圖書館向敏捷組織轉型研究

趙靖

摘要：信息技術的快速發展引發圖書館內外部環境的迅速變化，為及時響應用戶需求、自由配置服務要素和激發組織創新，敏捷組織是圖書館組織進化的主流方向。為促進向敏捷組織轉型，圖書館需建設分布網狀式敏捷區塊，推動快速和精準決策并激活館員敏捷性和創造力。查爾姆斯理工大學圖書館向敏捷組織轉型的成功經驗為國內圖書館實施組織轉型提供了有益借鑒和參考。

關鍵詞：圖書館;敏捷組織;精準決策;敏捷性

中圖分類號：G250 文獻標識碼：A

DOI：10.13897/j.cnki.hbkjty.2019.0079

美國非營利機構Ithaka S+R的研究報告指出，當前，圖書館正朝著產品型組織形態（基于產品和服務產生的組織機構）的方向發展，在個別情況下，圖書館甚至采用敏捷開發（將大項目分為多個既相互聯系又可獨立運行的小項目，分別完成）的方法推動組織創新[1]。2017年的圖書館新媒體聯盟地平線報告指出，“技術、信息需求變化以及圖書管理員角色發展迫使圖書館重新思考其傳統功能結構”，調整組織設計以適應未來工作是圖書館面臨的挑戰之一[2]。種種跡象顯示，外部環境和內部條件的變化對圖書館組織結構提出更高要求，圖書館需要在敏銳感知環境變化的基礎上，對自身組織結構做出適應性調整乃至創新性變革，使其更具環境適應性。未來圖書館組織一定是一種極具靈活性，能夠迅速響應用戶需求、資源要素自由有效配置、決策精準、創新不斷涌現的生態型組織，敏捷組織設計將開始成為圖書館組織進化的主流方向。

1 敏捷組織概念及內涵

敏捷，最早起源于一種開發方法——Scrum敏捷開發，隨著美軍為應對基地組織恐怖襲擊而開展的軍隊組織改革的成功而流行，敏捷被用于定義未來組織變革的方向[3]。所謂敏捷，是指能夠以靈敏的感知和靈活的變化調整，迅速適應環境的能力，在這個迅疾變化的時代，組織無時無刻不面臨來自于環境不確定性的全新威脅，敏捷成為組織的必需。組織從傳統金字塔模式轉變到敏捷模式是內外因共同作用的結果。內因在于組織本身的僵化和員工發展的需求，組織僵化具體體現為預算及業績指標缺乏調整機制、組織層級過多及決策速度遲緩、部門協同不力、信息溝通不暢等;外因在于迅速變化的環境，具體體現為不斷涌現的新技術、利益相關方需求的變化等。麥肯錫開展的一項研究表明，環境越不穩定，組織越迫切需要敏捷轉型[4]。德勤最新一項研究也顯示，將組織重新設計得更具響應性成為排名第一的全球人力資本管理趨勢，敏捷組織模型將開始成為組織設計的主流[5]。

靈動、迅速、富有生命力的生物體是對敏捷組織核心特征的簡要概括，這種靈動、敏捷、生命力在敏捷組織的多個層面均有著深刻體現：（1）設計理念：敏捷組織設計的邏輯起點以用戶為導向，注重

用戶體驗和用戶價值，致力于構建用戶服務流程體系，使得組織各組成部分能夠自主運轉;（2）組織架構：敏捷組織采用扁平化、分布式網狀的架構模式，不拘泥于層級，并注重實踐管理和社區合作關系的構建;（3）決策流程：敏捷組織決策鏈條更短，信息實時共享、高速流轉、快速交互，賦予員工充分自主權，能夠依靠團隊和授權范圍快速決策;（4）組織文化：敏捷組織提倡平等、團隊協作、用戶導向、持續學習和創新文化，并以此激發團隊活力和凝聚力，實現員工的自驅動。

