電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策

文/新疆油田公司采氣一廠地質研究所 張美英

受檔案管理工作多元性所影響，其在實踐發展中會結合時代變遷特點進行有序發展。因此，隨著電子文件的提出，辦公自動化與網絡技術的全面推廣，促使各企業逐漸認識到傳統文書檔案管理工作并不適宜當前的工作需求，其需要與電子文件進行整合優化。下面主要分析電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策。

一、電子文件

對比紙質文件，電子文件是以光盤、磁盤等為載體的文字資料，像電子報表、圖片等都屬于電子文件。通常情況下，企業工作者會引用計算機來查閱、處理及傳遞電子文件，且可以實現資源共享的工作目標。同時，雖然電子文件占據的空間非常小，但其對管理條件的要求非常高。

二、電子文件對文書檔案管理的影響分析

在發展初期，企業引用計算機進行文書檔案管理工作，是為了優化傳統文件書寫形式，減少人工誤差，緩解部門工作者的壓力。但了解實踐工作情況發現，部門只是直接應用打印機、復印已經寫好的文件，并沒有從本質上改變文書檔案管理形式。因此，在新時代發展背景下，在電子文件提出后，文書檔案管理工作正面臨著全新的機遇和挑戰。電子文件對文書檔案管理的影響主要分為以下幾點：其一，法律效力。由于電子文件主要是引用磁盤、光盤等載體進行儲備，因此修改起來非常容易，且不會留下原始記錄，這樣導致其具備的法律效力非常低。其二，工作人員。企業各部門在引用電子文件時，不僅要熟練操作計算機技術，還要具備相關專業知識，優化自身的綜合素養，只有這樣才能保障工作人員可以合理引用電子文件進行文書檔案管理工作。其三，保管期限。在明確電子文件年限的過程中，無法結合紙質文獻加以明確，且受電子文件容易修改特點的影響，工作人員更無法準確判斷保管年限。其四，儲備環境。電子文件受病毒影響，儲備媒介會出現老化問題，因此對具體儲備管理環境的要求高，需要工作人員在構建館舍的過程中，加大對濕度、溫度等內容的認識，并注重分析其他影響因素。其五，服務。從本質上講，文件檔案管理工作是為實踐應用提供有效依據，因此在引用電子文件后的文書檔案管理工作中，其不僅能為工作人員提供便捷服務，還可以提升實踐工作效率，并突破傳統意義上文獻搜索的制約，以此減少時間和精力的消耗。其六，管理形式。電子文件的引用并不表示紙質文件已經沒有應用價值，相反在一定時間內，兩者會共同發展。在這一背景下，電子文件要充分展現自身的獨特優勢，并提出有效的管理方法，以此提升文書檔案管理工作效率。

三、新時代電子文件與文書檔案管理融合發展

雖然電子文件覆蓋范圍較廣，產生的影響較大，但檔案管理工作者要結合時代發展需求，正確面對發展中涌現出的各類問題，并提出有效的解決方案，以此在提升文書檔案管理工作效率的同時，保障各行企業可以合理引用電子文件。

（一）優化管理意識。不管是新時代提出的電子文件，還是傳統意義上的紙質文件，企業在管理過程中都會進行處理、整理等工作，而這些工作的實施必然會影響文件質量。因此，為了保障電子文件與文書檔案管理工作有序進行，企業可以從多個平臺進行相關法律的宣傳工作，如在企業宣傳欄中張貼《檔案法》等。這樣不僅可以讓部門工作者在潛移默化中對《檔案法》有深層認知，還可以加大對檔案管理工作的關注，以此優化他們的管理意識，并構建正確的工作理念。

（二）做好技術處理。對當前新型文件材料歸檔而言，做好具體工作不但要求檔案專業人員具備大量知識和實踐技能，而且要對現有文件工作領域進行深層探索，以此解決電子文件的收集、處理及儲備等工作問題，進而明確電子文件信息重新組合的全面過程。同時，在這一階段，工作人員要提出有效的技術處理方案，改變已經歸檔的電子文件屬性，確保其只能被讀取而不是修改，以此對原始的電子文件進行安全管理。

（三）解決電子文件的保存問題。通常情況下，電子文件要由化學磁性材料加以管理，因此儲備時間較長，且獲取電子文件信息不需要直接接觸，不會磨損文件效果。同時，因為電子文件記錄在介質層中，所以信息被密封包裹在塑料包層中，不受外界雜質、磁場等因素的影響。但了解實踐工作情況可知，各企業部門專業工作者在保存電子文件信息時，并沒有累積大量工作經驗，一般以定期復制的方式來控制信息丟失、磨損等現象的發生概率。

（四）向著立體化方向發展。傳統意義上的文書檔案管理形式是平面型，但在電子文件提出后，檔案類型越來越多，促使基礎工作和實踐應用逐漸展現出了個性化特點，此時原本以平面結構為核心的管理形式，逐漸添加了更多新載體，以此引導檔案管理形式向著立體化方向持續革新。在這一背景下，企業部門管理人員不僅要了解相關的理論知識，還要強化自身的工作技能，以此在滿足立體化文書檔案管理工作需求的基礎上，實現預期設定的發展目標。

四、結束語

綜上所述，應用電子文件既為企業發展提供了機遇，又為檔案管理革新帶來了全新挑戰，因此部門工作者要在整合自身發展需求的基礎上，合理引用電子文件，以此引導文書檔案管理工作向著規范化和合理化的方向穩步前進。