提升檔案管理的應用水平研究

文/中共甘南州委黨校 沙金

在當前社會快速發展的新形勢下，檔案信息資源作為當前社會發展的信息記錄對推動社會發展有著重要意義。有效的檔案資源利用管理方式，不僅能提高檔案資源利用效率，還能促進檔案資源共享，實現檔案資源的有效利用。在當今科學技術日益進步的社會情景中，只有全面做好檔案管理應用工作，才能有效實現大資源的高度共享，保障有效的信息記錄。由此，在新的技術情景中，全面做好檔案應用管理工作對提高檔案管理水平有著重要意義。

一、新形勢下加強檔案資源管理的重要意義

在檔案管理相關工作中，檔案管理及有效應用是社會檔案管理體系的重要組成部分，檔案有效保存不僅能提高檔案數據的利用效率，對于推動我國社會經濟發展，維護正常社會秩序也有著重要作用，可以為新時期我國檔案制度改革提供有效依據，使我國檔案管理效率不斷提升。如果檔案管理工作不能有效進行，那么無法實現有效的信息記錄，不僅使用戶對檔案管理喪失信心，而且也會給我國檔案管理工作發展帶來不利影響。因此加強檔案管理并進行相關強化是非常重要的。但目前我國的檔案管理應用工作在相關的制度和系統集成方面還存在著諸多問題，這些問題對我國檔案管理發展是非常不利的，因此為了有效抑制這些問題，并提高檔案管理效率，有必要出臺相關的強化措施，快速解決這些問題。

二、當前檔案管理應用現狀分析

（一）檔案管理信息化建設水平不高。在知識經濟時代及社會科學技術快速發展的背景下，檔案管理建設要滿足一定的軟、硬件條件，包括計算機、區域網絡、數據庫、服務器等設備，信息時代的檔案管理工作需要這些基礎設施支持，但是這些基礎設施需要大量的資金投入，目前很多單位對于檔案信息化建設的硬件設施不全或是規格不同，信息共享和信息服務質量不高。

（二）檔案管理工作人員缺乏信息化素養。在科學技術快速發展的背景下，全面強化檔案管理建設需要檔案管理人員具備較高的信息化素養，不僅需要檔案管理人員具備專業的檔案管理知識，還要能熟練掌握各種有關檔案管理的信息系統。首先，檔案信息化管理作為一種現代化的管理方式，對專業技術要求較高，但目前檔案管理人員未曾達到這個要求，很多檔案管理部門存在缺少員工、員工專業素質低的問題，檔案管理工作很多停留在傳統的工作方式上，對現代化辦公的了解和接觸太少，數據庫建設人員、檔案管理人員、程序設計人員缺乏檔案管理知識，檔案管理者不能熟練掌握計算機。首先，檔案信息化管理作為一種現代化的管理方式，對專業技術要求較高，但是我國目前大多數檔案管理人員未曾達到專業要求，很多檔案管理部門缺少專業人才，員工專業素質低，檔案管理工作很多都停留在傳統的工作方式上，對現代化辦公的了解和接觸太少。其次，數據庫建設及管理人員、程序設計人員較少，這使得檔案信息化建設程度仍然很低。

三、提高檔案管理應用水平的有效措施

（一）全面強化檔案管理應用設施建設。要想全面提高檔案管理應用水平，推動我國檔案管理事業快速發展，檔案管理人員必須樹立科學的檔案管理意識。檔案管理部門要加大對檔案基礎設施建設的投入。要配備成套的計算機設施，并安裝專業的軟件和與檔案信息化管理相關的掃描、打印等設備。只有面向檔案管理工作全面強化基礎設施建設，才能不斷提高檔案管理應用水平，推進檔案管理事業發展。

（二）強化檔案管理工作人員技能素質建設。在科學技術快速發展的社會背景下，為了全面強化檔案管理工作，管理人員要樹立正確的檔案管理思維，可以定期對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員服務意識與責任意識。目前檔案管理專業人員較少，甚至是通過簡單培訓就上崗工作，對網絡技術了解較少，管理者可以招聘專業的程序設計人員或數據庫管理人員，但是最好的解決方案是培養綜合型檔案管理人員，使之具備專業的信息操作技能，提高檔案管理應用水平。

（三）重視檔案信息資源的安全管理。檔案信息是實現有效社會管理的重要信息資源，在強化檔案管理體制建設方面發揮著重要作用，為了全面強化檔案管理工作，要全面加強檔案安全建設，要保障檔案的安全，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識，同時要有相應的技術支持。作為檔案管理人員，要有保密意識。在技術層面上，專業人員要為服務器安裝安全級別較高的防火墻，對重要數據進行加密，為了防止數據的丟失，可以用光盤進行備份，防止重要信息流失，結合不同的技術工具加強對檔案信息資源的安全防護，使檔案資源管理應用水平提升。

四、結語

在當前我國社會快速發展的背景下，全面提高檔案管理應用水平對加快檔案資源共享，實現檔案管理體制改革有著重要作用，需要檔案管理人員加強檔案管理意識，使檔案信息成為重要的社會管理戰略資源，推動社會發展。