校史檔案的功能分化及其實現路徑

文/南京中醫藥大學國際教育學院 何伶

一、校史檔案的史料功能

在高校建設和發展過程中，校史檔案的內容囊括了教學、育人、科研、服務社會等多方面事務，是對教師、職工、學生等不同主體生活、學習和工作等情況的客觀記錄，具有內容全面生動、呈現方式豐富多樣的特點，對于校史編撰具有重要的支撐作用。

（一）校史檔案工作為校史編研提供基礎和依據。校史檔案是對高校工作較為客觀和全面的系統記錄，通過對這些檔案資料進行深入的分析和挖掘，就能在歸納和評價的基礎上形成校史編寫的可靠依據。離開了檔案，校史的編纂就成了無源之水、無本之木。

（二）校史檔案對校史編研起索引作用。校史檔案既按塊保存，進行橫向歸類，又按條記載，縱向統攬。比如教學改革、內部管理體制改革等重大舉措，這些檔案反映學校工作的某一方面，如同提綱挈領，有助于編史的初步勾勒。又如計劃、總結、調查或統計資料等是按年序編排保管的，通過梳理這些重點資料，才能對高校各項工作的性質要求、開展情況和存在問題做到條分縷析，從而有利于編史中對材料的選擇與運用，更有助于由此而形成初步認識。

（三）校史檔案對校史編研起補充作用。校史檔案既包括獎牌、獎狀、獎杯、圖書等實物，也包括錄音、錄像和照片等影像資料，它們能夠生動地反映出教學、科研等方面所取得的成果和成績。與枯燥的文字記載相比，校史檔案可以借助不同載體，從多個角度、側面和層次反映高校的辦學成就。因此，匯總這些形式多樣的校史檔案，不僅可以再現當年的客觀歷史條件，而且可以展現相關事件所發生的歷史背景、演變過程和效果結局等豐富而詳盡的內容，這對于編撰校史有極大的幫助。

二、校史檔案的功能延展

（一）教化育人。校史人物檔案是關于學者專家、知名校友事跡和貢獻等資料的整理歸檔，是對真人真事的客觀記載，能夠清晰地反映以往的歷史情況。“有些文件材料的全文，原是當事人的親筆手稿；不少文件上留有負責人和有關人員的親筆簽署或批示；很多文件上蓋有機關或個人的印信；還有一些是原來形象的照片、錄像和原聲的錄音。”其重要的特點就是，能夠給人以真切的歷史感。這種歷史親切感有助于凝聚廣大師生員工的人心和力量，激發他們為著共同的目標發奮圖強的情感，進而內化出一種見賢思齊、勇于拼搏、甘于奉獻的巨大動力，由此帶來教化育人的實際效果。

（二）傳承校園文化。“校園文化是大學師生員工特有的思想觀念、心理素質、價值取向和思維方式等，其本質是一種人文環境和文化氛圍，其根本目的是要不斷滿足師生員工日益增長的精神文化需求。”校史檔案蘊含的文化氛圍和底蘊，使它們無可爭議地成為校園文化建設中的重要環節，成為促進校園文化建立和傳播的支柱力量。借助校史檔案這一特殊載體，通過校史檔案的開發利用和廣泛宣傳，高校校園文化不僅得以記錄和延續下來，而且獲得了進一步發展和傳播的平臺，在廣大師生的心中留下深刻的文化感召力。

（三）服務學科建設。校史檔案囊括了高校管理制度，學生學籍管理、學位論文論著、科研成果匯總等教學、科研、管理的文件和材料。這些豐富的內容本身就是重要的科研資料，是展開學科史、制度史等學術研究的對象。通過對這些校史檔案的歸納整理和科學研究，不僅可以為學科評估、課題申報等工作服務，而且對于總結辦學規律、推動高校制度改革都有著十分突出的作用。

三、校史檔案功能建設的實現路徑

校史檔案功能得以有效發揮，關鍵取決于征集和利用等環節的檔案工作。其中，征集是利用的前提。不能齊備、完整地搜集校史檔案，就談不上對校史檔案的開放利用，孤零零的校史檔案也不能發揮多重功能。而利用則是征集的目的和歸宿。在大量征集校史檔案的基礎上，只有進行深度挖掘和充分開發，才能使校史檔案呈現其應有的風采，在多個領域發揮作用。為了做好校史檔案的征集和利用工作，有必要建立以下機制，作為校史檔案功能建設的實現路徑。

