淺析醫院人事檔案管理的規范化措施

文/重慶市開州區中醫院 李亞瓊

在醫療體制深化改革的今天，醫院人力資源管理工作有了新的變化，人事檔案數量日益增加，涉及范圍更廣，對人事檔案管理提出了更高要求。但是當前醫院人事檔案管理中還有很多問題，需要不斷總結經驗，引進先進設備與技術，提升其規范化水平。只有將人事檔案管理工作做到位，將其應有的資源優勢體現出來，才能建設完善的資源信息庫，為醫療衛生事業的發展創造良好條件。

一、醫院人事檔案規范化管理的意義

醫院要在人事檔案管理上做到規范化，其意義在于以下幾點：第一，讓醫院獲得全面、真實的人才信息。醫院為實現快速發展的目標，必須在職工分配上做到合理，這樣才能讓他們在崗位上發揮更大潛力，真正體現人才的價值。為了實現這個目標，醫院應全面掌握人才信息，而加強人事檔案管理工作已經勢在必行。通過對人事檔案的規范化管理，能夠讓醫院人才選拔有科學依據，實現人事管理效率的提升。第二，讓醫院決策的制定有可靠依據。人事檔案在醫院人才聘用、職務晉升和在職人員考核上都發揮著重要作用，醫院根據掌握的人才信息，可以了解他們的能力，便于制定相應的培養方案。利用人事檔案，醫院可以合理確定職工薪酬，有利于綜合考核職工的素質與能力。

二、醫院人事檔案管理的規范化措施

（一）完善人事檔案管理制度。醫院要對人事檔案管理制度進行完善，將檔案管理人員職責確定下來，促使他們在人事檔案管理工作上做到規范化。如入檔材料必須確保完整與真實，印章字跡也要清晰，在人事檔案收集中應認真鑒定其真實性，建立人事檔案材料登記簿，并不斷完善檔案審查依據，讓這項工作有章可循。醫院應該從現行法律法規出發，從具體管理狀況出發，制定行之有效的人事檔案管理制度，主要內容包括檔案管理人員職責、領導部門監管職責、人事檔案入檔要求、查看借閱保密制度和檔案銷毀制度等。針對不履行自身職責、工作疏忽大意和審查監管松散的人員，應該嚴厲進行懲罰，確保醫院人事檔案管理工作的公正性與公平性，避免出現錯誤、虛假信息。

（二）創新人事檔案管理模式。傳統人事檔案管理模式存在很多弊端，而醫院人事信息不僅數量大，內容也很復雜，對此應該在管理方法上進行創新，可以建設人事檔案數據庫，讓人事檔案資源在搜索、查詢和變更上更加規范。隨著我國新一輪醫療改革制度的深入實施，以往靜態的人事檔案管理模式需要盡快作出轉變，通過采取動態化管理措施，可以保證信息資源的真實性和全面性。從現階段醫療改革新動向來說，主要是對醫療資源的整合與利用，確保實現全民健康的目標，這需要將醫院人力資源功效最大限度發揮出來。對此醫院要在人事檔案管理工作上增加投入，盡快引進現代化技術，將人事檔案管理所需基礎設施配置完善。只有盡快購置計算機、掃描儀、打印機、復印機等設備，并應用專業的檔案管理軟件，這樣才能提升醫院人事檔案存儲、檢索、印制、掃描和查閱的效率。

（三）注重人事檔案管理信息化建設。隨著醫療衛生體制改革的逐步深入，醫院之間人才流動變得更加頻繁，若是仍然實行傳統人事檔案管理方式，則無法滿足新時期要求，并對人才流動帶來不利影響。對此，醫院為提升人事檔案管理的規范化水平，要注重對先進信息技術的應用，在現代化信息管理技術支持下，能夠讓人事檔案資料更好地進行歸類與管理，并通過對信息的加工處理，讓人事檔案管理效率得到提升。醫院加快人事檔案管理信息化建設步伐，解決手工操作中遇到的問題，便于各部門了解人事信息，減少審查時間，獲得更高的工作效率。醫院在應用計算機管理系統時，應該設置一定的訪問權限，只有在自己的權限范圍內進行查閱、參考和評價，從而提升了人事檔案管理的公共透明度，便于醫院更好地發現、管理和培養人才。

（四）提升檔案管理人員素質。第一，醫院要安排專業人員負責人事檔案管理工作，在他們開展歸檔、整理等工作時，要促使他們認真學習先進管理技術，主要包括計算機信息處理技術、檔案專業軟件操作技術等，同時提升他們的責任感。第二，對于一些非檔案管理專業的人員來說，則要為他們提供培訓教育的機會，確保其在上崗前能夠滿足崗位要求，并促使其不斷提升自己的職業道德水平。第三，醫院要采取競爭上崗的方法，不斷優化檔案管理人才隊伍，也督促檔案管理人員自覺提升業務技能。第四，醫院要通過對薪酬水平、福利待遇的適當調整，將檔案管理人員工作熱情激發出來，最大限度發揮他們的潛能，也確保人事檔案規范化管理水平的提升。

三、結語

總之，醫院在發展過程中要提高對人事檔案管理工作的重視，這有利于對人力資源的優化提供可靠保障，也有利于醫院人事制度改革的順利進行。在我國醫療衛生體制改革日益深化的今天，醫院的人事檔案管理模式要注重創新，積極引進新技術、新設備，才能在人事檔案管理上做到規范化，真正將其資源優勢體現出來，為醫院的可持續發展奠定良好基礎。