高管理人員素質，改進檔案管理方法，健全檔案管理制度，推動文書檔案管理的現代化與智能化發展，為單位的進步提供動力支持。