2 圖書館向敏捷組織轉型的必要性與可行性

在信息技術的推動下，社會環境正發生顛覆性變化，大數據、云計算、物聯網深刻改變了用戶的思維和行為模式。從外部環境角度分析，在瞬息萬變的數字化環境中，用戶需求伴隨新技術的出現而不斷改變，并呈現越來越個性化的發展態勢，圖書館需快速響應用戶需求，采用新媒體和信息技術，創新服務，提升服務價值;從內部因素角度分析，圖書館傳統組織結構存在層級過多，決策權過度向上層集中，自組織能力不足，條塊分割嚴重，信息傳導不暢，協調效率低等多重弊端，無法靈活適應用戶需求多變且越發個性化的趨勢。因此，推動圖書館進行轉型以實現組織的敏捷性，是新時期形成圖書館核心競爭力的必由之路。

組織變革是最深層次的變革，在由傳統組織向敏捷組織的轉型中，組織必須做好相應的基礎工作，形成與敏捷組織相適應的組織文化和思維模式，儲備數字化技術專業人才和支持轉型的中堅力量，通過試點、實驗迭代的方法探索組織敏捷轉型的路徑[6]。從相關要素來看，圖書館具有向敏捷組織轉型的可行性。首先，對組織而言，敏捷轉型過程中最大的挑戰來自組織文化，如人們對變化的抵觸、對新工作模式的不適應，而圖書館文化向來是擁抱變化的文化，圖情界始終堅信，“機構健康有賴于良好的文化——圖書館與信息技術組織不僅要擁抱變化、適應變化而且應充分利用變化帶來的潛在優勢”[7]。敏捷組織所提倡的平等、用戶導向、持續學習、創新等系列理念與圖書館賴以存在和發展的核心價值理念，包括開放、平等、知識自由、以人為本等，在本質上是趨同的。其次，在數字化建設實踐中，圖書館培養了一批高素質專業化人才隊伍以及支持轉型的館員中堅力量。最后，在前期的一些項目（特別是數字化項目）開發實踐中，圖書館已經嘗試應用敏捷組織的運營機制及決策機制，通過這些動態的實踐探索，圖書館積累了經驗，為向敏捷組織轉型提供有力保障。

3 圖書館向敏捷組織轉型的策略分析

向敏捷組織轉型是圖書館系統化的轉型，其要點是從系統性的觀點出發，將敏捷性融入組織戰略、架構、流程、人才設計的所有層面，最終將圖書館打造成一個健康的、與高級生物一樣具有智慧能力的有機生命體[8]。

3.1 實施北極星模式戰略改造

敏捷組織是外向型、動態開放性組織，為適應變化的環境，組織必須建立穩定的內外部關系網絡，并通過內外部良性交互，獲取維持系統的生命力，實現感知、思考、調整和變革的循環往復。而在開放交互的過程中，系統需要在共同目標牽引下保持高度的連貫性和專注度。因此，在敏捷組織轉型中，圖書館需要為內外部的所有參與者營建共同的目標和愿景，形成組織的“北極星”[9]。首先，樹立共同的發展目標。圖書館秉承以用戶為中心的原則，綜合考慮圖書館員、監管機構、社區合作伙伴等利益相關方的訴求，以全局視角，樹立長遠戰略性發展目標。其次，建立北極星指標。北極星指標不僅是對目標的進一步闡述，明確了圖書館服務和用戶、利益相關方訴求間的關聯，還能夠直接用于衡量現有服務質量，涵蓋機構效率指標、教育功能指標、外部關系指標等。再次，強化評估與調整。依據北極星指標定期審查圖書館資源配置的有效性，以便及時反饋和適時調整，同時通過戰略整合，強化組織領導力水平，為向敏捷組織轉型提供保障。

3.2 構建分布網狀式敏捷區塊

敏捷組織的基本區塊是目標適應型的業務單元，這些業務單元如同生物體的細胞，在統一目標和高層領導者的戰略指導下，依據既定規范標準，自主行使在相應職能和流程節點上的職責，靈活調節，以自驅動、自組織的形式高效運作。圖書館敏捷組織轉型首先需要變革其傳統功能架構，在清晰、扁平、開放、靈活、動態原則指導下，設計職責明確、以新的功能為基礎的業務單元。圖書館需要在最大限度上賦予這些業務單元相關權利，使其具備自適應、自組織的能力，包括：（1）構建業務單元間及所有個體相互聯系的智能化網絡。在這個智能化網絡中，信息透明且充分共享，館員間相互協作，形成去中心化的橫向領導力，推動圖書館內部實踐治理和高效決策的開展;（2）構建戰略性、延伸性、復合性的合作生態系統。將用戶、合作伙伴視為創新思想的來源，促進業務單元員工主動汲取外部先進的理念、知識、技術和方法，通過充分協作驅動創新探索，圖書館高層管理者應關注對業務單元間的協同和指導，實現統一目標下的自組織良性互動，以及對業務單元的培育和維持[8]。