（一）建立全校各部門通力合作的聯動機制。由于高校是校史檔案形成和發展的重要場所，因此校史檔案的征集和利用工作，離不開校內各單位的通力合作和參與，有必要在高校范圍內建立全校聯動機制，實現檔案管理部門與高校黨政機構、職能部門和二級學院的密切聯系和相互配合。1.建立校史檔案定期征集公告制度。為鼓勵全校各單位提供校史檔案材料，如照片、出版物和人物事跡等內容，應當通過定期發布公告的形式使學校各單位知曉報送的途徑和方式。公告中應當報告校史檔案工作的近期動向、征集的重點，幫助各單位建立起主動搜集、整理和匯總校史檔案的意識。同時還可以在征集校史檔案的同時，要求各單位提交校史檔案開發利用的需求，從而為雙方進一步的互動和聯合做好準備。2.建立定期走訪和座談的機制。要全面系統地搜集資料，坐在辦公室里等，是等不來的。還必須要不怕辛苦和麻煩，走出辦公室，到各個職能部門和二級學院走訪，與領導和教師進行面對面的座談和交流，這樣做既能了解各單位的檔案資源，也有助于發現重要檔案的線索。特別是在了解到相關單位開放利用校史檔案的需求后，應當主動與對方聯系，通過走訪和座談等形式確立進一步合作的機制。3.建立互動式的合作機制。校史檔案具有服務科研的功能，能夠為學科建設、科學研究提供重要的支撐。為此，檔案部門應主動融入這些工作中去，為二級學院的學科建設等工作提供支持，從而實現對校史檔案的二次開發利用，既拓展了校史檔案的應用前景，也幫助二級學院做好申報等工作，形成雙方良性的互動合作機制。

（二）建立校外資源整合的長效機制。校史檔案的征集，僅僅著眼于校內資源，常常是不充分的。一些與校史校情密切相關的資料檔案，往往需要到校外的檔案館和博物館等其他單位調取。因此，必須做好綜合利用校外資源的工作，建立起與校外機構、知名校友的密切聯系，實現校外資源發掘利用的長效機制。1.與相關高校的檔案部門建立密切的合作機制。由于院系調整等歷史原因，部分高校之間的校史存在一定的交集，因此開放利用好相關資源，其實是這些高校檔案部門的共通任務。在這個意義上，建立起各高校之間校史檔案互通有無、共同開放的機制，就有了現實的可能和必要。2.與國內知名和當地的檔案館、博物館建立工作聯系。通過定期聯系，了解對方的工作動態和更新情況，及時做好校史檔案的更新和補充工作。與此同時，也可以為對方提供相關的檔案線索，在此基礎上建立雙方合作征集利用的機制。3.與二級學院合作，加強與知名校友的聯系工作。通過與知名校友或校友家屬的密切聯系，以實地走訪知名校友故居等方式，完善人物檔案的資料，及時補充和更新相關的內容，尋求與社會各界合作開發利用校史檔案的可能。

（三）建立校史檔案的數字化管理機制。要加強校史檔案的開發和利用，做好檔案的管理是一個重要的環節。而數字化建設，為校史檔案發揮多重功能提供了諸多便利條件。1.建設校園網絡，打造網上校史檔案館。通過數字化建設，將重要的校史檔案完整地以圖片、錄像和文字等形式進行數字化，從而把線下的校史展覽室整體性地搬到網上，既方便查閱，促進校史檔案的開發利用，又便于傳播，實現教化育人、傳播校園文化等多重功能。2.建立校史微信、微博等對外宣傳平臺，擴大校史宣傳和教育的傳播途徑，既呼吁廣大校友和師生參與到校史資料的征集工作來，也有利于引起學校各單位對于校史檔案工作的重視。3.建立校史檔案電子查詢系統，方便使用者的查詢和調取，為進一步開放利用校史檔案資料提供基礎。