論數字化對檔案利用工作的重要意義

文/阿拉爾市檔案館 崔莉

一、數字化對檔案利用工作有十分重要的意義

計算機及網絡技術的迅猛發展和廣泛應用強烈地沖擊著社會的各個領域，改變著人們的工作方式、學習方式及至生活方式。滿足信息時代檔案利用的需求也有著與時俱進的各種變化，這種變化主要體現在以下幾個方面：一是利用檔案的意識有了顯著的加強，利用檔案的領域越來越普遍。二是對檔案利用的時間值開始有了更為高效的要求，要求盡最大做到迅速、及時、準確。三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網絡快捷進行自動檢索、編目、統計等一系列繁瑣的程序。面對利用者在信息時代和數字時代的使用需求，傳統的紙質文件管理模式已經不能夠全盤適用于多元化的當今社會，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變原始的檢索方式和提供利用的手段。數字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質量，而且對于實現檔案工作科學性和規范性也發揮著巨大的功效。

二、檔案數字化對于檔案利用工作的積極影響

檔案價值的實現必須基于主體需要的被滿足，即被保管存放的檔案必須要被社會公眾充分利用，并在提供利用服務的同時滿足公眾的需要，這就是檔案的價值之所在。對于傳統載體的檔案來說，檔案數字化是提供高效利用服務的基本手段。檔案數字化以后，直接將傳統載體檔案轉變成數字信息，檢索手段從傳統的手工查詢轉變為計算機查詢。計算機強大的搜索能力使得檔案信息檢索變得方便、高效和快捷，同時可以避免手動查詢中出現的不準確、不完整等諸多問題。唐某是我市高級中學的教師，在晉升教師序列的中級職稱時，她提供不出當時在原單位任職時完整的初級職稱的任職資格文件，從而沒有資格申報中級職稱。為此，她去過許多部門都沒能夠解決問題，后來到我市檔案館找到了當年晉升初級職稱的任職資格文件原件，使其順利辦理了中級職稱的申報。該教師感慨地說：“檔案真的太重要了！及時、準確的幫助我解決了晉升職稱的問題。”檔案數字化打破了時間、地域等的限制，實現了檔案信息資源的及時利用與共享。可見，對于傳統載體檔案來說，只有通過數字化，才能提供方便、快捷、高效的利用服務，讓檔案發揮更大的社會價值，從而創造更多的效益。

數字化檔案信息的利用越來越注重利用過程的“以人為本”。檔案數字化突破了傳統檔案提供利用中時間和空間的限制，即不論何時不論何地，擁有查檔權限的檔案用戶都可以通過互聯網訪問所需檔案資料，在檔案利用方式上有了質的飛躍。檔案數字化以后，閱讀方式從傳統的提供原件以及復印件的方式轉變為可以即時閱讀原文信息的方式，避免了傳統檔案利用服務中由于檔案實體多次輾轉所造成的勞動力大量浪費的現象，使得利用服務更加靈活和高效。

檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。如：數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞；恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。因此檔案數字化是保護檔案原件的有效措施。檔案是國家和社會的寶貴財富，一旦丟失或者遭到破壞將有可能造成不可逆轉的重大后果。將傳統載體檔案數字化后的檔案信息，原原本本地繼承了檔案原件的信息內容，完全可以代替原件為用戶提供信息利用，從而大大減少了對檔案原件的使用，避免了檔案原件的進一步損壞，實現了對檔案原件的保護，可謂意義重大。

三、增強信息意識，深入數字化檔案管理事業

數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢。隨著信息時代的來臨，以數字形態存在的檔案信息將日益成為檔案管理的主體。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現代化建設中發揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能充分全面地展現出來。

信息時代給了檔案管理工作新的思考，但是機遇與挑戰總是相伴相生的，在建立多媒體數據庫的過程中還存在著許多亟待解決的問題需要進一步探討，如基礎設施的完善、數字化管理人才的缺失、檔案真實性鑒定及安全性問題等等……面對這些問題的原因也并非是單一的，而是來源于科學技術、人才培養、法律健全等多個方面，因此從事檔案事業必須要有明確的信息安全意識，需要時刻秉持著謹慎端正的態度，相應部門應及時制定數字化檔案的利用制度，加強電子文件信息綜合利用技術的研發。