3.3 推動快速決策和工作循環

敏捷性對應快速響應以及決策、行動的敏銳性。能否快速響應取決于組織感知變化、理解變化、開展規劃的速度和效率;而決策和行動的敏捷性取決于決策流程設計的科學性、組織整合相關資源的效率、信息整理與共享的水平等。要實現敏捷組織轉型，一方面，圖書館需要降低系統復雜性，因為系統的復雜性加大了組織重構、改變流程的難度。變革中的圖書館需要在簡化組織架構、壓縮管理層級的基礎上，降低管理程序的復雜性，縮短決策鏈條，將決策權下放給執行服務的一線員工和團隊，提高決策和運作效率[10];在賦予團隊更多決策權力的同時，圖書館需要通過強化管理和問責加大對權力的監督和考核。另一方面，圖書館需要打造快速循環的工作模式，即從快速感知、快速響應、快速溝通、快速共享、快速重構到快速評估的循環往復。為此，圖書館需要做好構建快速循環模式的基礎工作，如制定標準化工作體系、優化對話機制、建立持續溝通和評估機制等;同時，圖書館需要打造學習型組織，組織團隊快速循環的工作能力唯有在持續的學習和調整中才能獲得。

3.4 激活館員敏捷性和創造力

員工知識、技能和經驗是考評組織核心競爭力的關鍵因素，也是敏捷組織區別于傳統組織的顯性指標，因此，圖書館敏捷組織轉型必須與館員能力的提升緊密結合。具體而言：首先，圖書館需要充分激發館員的活力和創造力，因為無論是圖書館自組織、自適應力的塑造，還是組織機構、流程、知識的重構，均依賴于館員主動性和創造力的發揮。為激發活力圖書館要做好以下幾點：（1）以組織文化和共同價值觀去約束和引領館員，打造目標統一、協作有效的社區;（2）建立組織信任機制，形成自上而下的支持，賦予館員充分自主權，促進其持續參與實踐治理;（3）館領導要善于使用高素質的人才，尊重其個性化需求，允許館員根據個人發展目標定期（橫向和縱向）在角色和業務單元間靈活轉換[8[CD*2]9]。其次，圖書館需要著力培育館員與敏捷性相對應的素質，以確保決策的有效落實。包括主動應對變化的意識，從內外部不斷汲取知識、理念、技能和主動學習新生事物的能力，協作、創新與實踐能力等。最后，圖書館需要充分發揮館員信息素養、數字素養優勢，借助數字化實現自身與用戶及其他利益相關方的無縫對接，向圖書館服務、運營流程、溝通流程賦能，達到快速響應、快速行動和快速循環，釋放價值。

4 圖書館向敏捷組織轉型的典型案例

查爾姆斯理工大學位于瑞典哥德堡，是以工程技術、自然科學和建筑學教育與研究為特色的世界頂尖理工大學。為充分發揮館員才華和創造力，查爾姆斯理工大學圖書館一直致力于打造“擁抱變化”的組織文化，為滿足用戶不斷變化的服務需求，查爾姆斯理工大學圖書館在全球范圍內率先開展了向敏捷組織轉型的實踐，旨在通過組織變革提升服務水平，適應事業發展。查爾姆斯理工大學圖書館向敏捷組織轉型的實踐大致經歷了三個階段：（1）萌芽階段。在2011年的機構知識庫建設項目中，為高效交付相關解決方案，查爾姆斯理工大學圖書館向其系統開發團隊引入敏捷軟件開發的方法。（2）起步階段。在系統開發團隊成功運用Scrum敏捷開發方法的基礎上，查爾姆斯理工大學圖書館又將該方法應用于服務網站開發等其他項目中，通過若干項目的試點，查爾姆斯理工大學圖書館對敏捷性、敏捷組織、敏捷設計均產生更深層次的認知。（3）發展階段。2014年，在積累一定的敏捷開發和敏捷管理經驗的基礎上，查爾姆斯理工大學圖書館開始設想使用敏捷思維、原則和方法重新構建圖書館組織，變革組織架構，實現整個組織的敏捷性，通過2013年的充分調研、反饋和完善，新的組織結構在2014年得以實現并實施，這是圖書館向敏捷組織轉型的里程碑式事件[11]。

