信息化背景下檔案管理工作現狀與優化策略

文/泰安市泰山票務交通管理處 許靜

檔案是在不同時期形成的各種形式的記錄，包括文字、圖像、音頻等等。在信息技術快速發展背景下，傳統檔案管理方式也逐步信息化。不僅改變了檔案存儲方式，方便了檔案信息的檢索與應用；同時對檔案工作模式、管理方法也產生了重要影響。因此信息化浪潮是檔案管理工作的一次歷史性變革，對于提升工作質量與成效具有重要促進作用。

一、信息化背景下檔案管理工作現狀

檔案信息化建設是提升檔案管理與利用效率的最佳方法，在實際工作中由于種種因素的影響，檔案管理工作還存在一些問題，主要體現在以下幾個方面：

（一）現有檔案資源信息化程度不足。檔案信息化不僅包括已有電子檔案，也需要將傳統紙質等載體檔案進行電子化改造。據相關數據統計顯示，全國僅有60%左右的檔案資源實現了信息化改造，尤其是傳統載體檔案進展緩慢，完全沒有達到信息化建設要求，成為檔案信息化建設的短板之處。

（二）檔案信息化建設中，由于互聯網的介入，檔案安全管理存在風險。調查過程中發現，許多檔案館接入了互聯網，但是相關管理人員卻缺乏一定的安全管理意識。大部分選擇定時更新系統來確保信息安全，卻很少有單位選擇對信息進行加密處理，十分容易導致信息外泄甚至是信息丟失、損害等情況，為檔案安全帶來極大威脅。另外則是在信息傳遞或者公開資源傳遞中，對風險識別不足，導致信息系統面臨危險。

（三）在信息化建設中，檔案檢索質量較低，尚未建立有效檢索系統。在互聯網背景下，人們信息獲取不再處于被動狀態，而是根據自己的興趣與所需，針對性地進行檢索，極大提升信息獲取效率與質量。例如常見檔案信息數字化系統，往往是建立在統一平臺的基礎上，進而實現檔案的自動篩選、歸集與檢索。但是實際情況中，許多檔案信息化建設不完善，缺乏統一的檔案信息化標準，導致信息檢索過程中出現重疊、效率降低的情況，導致資源檢索技術與已有檔案內容無法順利銜接起來。

二、檔案管理工作信息化建設策略

在前文論述中，分析了我國檔案信息化建設中存在的問題，主要包括信息化程度不足、信息安全意識較差以及檢索應用效率不高三個方面。結合實際工作經驗，本文認為可以從以下幾個方面進行優化，保障檔案管理信息化的順利進行。

（一）增加檔案信息化建設方面資金與硬件投入。檔案工作信息化建設并不是一蹴而就的，它是一個長期的、動態的過程，因此需要投入大量的時間、資金以及人力資源、硬件設施來保障工作的順利開展，具體如下：一是與國家相關部門積極協商，通過建立檔案信息化建設專項資金的模式來獲得財政資金撥款。二是檔案管理工作是服務于社會大眾，因此可以廣泛發動群眾力量，鼓勵社會資金參與檔案管理工作。另外在人員配置上，檔案管理信息化建設需要建立在專業人才的基礎上，針對檔案管理信息技術人才缺乏的問題，不僅要積極引進專業人員，也要強化對內部人員的培訓，提升其信息技術水平與檔案信息管理能力。在硬件設施投入上，要以檔案資源的信息化為對象，以檔案資源為基礎，基于信息技術和網絡環境進行精細化管理，為社會公眾提供更詳盡的檔案信息服務。

（二）建立檔案信息管理制度，提升信息安全管理水平。信息安全是檔案信息化建設的基礎，如果缺少安全保障，那么一切信息化建設都將歸零。例如為保障檔案信息資源的準確、完整、真實、有效，可以根據我國《電子文件歸檔與管理規范》制定檔案信息化建設制度，保障檔案資源的不斷豐富和完善。又如為保障信息安全，要禁止那些未經授予權限的、非法的用戶通過不正當的手段進入檔案管理信息系統竊取信息。其次在實際管理過程中，針對信息管理安全問題既可以采用系統加密、數據加密等措施來進行預防。也需要建立針對性的風險識別機制，對可能存在的各種風險進行分析，發現潛在威脅因素，做好應對措施，切實保護實體檔案和檔案信息的安全。

三、小結

信息技術的出現極大改變了人們的生產生活方式，檔案工作的信息化建設是大勢所趨，是企事業單位檔案工作提效的必經之路。任何一個行業脫離信息化，就會被時代所拋棄。面對檔案工作信息化建設的不足，必須加強信息化建設資金投入，以檔案實際工作需要為導向保障信息化建設工作、信息安全管理的有效開展，穩步推進檔案管理工作信息化進程。