淺析以信息化建設(shè)推動(dòng)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理

文/衡陽市第五人民醫(yī)院 蔣茜

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)資料，在當(dāng)代信息化的發(fā)展趨勢下，管理的精細(xì)化是大勢所趨，醫(yī)院人事檔案的精細(xì)管理更是關(guān)鍵目標(biāo)之一。通過信息技術(shù)的支持，醫(yī)院人事檔案管理體系的完善，未來的醫(yī)院人事檔案會(huì)給院方的工作與醫(yī)學(xué)研究提供更多有效信息，所以我們理應(yīng)秉持前瞻性的原則去認(rèn)真進(jìn)行思考分析，打好管理基礎(chǔ)。

一、完善醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)分支

信息化的管理系統(tǒng)，雖然在我國各個(gè)地區(qū)、各個(gè)級別的醫(yī)院當(dāng)中都有普及，但是系統(tǒng)的功能卻一直以來都有待健全，檔案管理甚至只是系統(tǒng)中的一個(gè)部分，缺乏獨(dú)立性，這是影響信息化管理系統(tǒng)作用體現(xiàn)的主要問題。為此必須要建立起分支完善的人事檔案管理系統(tǒng)，才能保證達(dá)成人事檔案管理精細(xì)化的目標(biāo)。鑒于醫(yī)院內(nèi)部體系的構(gòu)成復(fù)雜，人員隊(duì)伍構(gòu)成自然也更加復(fù)雜，包含了許多科室與部門，所以醫(yī)院無論是自主建立人事檔案管理系統(tǒng)，亦或是引進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)，都應(yīng)當(dāng)確保系統(tǒng)分支的完善性。如果當(dāng)前的系統(tǒng)分支混亂，不夠完善，則要進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化。為了保證系統(tǒng)內(nèi)的信息不存在缺失問題，首先應(yīng)當(dāng)針對內(nèi)部的結(jié)構(gòu)框架進(jìn)行明確，收集足夠的信息，包括內(nèi)部各個(gè)部門的員工人數(shù)、各個(gè)科室的醫(yī)生陣容、資質(zhì)等等都要進(jìn)行明確，做好信息統(tǒng)計(jì)，為系統(tǒng)的完善奠定基礎(chǔ)。對于系統(tǒng)的革新，必須要遵從實(shí)用性的原則，根據(jù)院內(nèi)的實(shí)際構(gòu)造去管理分支，檔案建檔時(shí)也會(huì)更加精準(zhǔn)。

二、利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行工作分配

醫(yī)院內(nèi)部的許多工作決策，都與人員檔案相關(guān)，包括學(xué)術(shù)研究的陣容，出診的分配等等。所以為了給工作分配提供依據(jù)，對于醫(yī)院內(nèi)員工個(gè)人人事檔案的信息完善必須要保證及時(shí)且精準(zhǔn)。特別是對于醫(yī)生來說，參與學(xué)術(shù)研究、對于新進(jìn)醫(yī)生進(jìn)行培訓(xùn)，在重要手術(shù)當(dāng)中進(jìn)行主刀，都需要有相應(yīng)的專業(yè)資質(zhì)。講師資格、執(zhí)業(yè)醫(yī)生資格、主治醫(yī)師資格、副主任醫(yī)師資格……，在內(nèi)部醫(yī)生考取不同等級的資質(zhì)證明之后，必須要及時(shí)在檔案當(dāng)中加入相應(yīng)的內(nèi)容，才能確保后續(xù)的工作分配能夠以其當(dāng)前考取的資質(zhì)為基準(zhǔn)。護(hù)士隊(duì)伍亦是如此，從初級護(hù)士、初級護(hù)師、主管護(hù)師、副主任護(hù)師到主任護(hù)師，在考取了不同的護(hù)士資質(zhì)證明之后，都要及時(shí)在檔案當(dāng)中更新資質(zhì)信息，這不僅方便內(nèi)部人員工作分配，同時(shí)也能夠?yàn)椴』继峁└涌煽康木歪t(yī)選擇參考。

三、樹立創(chuàng)新性的醫(yī)院文化

醫(yī)院的信息化、精細(xì)化人事檔案管理體系建設(shè)，與新時(shí)代的創(chuàng)新發(fā)展思想有著密切的關(guān)聯(lián)，要先有思想上的進(jìn)步，才能建立起信息化、精細(xì)化的管理體系。因此為了建立精細(xì)化管理體系，必須首先建立起創(chuàng)新、進(jìn)步的醫(yī)院文化，要將信息化的建設(shè)設(shè)立為重要的發(fā)展目標(biāo)。要真正完成信息化系統(tǒng)的建設(shè)，對人事檔案進(jìn)行精細(xì)化的管控，首先必須要保證內(nèi)部檔案管理相關(guān)人員了解到精細(xì)化管理與傳統(tǒng)管理的差別，養(yǎng)成創(chuàng)新的管理思想，學(xué)會(huì)嫻熟地運(yùn)用信息化系統(tǒng)去開展檔案管理工作，以及時(shí)、精準(zhǔn)、真實(shí)的原則去對檔案信息進(jìn)行處理。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作普遍傾向于單純地保存好資料，但是在信息化的背景下，在精細(xì)化的管理理念下，檔案管理工作需要適應(yīng)市場形勢，及時(shí)更新信息，調(diào)整檔案框架，進(jìn)而保證信息的有效性，這是提升管理效率與質(zhì)量的前提條件。除此之外，對于非檔案管理的人員來說，也需要使其了解到檔案的信息化、精細(xì)化管理趨勢，了解到自身任何不符合行業(yè)規(guī)范的行為都會(huì)第一時(shí)間錄入檔案中，形成永久的記錄，這樣自然會(huì)更加重視對自身工作行為的規(guī)范，因?yàn)檫@會(huì)涉及到其利益，以及后續(xù)的工作發(fā)展。隨著檔案管理體系的完善，相關(guān)人員的工作責(zé)任心也會(huì)隨之得到強(qiáng)化，因?yàn)榱私獾綑n案的重要性，所以自然會(huì)盡可能避免可能影響檔案當(dāng)中自身信譽(yù)相關(guān)信息的行為出現(xiàn)。在掛號到就診結(jié)算全面信息化的趨勢下，還要將檔案管理與預(yù)約就診相關(guān)的信息聯(lián)系起來，包括醫(yī)生在線掛號的履約情況，都需要登記在其檔案當(dāng)中，因?yàn)椴』荚诰€預(yù)約醫(yī)生，如果醫(yī)生沒有合理調(diào)整時(shí)間，因?qū)W術(shù)研究或其他事件而延誤了出診，會(huì)影響病患的病情診斷，這自然也是信譽(yù)相關(guān)的問題。

四、結(jié)語

信息化時(shí)代，醫(yī)院的人事檔案對于醫(yī)院內(nèi)部的許多工作來說都是重要的依據(jù)。為了做好各項(xiàng)工作的管理，人事檔案管理體系的優(yōu)化是重要一步，也是必要一步。以上分析了人事檔案信息化、精細(xì)化管理的要點(diǎn)，以推動(dòng)管理改革，為后續(xù)的工作發(fā)展提供參考。