通過向敏捷組織轉型，在查爾姆斯理工大學圖書館新的組織結構中，設置了三個部門：一是學術交流部門，專注研究信息的存儲、分析、可視化和交流服務，同時負責組建跨部門的圖書館教學團隊，承擔用戶入館培訓及信息素養教育;二是發現和傳遞部門，專注信息獲取、元數據管理、館際借閱、用戶體驗及圖書館空間服務等;三是系統性支持部門，承擔行政、財務、項目管理、市場營銷和軟件開發等支持性工作，同時也負責社交媒體運營維護和圖書館虛擬信息技術服務等。組織轉型的成效主要體現在三個方面：（1）有效增強圖書館服務效率。圖書館傳統組織按業務流程分設部門，容易造成部門對接和溝通的效率浪費，通過組織轉型，新的圖書館組織以項目形式開展服務，每個部門均形成相對完整的服務閉環，有效增強了服務效率。（2）有效激發館員服務潛能。圖書館傳統組織中館員跨部門溝通和交流較少，通過組織轉型，新的圖書館組織倡導開放、透明和靈活的組織文化，鼓勵和支持員工在不同崗位和項目小組中流動，在多元協作的工作環境中，館員價值和潛能得到有效激發，確保館員以更加智慧的方式完成任務，推動圖書館事業發展。（3）有效服務于學校戰略目標。圖書館傳統組織以文獻和信息服務為宗旨，而對學校發展性項目的重視與參與度不高，通過組織轉型，新的圖書館組織在維持資源建設和服務等常規性功能的同時，能針對學校發展需要重新分配館內人力資源，以跨部門臨時小組的形式參與學校戰略發展項目，貢獻圖書館智慧。當然，查爾姆斯理工大學圖書館敏捷組織轉型仍處在實踐探索階段，伴隨著實踐的深入，其經驗也日漸豐富，敏捷組織的成熟度也將不斷提升。

5 圖書館向敏捷組織轉型的策略

5.1 以人為本，強化館員敏捷意識和能力培養

不斷變化的外部環境對圖書館組織建設提出重大挑戰，組織變革日益成為國際圖書館界關注的焦點，敏捷組織提供了圖書館未來組織的發展方向和發展思路，代表著圖書館組織發展趨勢。敏捷組織的整體敏捷性依賴于系統內外部各要素敏捷性的提升以及要素的整合，在所有內外部要素中，人始終處于最核心的地位，因為無論是敏捷性戰略的制定、敏捷區塊功能作用的發揮，還是快速決策和工作循環的實現，歸根結底都需要落實到人的主觀能動性和自組織、自適應能力上來。圖書館敏捷組織轉型不僅需要掌握敏捷管理的基本原則和方法，更重要的是在系統化、全局性的視角下把握轉型中的關鍵因素和核心要點。以館員敏捷性為抓手，通過館員敏捷意識的塑造、敏捷能力的培育，實現敏捷性在圖書館生態系統內部的擴散和成長，實現技術敏捷性、業務流程敏捷性、運營敏捷性乃至組織敏捷性[12];同時，推動敏捷性向外部系統（外部利益相關方）的延伸和整合，實現用戶敏捷性、合作伙伴敏捷性，最終通過內外部系統敏捷性整合打造圖書館響應環境變化、滿足用戶需求、取得競爭優勢的能力。

5.2 思想先行，實現圖書館服務者思維轉變

組織的發展演變是組織的歷史背景、戰略發展和管理實踐綜合作用的結果，無論是敏捷型組織、網絡型組織，還是生態型組織，各種新興組織轉型變革的核心在于思維轉變，組織轉型的過程從本質而言就是思維轉變并付諸實踐的過程，因此，在相當程度上，館員思維轉變的程度決定了圖書館創新轉型的力度。圖書館應營造全面支持管理變革的組織氛圍和思維模式，一是開拓館員視野，啟發館員轉變思維模式，達成領導者和館員在未來組織形態、內部結構、功能定位、權責關系、決策與協同機制等方面的諸多共識;二是引導館員通過批判性思考真正理解圖書館發展的方向和戰略，并從認知上、情感上和行為上積極參與到敏捷組織的轉型實踐中;三是打造具備敏捷領導力的管理者和知識型館員，通過持續學習始終保持組織思維的先進性，并構建自下而上的創新體系。

