基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略分析

佟麗艷

神華寶日希勒能源有限公司 內(nèi)蒙古呼倫貝爾 0 2 1 0 0 0

隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，社會改革的不斷推進(jìn)，檔案的數(shù)量增長較快，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會檔案管理工作的需求。隨著計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用，要求從根本上對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改善，不斷提升檔案的管理效率。因此，基層事業(yè)單位應(yīng)盡快適應(yīng)信息化的數(shù)據(jù)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。

1 我國基層檔案管理工作特點(diǎn)分析

基層檔案管理的基層性十分明顯，基層是檔案信息的主要來源，檔案主要為基層服務(wù)，因此檔案管理工作與人民群眾有著十分密切的聯(lián)系。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理的內(nèi)容和發(fā)展較以往發(fā)生了翻天覆地的變化。因此，基層檔案管理工作的多元化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢更為明顯，而且在管理的方式上也呈現(xiàn)出了網(wǎng)絡(luò)化特征，檔案信息化的發(fā)展推動了檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。當(dāng)前，檔案管理工作已經(jīng)無法單純依靠人工管理的方式來完成。電子管理方式的合理應(yīng)用成為時(shí)代發(fā)展的基本要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用速度更快、效率更高，發(fā)揮出了檔案的實(shí)用價(jià)值[1]。

2 基層檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度不健全

首先，大部分基層單位沒有對檔案管理工作制度以及管理規(guī)范進(jìn)行完善，缺乏建立起同目前信息社會需要檔案管理模式。其次，檔案管理及檔案現(xiàn)代化管理工作沒有納入單位發(fā)展規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)年度工作目標(biāo)責(zé)任制，對單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理沒有起到有效的助推作用。

2.2 檔案管理系統(tǒng)不兼容

目前采用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位，多數(shù)基層單位應(yīng)用的是本單位或者是上級主管單位設(shè)計(jì)的軟件，一些單位應(yīng)用的是專業(yè)的檔案管理軟件，因?yàn)檗k公自動化系統(tǒng)以及檔案管理設(shè)計(jì)單位之間有所不同，各種不同的軟件環(huán)境之下較難構(gòu)成轉(zhuǎn)換，不能做好電子文件的歸檔工作，所以軟件的來源具有著不統(tǒng)一性，導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化管理工作受到影響。

2.3 檔案信息查詢效率較低

多數(shù)基層單位檔案現(xiàn)代化管理方式落后，各科室之間沒有網(wǎng)絡(luò)連接，沒有實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢，需求者智能到檔案室查閱檔案，造成了檢索速度總體比較慢，查準(zhǔn)率以及查全率總體比較低。當(dāng)前一些單位檔案室管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理形式、管理形式以及查詢等諸多方面存在著較大差距。

3 做好基層單位檔案信息化管理工作的對策

3.1 加強(qiáng)單位軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加快單位檔案現(xiàn)代化建設(shè)，應(yīng)該配置同檔案管理現(xiàn)代化之間相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)來對整個(gè)單位的行政以及黨務(wù)進(jìn)行存儲，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)的查找、閱讀、實(shí)現(xiàn)對人力、物理以及財(cái)力的節(jié)省，實(shí)現(xiàn)工作效率的提高。因此，基層單位須從具體情況出發(fā)，創(chuàng)造好良好的條件，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化帶動的戰(zhàn)略，將檔案數(shù)字化作為動力，進(jìn)而帶動檔案信息化以及檔案服務(wù)體系之間融合，同檔案資源體系之間融合，同檔案資源以及安全體系之間進(jìn)行互動，進(jìn)而從根本上不斷推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)步[2]。

3.2 構(gòu)建單位檔案信息資源平臺

基層單位檔案現(xiàn)代化管理，不僅是多種門類檔案之間進(jìn)行簡單的保存，是一種進(jìn)行檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化、制度化以及規(guī)范化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程。檔案現(xiàn)代化管理不僅僅要求配備先進(jìn)設(shè)備，同時(shí)包括有管理形式的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案現(xiàn)代化管理必須同檔案的多種標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、編號、分類以及案卷目錄之間符合，多個(gè)項(xiàng)目都必須進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，同各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定之間符合。檔案管理規(guī)范化的必須做到有法可依、有章可循，同時(shí)在檔案管理中多個(gè)環(huán)節(jié)、步奏入手，從整個(gè)過程出發(fā)做到條理清晰、目的明確，確保檔案的完整性，有效避免檔案記載內(nèi)容漏失問題，可以系統(tǒng)并且正確的記錄以及存檔。慢慢建立起檔案信息資源共享平臺，將檔案目錄以及全文及時(shí)上傳到平臺中，確保實(shí)現(xiàn)檔案信息之間做到共享，實(shí)現(xiàn)建立其將服務(wù)的作為主導(dǎo)的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。

3.3 強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展宣傳推廣工作

事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要增加檔案管理部門的指導(dǎo)性工作，著重強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與該管理工作的科學(xué)交融使用的重要意義。各個(gè)基層單位的相關(guān)管理部門要充分推廣檔案管理網(wǎng)絡(luò)的重要性，引起單位內(nèi)部工作人員的高度重視，從而可以有效的引導(dǎo)內(nèi)部該管理人員可以改變傳統(tǒng)的管理方法，建立起全新的互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理的理念，利用應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)軟件技術(shù)增強(qiáng)對資料的整理，加強(qiáng)計(jì)算分析技術(shù)，提升工作效率，保證工作質(zhì)量。同時(shí)，各個(gè)基層單位要建立出公共網(wǎng)絡(luò)溝通局域平臺，完成對資料信息的線上共享的目標(biāo)，能夠最大限度的發(fā)揮出檔案資源的功能與作用，并且能夠使我國公民可以正確地知道檔案概念知識[3]。

3.4 加強(qiáng)對事業(yè)單位信息檔案資源的開發(fā)利用

要妥善解決基層單位檔案資料開發(fā)利用效率過低的問題，要求積極對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)制度體系進(jìn)行完善。首先，應(yīng)該加強(qiáng)以事業(yè)單位相關(guān)門戶網(wǎng)站為平臺的檔案資料庫的建立，通過完善單位外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)的檔案信息資源共享服務(wù)來更好地提升單位內(nèi)部檔案資源的開發(fā)利用率。重要的是要積極健全相關(guān)的資源搜索渠道，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上查詢功能提供實(shí)現(xiàn)途徑。其次，應(yīng)該對基層單位內(nèi)部的檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分檔，并據(jù)此實(shí)現(xiàn)對基層單位的檔案資源利用的數(shù)字化開發(fā)利用。

3.5 納入單位現(xiàn)代化管理工作發(fā)展規(guī)劃

基層單位檔案現(xiàn)代化管理工作成效如何，關(guān)鍵在于單位主要領(lǐng)導(dǎo)的支持，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識的提高。如果主要領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。尤其是在檔案現(xiàn)代化管理工作上，要將檔案現(xiàn)代化管理工作納入單位發(fā)展規(guī)劃。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案為人們記錄了重要的信息，可以說檔案在基層單位的日常管理以及發(fā)展中占據(jù)著十分重要的位置。但是受到多種因素的影響，基層檔案管理工作依然存在著十分明顯的問題，這大大削弱了檔案管理的有效性。為改變這一現(xiàn)狀，相關(guān)人員需要積極應(yīng)用信息化管理措施，解決基層檔案管理中的各項(xiàng)問題，以此來推動基層單位的健康發(fā)展。