5.3 促進交互，構建圖書館內外部良性互動系統

在組織內外部有效交互的情況下，組織才能如有機體般不斷吸納生長營養，而組織內外部有效交互的實現依賴于以下條件：組織及其功能單元的去邊界化和動態化發展，形成互利共生、共同進化的網絡關系;組織內部及其與目標群體間信息對稱，達到高效、直接的溝通水平;交互主體具備相應的自主判斷、自主決策、協同和實踐治理的能力;存在對交互過程和結果進行評估的機制。未來的圖書館同樣必須依賴系統內外部的良性互動，使各要素資源跨界融合、自由整合。圖書館應做好以下幾點：一是提倡構建以人為中心、去結構化、去邊界化、自主驅動的柔性組織;二是構建生態型組織合作關系，拓展隨需而動、突破界限的溝通與合作模式，有效降低利益主體之間協作的時間、精力及信任風險成本，便于圖書館依靠群體智慧進行決策;三是促進合作生態網絡中橫向領導力的形成，培育館員具備善于傾聽、有效認知、知行合一、勇于創新的特質;四是開展對轉型實踐的追蹤評估，利用合作關系網絡持續采集利益相關方意見和建議，決定是否需要改進或關閉相應計劃[13]。

5.4 分步實踐，循序漸進推動圖書館向敏捷組織轉型

敏捷組織并不是圖書館轉型變革的唯一模式，但就目前實踐效果來看，其的確不失為滿足用戶需求、提升圖書館服務價值的有效途徑。處于不同領域的組織既具有共通性，也具有獨特性，不同類型組織對敏捷性的適應程度，以及在敏捷轉型過程中的具體路徑，包括戰略改造模式選擇、敏捷區塊模式選擇等亦存在差異性。以敏捷區塊為例，組織既可在跨職能團隊、自管理團隊、角色靈活池[8]三種現有模式中靈活選擇，也可通過試驗和創新形成自定義的敏捷單元。如今，敏捷組織在圖書館領域正處于由概念開發邁向分步實踐的發展階段，一方面，圖書館需要及時關注國際上關于組織進化和組織管理的最新成果與經驗，掌握理論和實踐精髓，結合圖書館實際，創新探索圖書館向敏捷組織轉型的多種模式;另一方面，圖書館需要通過更頻繁、更深層次的迭代試驗，由點及面、自下而上、循序漸進地實現從敏捷開發、敏捷流程到敏捷單元、敏捷預算、敏捷業務的徹底變革，實現組織敏捷化轉型的最終目標。

參考文獻

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[10]彭劍鋒.未來組織長什么樣？有八個特征[EB/OL].[2018-09-19].https：//www.sohu.com/a/1931306

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[11]Daniel Forsman.Introducing Agile Principles and Management to a Library Organization[EB/OL].[2018-09-19].http：//docs.lib.purdue.edu/iatul/2014/plenaries/1.

[12]霍春輝.云制造與敏捷型組織：開啟工業4.0時代的新未來[M].北京：人民郵電出版社，2016：11.

[13]（美）羅杰·費希爾，艾倫·夏普，著.橫向領導力[M].劉清山，譯.北京： 北京聯合出版公司·后浪出版公司，2015：1-43.

Research on the University Libraries Transformation to Agile Organizations

Zhao Jing

Abstract：The rapid development of information technology has caused rapid changes in the internal and external environment of university libraries. In order to timely respond to users needs， freely allocate service elements and stimulate organizational innovation， agile organization is the main direction of the evolution of Library organizations. In order to promote the transition to agile organization， university libraries need to construct distributed network agile blocks， promote rapid and accurate decision-making and activate librarians agility and creativity. The successful transformation experience of Chalmers University of Technology Library provides a useful reference for domestic university libraries in organizational transformation.

Keywords：Library; Agile Organization; Precise Decision-making; Agility